Kunden mit zwei oder mehr Entitäten, die in Payhawk registriert sind, konfigurieren ihre benutzerdefinierten Felder, Ausgabenkategorien und Teams derzeit gesondert für jede Entität. Zwar nutzen einige Entitäten diese Daten ganz oder teilweise gemeinsam, aber die Payhawk-Administratoren können diese Daten nicht an einem einzigen Ort für die gesamte Gruppe konsolidieren.
Was ändert sich?
Kunden können jetzt ihre Daten für benutzerdefinierte Felder, Kategorien und Teams von jeder Entität migrieren und sie auf Gruppenebene abgleichen und zusammenführen. So haben Sie eine zentrale Kontrolle über diese Daten.
Benutzerdefinierte Felder, Kategorien und Teams bilden die Stammdaten, die für die zukünftige zentrale Verwaltung von Workflows und Budgets in Payhawk benötigt werden. Aus diesem Grund wird Kunden empfohlen, die notwendigen Schritte zu unternehmen, um ihre Daten proaktiv auf Gruppenebene zu migrieren.
Auch wenn die Kunden sich bis zum 31. Januar 2025 nicht für eine Migration ihrer Daten entscheiden, werden ihre benutzerdefinierten Felder, Kategorien und Teams mit den entsprechenden Werten automatisch über das Payhawk-System migriert. Die automatische Migration bewirkt, dass das System die Daten der Entitäten basierend auf spezifischen Kriterien migriert. Diese Kriterien erlauben es dem System, übereinstimmende Daten zu identifizieren und sie für die Gruppe zusammenzuführen. Sollten diese Kriterien nicht erfüllt sein, werden die Daten vom System nicht zusammengeführt und bleiben in der jeweiligen Entität unverändert, ohne dass ihre Sichtbarkeit oder Einstellungen geändert werden. Die nicht zusammengeführten Daten müssen anschließend von einem Payhawk-Administrator manuell migriert werden.
Ihre Daten sind uns bei Payhawk wichtig. Wir versichern Ihnen, dass alle Ihre Unternehmensdaten während des automatischen Migrationsprozesses sicher aufbewahrt werden und Ihre Payhawk-Konten voll funktionsfähig bleiben.
Zusammenführung Ihrer Entitätsdaten auf Gruppenebene mit dem Migrationsassistenten von Payhawk
Sobald Kunden die Migration der benutzerdefinierten Felder, Kategorien und Teams ihrer Entitäten proaktiv beginnen, werden sie vom Migrationsassistenten von Payhawk unterstützt. Der Prozess kann jederzeit unterbrochen werden und der Fortschritt wird vom System gespeichert. So kann die Migration zu einem beliebigen Zeitpunkt dort fortgesetzt werden, wo sie unterbrochen wurde.
Der Assistent zeigt die Daten an, die vom System als identisch für zwei oder mehr Ihrer Entitäten identifiziert wurden. Die Empfehlungen des Systems lassen sich jedoch außer Kraft setzen. Bevor Sie die Zusammenführung bestätigen, haben Sie die Möglichkeit, die vorgeschlagenen Daten ganz oder teilweise in die jeweilige Entität und aus der Gruppenebene zu extrahieren.
Sie können auch dann, wenn Sie den Migrationsprozess bereits begonnen haben, jederzeit zu einer automatischen Migration wechseln, indem Sie die Option Migration abschließen wählen. In einem solchen Fall wird das System die Kriterien für die automatische Zusammenführung Ihrer Daten anwenden. Auch hier gilt: Wenn Daten nicht automatisch migriert wurden, muss ein Payhawk-Administrator sie bei Bedarf manuell zusammenführen.
Von Payhawk angewendetes Kriterium, wenn die Daten von Entitäten auf Gruppenebene automatisch zusammengeführt werden
Die automatische Migration wird in den folgenden beiden Fällen angewendet:
Wenn der Payhawk-Administrator ausdrücklich die Option Migration abschließen auswählt.
Wenn die Migration bis zum 31. Januar 2025 noch nicht erfolgt ist.
Das System wendet bei der Migration mit dem Migrationsassistenten von Payhawk die Kriterien für die automatische Migration erneut an, aber es führt diese nicht zusammen, es sei denn, der Payhawk-Administrator bestätigt ausdrücklich, dass die Daten zusammengeführt werden dürfen.
Bei der automatischen Zusammenführung Ihrer benutzerdefinierten Felder, Kategorien und Teams wendet das Payhawk-System die folgenden Kriterien für die automatische Zusammenführung an:
Damit die benutzerdefinierten Felder automatisch in allen Entitäten zusammengeführt werden können, müssen sie denselben Namen und dieselbe externe ID haben.
Ausnahme: Falls Ihr Unternehmen über eine aktive ERP-Verbindung verfügt, werden benutzerdefinierte Felder mit derselben Externen ID im ERP, aber unterschiedlichen Namen in den verschiedenen Entitäten dennoch automatisch von Payhawk zusammengeführt. Die Zusammenführung erfolgt auf Basis der gemeinsamen externen ID, und zwar ungeachtet der unterschiedlichen Namen.
Damit die Ausgabekategorien automatisch zusammengeführt werden können, müssen diese die gleichen Namen und Kontocodes haben.
Damit Teams über Entitäten hinweg zusammengeführt werden können, müssen diese die gleichen Namen und externen IDs haben.