Wanneer je je Payhawk-account verbindt met Sage Intacct, worden je beschikbare tracking-categorieën in Sage Intacct automatisch geïmporteerd.
Als je je tracking-categorieën in Sage Intacct wijzigt nadat de koppeling tussen de twee systemen is gemaakt, moet je die gegevens handmatig bijwerken in Payhawk.
Bijzonderheden
Het kan zijn dat elk van je grootboekrekeningen een vereiste dimensie heeft. Bijvoorbeeld voor controle in Payhawk. Als deze niet zijn ingesteld bij het exporteren van de uitgave, krijg je een foutmelding te zien. Dergelijke dimensies kunnen onder meer Department, Location, Project, Customer, Vendor, Employee, Item, Contracts of andere door gebruikers gedefinieerde (custom) dimensies zijn, zoals:
Departments worden weergegeven als de 'External ID's' voor teams in Payhawk.
Locations – Een 'tracking-categorie' in Payhawk. Als de locatie verschilt van de basisvaluta van de factuur, krijg je een foutmelding te zien.
Projects – Een ‘tracking-categorie’ in Payhawk.
Classes – Een ‘tracking-categorie’ in Payhawk.
Customers – Een ‘tracking-categorie’ in Payhawk.
Vendors – Een ‘tracking-categorie’ in Payhawk. Daarnaast zijn er leveranciers in de app leveranciers in Payhawk.
Employees – Een ‘tracking-categorie’ in Payhawk.
Items – Een ‘tracking-categorie’ in Payhawk.
Contracts – Een ‘tracking-categorie’ in Payhawk.
Als je voor je grootboekrekening (GL-account) een dimensie vereist, moeten alle transacties die op die rekening worden geboekt, de door jou geselecteerde dimensie bevatten. Als je meerdere dimensies vereist, moeten alle dimensies worden opgenomen om op de 'GL-account' te kunnen boeken. Als voorbeeld: als je voor een bepaalde GL-account de dimensies Location en Department vereist, kunnen er geen transacties op die GL-account worden geboekt zonder dat de informatie van zowel Location als Department is opgenomen.
Bestaande transacties worden niet aangepast, tenzij je ze bewerkt. Als je een transactie wilt bewerken, moet je eerst de geselecteerde dimensies toevoegen voordat je deze kunt boeken.
Sage Intacct-categorieën bijwerken in Payhawk
Zo werk je handmatig tracking-categorieën bij in Payhawk:
Ga in het Payhawk-webportaal naar instellingen > uitgavevelden.
Onder ingebouwde velden selecteer je een trackingcategorie.
Klik op bijwerken vanuit Sage Intacct.
Bestaande categorieën bewerken of verwijderen vanuit Payhawk
Je kunt tracking-categorieën alleen in Sage Intacct bewerken of verwijderen, aangezien het boekhoudsysteem de bron van de waarheid is. De bijgewerkte waarden worden weergegeven nadat je de integratie handmatig hebt gesynchroniseerd via instellingen of wanneer je klikt op de knop bijwerken vanuit Sage Intacct.