Synchronisatieproblemen tussen Payhawk en externe systemen zoals Oracle NetSuite, Xero, Exact Online, QuickBooks Online, Sage Intacct of MS Business Central worden vaak veroorzaakt door dubbele of inactieve gegevens van leveranciers.
Veelvoorkomende oorzaken voor synchronisatiefouten
De meest voorkomende oorzaken voor fouten bij het synchroniseren van leveranciers zijn:
Dubbele leveranciers in het externe systeem met hetzelfde btw-nummer of dezelfde naam.
Tegenstrijdige leveranciersgegevens, zoals inconsistente of verouderde informatie.
Inactieve gegevens van leveranciers in het externe (ERP)-systeem.
Best practices om synchronisatieproblemen te voorkomen
Vermijd dubbele gegevens. Zorg ervoor dat elke leverancier een uniek btw-nummer en een unieke naam heeft.
Houd leveranciersgegevens up-to-date. Controleer en verwijder regelmatig gegevens van leveranciers om conflicten te voorkomen.
Controleer de status van leveranciers. Zorg ervoor dat alle leveranciers in je externe systeem als actief zijn gemarkeerd voordat je gaat synchroniseren.
Handleiding voor probleemoplossing
Volg de onderstaande stappen om de meest voorkomende oorzaken van een mislukte synchronisatie tussen Payhawk en je ERP-systeem op te lossen.
Er zijn dubbele gegevens van leveranciers
Als een leverancier niet synchroniseert, kan dit komen door dubbele items in je externe (ERP)-systeem:
Controleer of er leveranciers zijn met hetzelfde btw-nummer of dezelfde naam.
Verwijder of voeg duplicaten samen met behulp van een van de volgende methoden:
De duplicaten verwijderen
Markeer ze als inactief
Werk hun gegevens bij om ze te onderscheiden
Probeer nogmaals te synchroniseren in Payhawk. De leverancier zou nu correct moeten worden weergegeven.
Ontbrekende of onjuiste gegevens zorgen ervoor dat je geen leveranciers kunt aanmaken in ERP
Als een leverancier in Payhawk is aangemaakt maar niet in je externe (ERP)-systeem wordt weergegeven, kan dit komen door opmaak- of validatiefouten die vereist zijn voor de integratie.
Volg deze stappen om dit op te lossen:
Ga in je externe systeem naar leveranciers/verkopers.
Maak de leverancier handmatig aan en zorg ervoor dat alle verplichte velden correct zijn ingevuld.
Ga in Payhawk naar Leveranciers, klik op het menu met de drie puntjes en kies Bijwerken vanuit extern systeem.
Hiermee wordt de leverancier gesynchroniseerd en gekoppeld aan het item in Payhawk.