Door aanvraagtypen aan te maken en te configureren, kun je zelf instellen hoe aanvragen worden ingediend, beoordeeld en goedgekeurd op basis van de vereisten van je bedrijf.
Door specifieke aanvraagtypen, velden en workflows te configureren, kun je gestandaardiseerde informatie verzamelen, je eigen goedkeuringsworkflows maken en meer zichtbaarheid en controle krijgen over de bedrijfsuitgaven.
Aanvraagtypen aanmaken
In het Payhawk-webportaal kun je een nieuw aanvraagtype aanmaken:
Ga naar instellingen > aanvragen.
Klik onder Typen op Type toevoegen.
Vul in het dialoogvenster dat verschijnt gegevens in zoals de naam en de beschrijving, en eventueel een hint.
Alleen het veld naam is verplicht voor het aanmaken van het aanvraagtype.
Klik op toevoegen.
De standaardinstellingen voor velden configureren
Sommige standaardvelden in een aanvraagtype bevatten vooraf gedefinieerde opties waarmee je zelf kunt instellen hoe het aanvraagtype zich gedraagt.
Samenvatting - Van aanvragers wordt verwacht dat ze beknopte informatie geven over wat ze nodig hebben. Deze gegevens worden weergegeven als de naam van de aanvraag. Dit specifieke veld van het aanvraagtype kan niet gewijzigd worden.
Beschrijving - Aanvragers moeten aangeven waarom ze de aanvraag indienen. Dit veld van het aanvraagtype kan niet gewijzigd worden.
Leverancier - Aanvragers moeten de leverancier van de aanvraag opgeven.
Herhaling - Aanvragers moeten aangeven of hun aanvraag eenmalig is of niet.
Speciale instructies - Aanvragers moeten eventuele instructies voor de leverancier toevoegen, zoals bijzonderheden over de levering of verpakkingsvereisten.
De velden leverancier, herhaling en speciale instructies kunnen worden aangepast wat betreft:
Zichtbaarheid - In het veld zichtbaarheid wordt gedefinieerd wie in het bedrijf het aanvraagtype kan bekijken, bijvoorbeeld accountants en beheerders.
Noodzaak - In veld verplicht geef je aan of de gegevens vereist zijn voor indiening (de aanvrager moet de gegevens in het veld invullen) of voor beoordeling (de beoordelaar moet de gegevens in het veld invullen).
Document - Je kunt instellen of het uploaden van een document met betrekking tot de aanvraag vereist is voor indiening of beoordeling.
Zo definieer je de standaardvelden voor het aanvraagtype of werk je bij:
Navigeer naar het aanvraagtype.
Selecteer het veld aanvraagtype.
Selecteer de gewenste opties.
Klik op opslaan.
De instellingen van aangepaste velden configureren
Zo definieer je de velden waarin extra informatie over de aanvraag wordt verzameld:
Navigeer naar het aanvraagtype.
Ga naar velden > extra informatie en klik op veld toevoegen.
Geef aan hoe je wilt dat de aanvrager de gegevens aanlevert:
Als je aanvragers wilt laten kiezen uit een vooraf gedefinieerde reeks waarden, selecteer je Uitklapmenu. Geef in het dialoogvenster dat verschijnt het veld een naam en voeg een korte beschrijving toe. Voeg de opties toe en klik op opslaan als je klaar bent.
Als je aanvragers een datum wilt laten kiezen, selecteer je datum. Geef in het dialoogvenster dat verschijnt het veld een naam en voeg een korte beschrijving en de rest van de verplichte gegevens toe. Klik op opslaan als je klaar bent.
Als je aanvragers zelf nog tekst wilt laten toevoegen, selecteer je korte tekst. Geef in het dialoogvenster dat verschijnt het veld een naam en voeg een korte beschrijving en de rest van de verplichte gegevens toe. Klik op opslaan als je klaar bent.
Aangepaste velden koppelen aan aanvragen
Alle aangepaste velden die op systeemniveau zijn aangemaakt, worden voor het aanvraagtype standaard en automatisch weergegeven als inactief. Zo koppel je een aangepast veld aan het aanvraagtype geef je het weer voor elke ingediende aanvraag van dat type:
Navigeer naar het aanvraagtype.
Klik in de categorisatie onkosten-items op inactieve tonen.
Ga naar het aangepaste veld dat je aan het aanvraagtype wilt koppelen en klik op het pictogram ✔ (activeren).
In het dialoogvenster dat verschijnt, kun je de instellingen van de waarden van dit aangepaste veld bekijken en bijwerken. Als je klaar bent, klik je op opslaan.
Alle wijzigingen die worden aangebracht in de door het systeem gedefinieerde instellingen voor aangepaste velden binnen een specifiek aanvraagtype zijn alleen van toepassing op aanvragen van dat type. Deze lokale wijzigingen hebben geen invloed op de algemene instellingen van het aangepaste veld in het hele systeem.
Om de door het systeem gedefinieerde instellingen van dit aangepaste veld te bekijken, klik je op het label dat naast het veld aanvraagtype wordt weergegeven - in dit geval 18 waarden.
Om een aangepast veld dat is gekoppeld aan het aanvraagtype te deactiveren, klik je op het 
pictogramdeactiveren.
Aanvraagtypen in- en uitschakelen
Eenmaal aangemaakt zijn aanvraagtypen standaard uitgeschakeld.
Je kunt aanvraagtypen inschakelen door het gewenste aanvraagtype te selecteren in instellingen > aanvragen, de schuifregelaar aan te zetten onder het tabblad algemeen en te klikken op wijzigingen opslaan.
Als je het aanvraagtype wilt uitschakelen, schakel je de schuifregelaar uit en klik je nogmaals op wijzigingen opslaan.
Je kunt ook klikken op de pictogrammen ✔ (inschakelen) of
(uitschakelen) naast het aanvraagtype.
Aanvraagtypen verwijderen
Zo verwijder je een aanvraagtype
Ga naar instellingen > aanvragen en ga met de muis over het aanvraagtype.
Klik daarnaast op het prullenbakje.
In het dialoogvenster dat verschijnt, selecteer je het selectievakje en klik je op OK om te bevestigen.
