Wanneer je je Payhawk-account verbindt met Oracle NetSuite , haalt Payhawk je Oracle NetSuite-klassen en -locaties op als aanpasbare Payhawk-velden. Je kunt ook je aanpasbare Oracle NetSuite-segmenten, aanpasbare records, transactieregelvelden en transactietekstvelden exporteren als aanpasbare Payhawk-velden.
Vereiste instellingen voor Oracle NetSuite aanpasbare velden
Om Payhawk toegang te geven tot je aanpasbare Oracle NetSuite-segmenten, -records, regelvelden en velden op transactieniveau als aanpasbare velden in Payhawk, moet je specifieke instellingen toepassen op deze velden in het ERP-systeem.
Aanpasbare velden
Om Payhawk in staat te stellen je aanpasbare records op te halen, moet je ervoor zorgen dat je de volgende instellingen hebt geconfigureerd in het ERP.
Geef een naam (LABEL) voor het aanpasbare segment, bijvoorbeeld Pizza Shop.
De waarden van het aanpasbare segment moeten worden gedefinieerd als een eenvoudige lijst.
Het aanpasbare segment moet worden toegepast op Purchase transactions, Expense report, Journal entry en Vendor payment.
Aanpasbare records
Om Payhawk in staat te stellen je aanpasbare records op te halen, moet je ervoor zorgen dat je de volgende instellingen hebt geconfigureerd in het ERP.
Definieer een Custom Column of een Custom Segment dat het aanpasbare record gebruikt.
Zorg ervoor dat het aanpasbare record is toegepast op het transactievenster (bij voorkeur het standaardformulier).
Payhawk controleert of het aanpasbare record op het formulier van toepassing is. Als dat zo is, wordt het aanpasbare record weergegeven als een aanpasbaar veld in Payhawk. Zo niet, dan kan het systeem het record niet ophalen.
Transactieregel-velden
Payhawk haalt je transactieregel-velden op van het TYPE List/Record, Date of Free-form text.
Voor velden van het TYPE List/Record, moet ujede volgende instellingen definiëren in het ERP:
Voor het aanpasbare record geef je een naam op (LABEL), bijvoorbeeld: Onboarding Buddy. Werknemers zijn beschikbaar als bron zonder dat je een aanpasbaar record hoeft aan te maken.
Voeg een regelitem-veld toe, bijvoorbeeld Jane Doe.
De waarden van het aanpasbare record moeten worden gedefinieerd als List/Record TYPE.
Het transactieregel-veld moet worden toegepast op een Journal, Expense of Expense report, en ook op de formulieren die je gaat gebruiken.
Transactiehoofdvelden
Payhawk haalt je transactiehoofdvelden op van het TYPE List/Record, Date of Free-form text.
Voor velden van het TYPE List/Record moet je de volgende instellingen definiëren in het ERP:
Voor het aanpasbare record geef je een naam op (LABEL), bijvoorbeeld: Onboarding Buddy. Medewerkers zijn beschikbaar als bron zonder dat er een aanpasbaar record hoeft te worden aangemaakt)
Voeg een veld op transactieniveau toe, bijvoorbeeld Jane Doe.
De waarden van het aanpasbare record moeten worden gedefinieerd als List/Record TYPE.
Het veld op transactieniveau moet worden toegepast op een Journaal, nnkostennota of onkostenrapport en ook op de formulieren die je gaat gebruiken.
Klassen bijwerken vanuit Oracle NetSuite
Als je de Oracle NetSuite-klassen bijwerkt nadat de koppeling tussen de twee systemen tot stand is gebracht, moet je die gegevens handmatig bijwerken in Payhawk.
Om je klassen handmatig bij te werken in Payhawk:
Ga je in het Payhawk-webportaal naar instellingen > uitgavenvelden.
Ga naar tracking-categorieën van NetSuite en klik op klasse.
Klik op bijwerken vanuit NetSuite.
Aanpasbare velden bijwerken vanuit Oracle NetSuite
Om Oracle NetSuite-aanpasbare segmenten, records en transactievelden (regel en hoofdvlak) te synchroniseren met de traceercategorieën in Payhawk:
Maak in Oracle NetSuite een aanpasbare kolom of een segment aan dat een aanpasbare record gebruikt als bron voor de List/Record.
Voeg dit segment of deze kolom toe aan een van de volgende transactievormen:
Vendor bill (leveranciersrekening)
Vendor credit (leverancierskrediet)
Expense report (declaratie)
Journal entry (journaalpost)
Vendor payment (leveranciersbetaling)
Voer vervolgens een handmatige synchronisatie uit aan de kant van Payhawk.
Het aanpasbare record verschijnt vervolgens in de lijst met traceercategorieën in Payhawk. De bijbehorende waarde wordt automatisch gesynchroniseerd met het juiste object, zoals een factuur of onkostendeclaratie.
Aanpasbare velden uit Oracle NetSuite in bulk bijwerken
Om aanpasbare segmenten, records en transactievelden (regel en body) uit Oracle NetSuite te synchroniseren met Payhawk-traceercategorieën, voer je een handmatige synchronisatie uit in Payhawk. De aanpasbare velden worden dan zichtbaar in de lijst met traceercategorieën van Payhawk en de waarden van de aanpasbare records worden gesynchroniseerd met de juiste objecten, zoals facturen of onkostennota’s.