In Payhawk kun je zowel individuele onkosten goedkeuren als meerdere onkosten tegelijk selecteren en met één klik goedkeuren.
Je kunt ook onbetaalde onkosten afwijzen en verwijderen van je onkostenlijst, evenals betaalde onkosten afwijzen en een her beoordeling aanvragen.
Als je verkeerde onkosteninformatie opmerkt, kun je de onkosten terugsturen naar de indiener voor een correctie.
Bijzonderheden
De tab Onkosten > Goedkeuren zal enkel zichtbaar zijn als een Payhawk-beheerder de werknemers in je bedrijf de bevoegdheid heeft verleend om onkosten in te dienen.
Je kunt onkosten goedkeuren als een Payhawk-beheerder je heeft toegewezen aan een rol met goedkeuringsbevoegdheden binnen de bedrijfsworkflows.
Wanneer je onkosten terugstuurt naar de werknemer, afwijst of verwijdert, wordt de door jou opgegeven reden vastgelegd als een opmerking. Deze opmerking is vervolgens terug te vinden onder de tab Activiteit > Opmerkingen.
De actie terug-naar-werknemer of afwijzen-en-wissen zal ook worden geregistreerd als activiteit en kan worden bekeken in de tab Activiteit > Workflow.
Individuele onkosten goedkeuren
Om individuele onkosten goed te keuren:
Ga in het Payhawk-webportaal naar de tab Onkosten > Goedkeuren.
Klik op de onkosten die je wilt selecteren.
Klik op Goedkeuren. Daarna zullen de onkosten worden verplaatst naar de tab Beoordelen.
Onkosten tegelijk goedkeuren
Je kunt meerdere onkosten tegelijk goedkeuren:
Ga in het Payhawk-webportaal naar de tab Onkosten > Goedkeuren.
Selecteer de vakjes naast de onkosten die je wilt goedkeuren.
Daarna geeft het dialoogvenster dat naast de onkostenlijst verschijnt een overzicht weer van alle geselecteerde onkosten.
Klik op Goedkeuren.
Onkosten terugsturen naar werknemers
Je kunt onkosten terugsturen naar de werknemer door ze af te wijzen en te wissen als je een goedkeurder bent. Ook kun je, zelfs zonder goedkeuringsbevoegdheid, de optie Wissen selecteren als je daarvoor gemachtigd bent.
Om boekhoudkundige redenen kun je onkosten alleen naar werknemers terugsturen voordat ze zijn beoordeeld.
Stuur, als je een goedkeurder bent, onkosten terug naar de werknemer die ze heeft ingediend op de volgende wijze:
Om onkosten terug te sturen naar de werknemer:
Ga in het Payhawk-webportaal naar Onkosten.
Selecteer de gewenste onkosten.
Klik op het driestippenmenu en selecteer Weigeren.
Selecteer Terugsturen naar werknemer in het dialoogvenster dat verschijnt.
Voeg onder Opmerking de reden voor weigering toe met de aanvullende details die de werknemer moet verstrekken.
Klik op Terugsturen om de actie te voltooien.
Volg deze stappen om onkosten terug te sturen naar de werknemer als je geen goedkeurder bent maar wel gemachtigd:
Ga in het Payhawk-webportaal naar de tab Onkosten > Goedkeuren (of Beoordelen).
Selecteer de gewenste onkosten die je wilt terugsturen.
Klik op het driestippenmenu en selecteer Terugsturen naar werknemer.
Voeg onder Opmerking de reden voor het terugsturen toe met de bijkomende details die de werknemer moet verstrekken.
Klik op Terugsturen om de actie te voltooien.
Onbetaalde onkosten afwijzen en wissen
Om onbetaalde onkosten af te wijzen:
Ga in het Payhawk-webportaal naar Onkosten.
Selecteer de gewenste onkosten.
Klik op het driestippenmenu en selecteer Weigeren.
Klik op Afwijzen en wissen in het dialoogvenster dat verschijnt.
Voeg onder Opmerking de reden voor afwijzing van de onkosten toe.
Selecteer het vakje om je keuze te bevestigen.
Klik op Afwijzen en wissen om de actie te voltooien.
Betaalde onkosten afwijzen en wissen
Volg deze stappen om betaalde onkosten, zoals een kaartbetaling, af te wijzen:
Ga in het Payhawk-webportaal naar Onkosten.
Selecteer de gewenste onkosten die je wilt afwijzen.
Klik op het driestippenmenu en selecteer Weigeren.
Selecteer de optie Afwijzen in het dialoogvenster dat verschijnt.
Voeg onder Opmerking de reden voor afwijzing toe.
Klik op Afwijzen om de actie te voltooien. Daarna zullen de onkosten worden verplaatst naar de tab Beoordelen.
De reden dat de afgewezen betaalde onkosten naar de tab Beoordelen worden verplaatst, is dat, zelfs als het geld van de rekening is afgeschreven, de onkosten nog steeds moeten worden afgehandeld door respectievelijk het Financiële team – bijvoorbeeld om de onkosten te dekken via het loon van de werknemer – of d.m.v. een overschrijving door de werknemer naar de bankrekening van het bedrijf.
