Met Payhawk kun je uitgavengegevens voor verwerkte transacties op aanvraag naar verschillende bestandsformaten exporteren.
Beschikbare on demand-exports
Je kunt je bedrijfsuitgaven en betalingsgegevens in de volgende bestandsformaten exporteren:
Excel
CSV met documentafbeeldingen
CSV zonder documentafbeeldingen
Als dit voor jouw bedrijf is ingeschakeld, kun je gebruikmaken van boekhoudsjablonen voor het exporteren van de benodigde gegevens. Met de boekhoudsjablonen kun je gegevens exporteren in de bestandsformaten Excel en CSV die een Payhawk-beheerder kan aanpassen aan de behoeften van je bedrijf en het gebruikte ERP-systeem (boekhoudsoftware).
Als koolstofuitstoot bijhouden voor je bedrijf is ingeschakeld, kun je ook een koolstofuitstootrapport exporteren.
Details
Alle on demand-rapporten worden direct in de browser gedownload.
Bij het downloaden van het bestand ontvang je ook een e-mail met een downloadlink. Deze is om veiligheidsredenen 12 uur geldig.
Gegevens opgenomen in Excel- en CSV-exports
De on demand-uitgavenrapporten in Excel en CSV bevatten de volgende gegevens:
Saldo-overzicht - Het saldo van al je Payhawk-rekeningen met de betreffende eindsaldi en gereserveerde saldi.
Betalingen - Alle kosten die via Payhawk zijn betaald. De geëxporteerde gegevens worden gesorteerd op datum van afhandeling, transactie-ID, transactiebeschrijving, betaald bedrag, naam van de leverancier en btw-nummer, documentdatum, documentnummer, belasting en het totale bedrag, enzovoort.
Onbetaalde uitgaven - De uitgaven die in Payhawk zijn aangemaakt voor de geselecteerde periode, bijvoorbeeld, leveranciersnaam en btw-nummer, documentdatum, documentnummer, belasting en totaal bedrag, betalingskenmerk, betalingsbron, enzovoort.
Externe betalingen - Alle uitgaven die zijn gemarkeerd als betaald maar via een extern systeem, bijvoorbeeld leveranciersnaam en btw-nummer, documentdatum, documentnummer, belasting en totaal bedrag, enzovoort.
Stortingen - Alle binnenkomende rekeningoverschrijvingen die je hebt ontvangen.
Aanpasbare velden en waarden exporteren in Excel en CSV
Payhawk verwijdert bij het exporteren van je gegevens in Excel en CSV automatisch de kolommen die lege aanpasbare velden bevatten, omdat we ervan uitgaan dat je deze niet nodig hebt.
Stel bijvoorbeeld dat je een aanpasbaar veld project aanmaakt en het bij 10 uitgaven gebruikt. Vervolgens maak je een nieuw aanpasbaar veld aan dat je NIEUWProject noemt en verwijder je het oude aanpasbare veld project.
Als je een export in de bestandformaten CSV of XLSX aanmaakt:
worden bij het gedownloade bestand eventuele waarden weergegeven die zijn geselecteerd vanuit beide aanpasbare velden op de uitgaven.
Als de selectie van de uitgaven geen waarden uit het aanpasbare veld project bevat, worden de kolommen tijdens het downloaden automatisch verwijderd.
Gegevens opgenomen in exports van boekhoudsjablonen
De standaard on demand-export op basis van Excel en CSV met aanpasbare boekhoudsjablonen bevat de volgende gegevens:
Uitgaven - Bevat alle uitgaven die vanaf je Payhawk-rekening of via het externe ERP-systeem of boekhoudsoftware zijn betaald.
Betalingen - Bevat alle kaart- en rekeningbetalingen die vanaf je Payhawk-rekening zijn uitgevoerd.
Stortingen - Bevat alle binnenkomende bankoverschrijvingen naar je Payhawk-rekening.
On demand-exports genereren
Een uitgavenrapport on demand genereren in Payhawk:
Log in op het Payhawk-webportaal.
Ga naar de app exporteren en klik op de knop exporteren.
Selecteer in het dialoogvenster en in het uitklapmenu periode ofwel een vooraf gedefinieerde periode of kies de optie aangepaste periode om een specifiek datumbereik te definiëren.
Selecteer het type rapport dat je wilt exporteren:
Selecteer om de gegevens in Excel te exporteren de optie Excel.
Selecteer om de gegevens zonder documentafbeeldingen in CSV te exporteren de optie CSV.
Selecteer om de gegevens met documentafbeeldingen in CSV te exporteren de optie CSV met documentafbeeldingen.
Selecteer om een rekeningafschrift in PDF te exporteren de optie Rekeningsjabloon.
Selecteer om een rekeningafschrift in een MT940-bestandsformaat te exporteren de optie MT 940.
Kies een beschikbaar boekhoudsjabloon om de gegevens in een aangepast bestandsformaat te exporteren.
Selecteer om een koolstofuitstootrapport te exporteren de optie koolstofuitstootrapport.
Klik op de knop [aantal] uitgaven exporteren om het rapport te genereren.
