De directe integratie tussen Payhawk en Microsoft Dynamics 365 Finance automatiseert het importeren van stamgegevens, vereenvoudigt het exporteren van uitgaven en betalingen, en maakt bankafstemming mogelijk. Dit geeft je volledige controle over de gegevensuitwisseling tussen beide systemen.
Payhawk voert een gegevenssynchronisatie uit zodra de koppeling met Microsoft Dynamics 365 Finance tot stand is gebracht. Daarnaast kunnen Payhawk-beheerders de datasynchronisatie naar behoefte laten uitvoeren.
De integratie maakt of koppelt een bankrekening voor elke actieve valuta in Payhawk. Vervolgens geef je een startdatum op voor de saldi die je wilt synchroniseren tussen Payhawk en Microsoft Dynamics 365 Finance.
Stamgegevens en aangepaste velden
Onderstaande diagram toont welke stamgegevens en aangepaste velden automatisch tussen beide systemen worden gesynchroniseerd.
Beoordeelde uitgaven en verwerkte betalingen
Onderstaande diagram toont welke gegevens worden uitgewisseld tussen Payhawk en Microsoft Dynamics 365 Finance met betrekking tot beoordeelde uitgaven en verwerkte betalingen.
Betalingen exporteren naar Microsoft Dynamics 365 Finance
Betalingen worden pas geëxporteerd naar Microsoft Dynamics 365 Finance nadat het journaal in het grootboek is geselecteerd tijdens de configuratie.
Stortingen exporteren naar Microsoft Dynamics 365 Finance
Standaard exporteert Payhawk een ontvangen storting automatisch als een bankoverboeking naar Microsoft Dynamics 365 Finance.
In sommige gevallen is automatische export van stortingen niet wenselijk vanwege vooraf ingestelde vereisten. Neem in dit geval contact op met Payhawk om het automatisch exporteren van stortingen uit te schakelen.
Uitgaven exporteren naar Microsoft Dynamics 365 Finance
Payhawk ondersteunt het boeken op drie verschillende interfaces binnen Microsoft Dynamics 365 Finance.
Inkoopfacturen
Zodra een uitgave is beoordeeld, stuurt Payhawk deze door naar Microsoft Dynamics 365 Finance.
Als het uitgavenbedrag positief is, maakt Payhawk een inkoopfactuur aan.
Als het om een creditnota gaat, is het bedrag negatief en genereert Payhawk een creditnota.
Voor terugbetalingen wordt de werknemer beschouwd als leverancier.
Onkostendeclaraties
Na beoordeling van een uitgave stuurt Payhawk deze door naar Microsoft Dynamics 365 Finance. Elke uitgave genereert een declaratie voor de betreffende werknemer aan wie de uitgave is gekoppeld.
Journaalposten (General Ledger Journals)
Zodra een uitgave is beoordeeld, stuurt Payhawk deze door naar Microsoft Dynamics 365 Finance. Elke uitgave creëert een journaalpost voor de betreffende werknemer aan wie de uitgave is gekoppeld.
Wisselkoerskosten (FX Fees) worden geboekt in de journaalposten.
Facturen koppelen aan betalingen
Afhankelijk van de interface die je gebruikt, boekt Payhawk betalingen in verschillende dagboeken.
Voor inkoopfacturen geldt: zodra een betaling is voltooid, maakt Payhawk een boeking aan in het 'Vendor Payment Journal' en koppelt deze aan de bijbehorende factuur.
Voor onkostenrapporten en journaalposten worden alle betalingen opgenomen binnen het 'General Ledger Journal'.
Geëxporteerde gegevensvelden naar Microsoft Dynamics 365 Finance
Payhawk exporteert de volgende gegevensvelden naar het Microsoft Dynamics 365 Finance-systeem:
Leverancier - Als de leverancier niet in het Microsoft Dynamics 365 Finance-systeem voorkomt, meldt Payhawk dat dit mogelijk een nieuwe leverancier is en verschijnt de optie om deze vanuit Payhawk aan te maken. Als de gebruiker een Payhawk-medewerker is, wordt hiervoor toestemming gevraagd aan een Payhawk-beheerder.
Categorie - In kaart gebracht in het Microsoft Dynamics 365 Finance rekeningstelsel.
Documentnummer
Documentdatum
Serviceperiode - Zodra de Payhawk-beheerder de datum van de serviceperiode in Payhawk wijzigt, wordt de documentdatum van de uitgave die in het ERP-systeem is geboekt, overschreven.
Vervaldatum - Payhawk exporteert de vervaldatum voor alle bankuitgaven. Als er geen vervaldatum is ingevoerd, wordt in plaats daarvan de onkostendatum gebruikt.
Opmerking - De toelichting van de kaarthouder voor de uitgave wordt weergegeven in het veld beschrijving van de uitgave in Microsoft Dynamics 365 Finance.
Documentafbeelding
Bedrag - Het totaalbedrag min het belastingtarief voor de uitgave.
Valuta
Btw-tarief - Een combinatie van de verkoopbelastinggroep en de verkoopbelastinggroep voor artikelen.
Tracking-categorieën - Payhawk importeert financiële dimensies uit Microsoft Dynamics 365 Finance en zorgt ervoor dat deze kunnen worden gebruikt als aangepaste uitgavenvelden.
Kosten - Als er kosten in rekening worden gebracht voor de transactie, wordt er tijdens de verbinding met het ERP-systeem een aparte betalingsjournaalpost aangemaakt in de speciale rekening.