Dieser Migrationsleitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch die Zusammenführung Ihrer benutzerdefinierten Felder, Ausgabenkategorien und Teams und ermöglicht einen nahtlosen Datentransfer von den einzelnen Einheiten zur Gruppe. Durch die Zusammenführung dieser Informationen haben Sie eine zentrale Kontrolle über die Sichtbarkeit und können die Verwaltung optimieren.
Besonderheiten bei der Migration
Wenn Sie über eine aktive ERP-Verbindung und benutzerdefinierte Felder mit unterschiedlichen Namen in Ihren Einheiten verfügen, führt Payhawk diese Felder ebenfalls automatisch zusammen, solange ihre externen IDs im ERP-System übereinstimmen.
Benutzerdefinierte Felder, die unter Verwendung ihrer externen ERP-ID automatisch zusammengeführt wurden, lassen sich nicht mit anderen benutzerdefinierten Feldern zusammenführen.
Benutzerdefinierte Felder aus verschiedenen Quellen können nicht zusammengeführt werden.
Kategorien oder benutzerdefinierte Felder können nicht zusammengeführt werden, wenn sie widersprüchliche Werte enthalten.
Eingangspunkte zum Migrationsassistenten
Die manuelle Migration können Sie über Ihr Gruppenkonto starten. Klicken Sie dazu an den folgenden Stellen auf die Schaltfläche Migration starten:
Das Banner in Ihrem Gruppen-Dashboard.
Das Abzeichen in Gruppeneinstellungen > Übersicht.
Das Abzeichen in Gruppeneinstellungen > Ausgabefelder.
Das Abzeichen in Gruppenmitarbeiter > Teams.
Ihre Teams migrieren
So starten Sie die Migration Ihrer Daten:
Rufen Sie im Payhawk Webportal Ihr Gruppenkonto auf und klicken Sie auf Gruppen-Dashboard > Einstellungen.
Klicken Sie auf dem Abzeichen auf die Option Migration starten.
Klicken Sie auf der Seite Übersicht im Migrationsassistenten von Payhawk, der geladen wird, auf Weiter.
Klicken Sie auf der Seite Teams migrieren auf Weiter. Auf dem folgenden Bildschirm sehen Sie alle Ihre Entitäten mit ihren Teams, die vom System leicht angepasst wurden, um Konflikte zu vermeiden.
Sehen Sie sich die vorgeschlagene Struktur Team für Team durch.
Fügen Sie gegebenenfalls manuell Teammitglieder und Teammanager hinzu oder entfernen Sie diese, um die Teams erfolgreich zuzuordnen. Falls Sie einen Fehler gemacht haben, klicken Sie auf Wiederholen.
Ihre Kategorien migrieren
Nach der Migration Ihrer Teams leitet Sie der Assistent zum nächsten Schritt über: der Migration Ihrer Kategorien.
Kategorien können erst nach der Migration gelöscht werden. Sie können die Werte der Kategorien im Gruppenkonto deaktivieren, wodurch sie aus der Entität entfernt, aber weiterhin als inaktiv im Gruppenkonto sichtbar bleiben.
Klicken Sie auf der Seite Kategorien migrieren auf Weiter.
Auf dem folgenden Bildschirm erscheint eine Liste der Kategorien Ihrer Entitäten, die das System als identisch erkannt hat und die Sie zusammenführen sollten. Diese identischen Kategorien markiert Payhawk mit einem Stern.
Klicken Sie auf eine Kategorie, um die Entitäten anzuzeigen, in denen sie vorhanden ist. Im folgenden Dialog sehen Sie die Entitäten, in denen die Kategorie existiert.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück, um eine Kategorie als eigenständige Kategorie für die Entität zu behalten, aus der diese extrahiert wurde. Klicken Sie im folgenden Dialog auf Extrahieren, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
Wenn Sie Kategorien zusammenführen möchten, die nicht vom System zur Zusammenführung vorgeschlagen wurden, dann müssen Sie diese auswählen. Im folgenden Dialog können Sie dazu die Zielkategorie auswählen, in der die Daten zusammengeführt werden sollen und auf Zusammenführen klicken.
Migration Ihrer benutzerdefinierten Felder
Nach der Migration Ihrer Ausgabenkategorien leitet Sie der Assistent zum nächsten Schritt über: der Migration Ihrer benutzerdefinierten Felder.
Benutzerdefinierte Felder, die vom System als identisch identifiziert werden (basierend auf ihrer externen ID im ERP-System im Falle einer aktiven Verbindung), sind schreibgeschützt. Sie können diese nicht hinzufügen oder entfernen.
Benutzerdefinierte Felder können erst nach der Migration gelöscht werden. Sie können die Werte der benutzerdefinierten Felder im Gruppenkonto deaktivieren, wodurch sie aus der Entität entfernt, aber weiterhin als inaktiv im Gruppenkonto sichtbar bleiben.
Klicken Sie auf der Seite Benutzerdefinierte Felder migrieren auf Weiter.
Auf dem folgenden Bildschirm erscheint eine Liste der benutzerdefinierten Felder Ihrer Entitäten, die das System als identisch erkannt hat und die Sie zusammenführen sollten. Diese identischen benutzerdefinierten Felder markiert Payhawk mit einem Stern.
Klicken Sie auf ein benutzerdefiniertes Feld, um die Entitäten anzuzeigen, in denen sie vorhanden ist. Im folgenden Dialog sehen Sie die Entitäten, in denen das benutzerdefinierte Feld existiert.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück, um ein benutzerdefiniertes Feld als eigenständige Kategorie für die Entität zu behalten, aus der diese extrahiert wurde. Klicken Sie im folgenden Dialog auf Extrahieren, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
Wenn Sie benutzerdefinierte Felder zusammenführen möchten, die nicht vom System zur Zusammenführung vorgeschlagen wurden, dann müssen Sie diese auswählen. Im folgenden Dialog können Sie dazu die Zielkategorie auswählen, in der die Daten zusammengeführt werden sollen und auf Zusammenführen klicken.
Ihre Migration abschließen
Die Option Migration abschließen ist während des Migrationsprozesses im Payhawk-Migrationsassistenten immer sichtbar.
Wenn Sie auf Migration abschließen klicken, wendet Payhawk die Kriterien für die automatische Migration automatisch an und alle entsprechenden Teams, Kategorien, benutzerdefinierten Felder und die entsprechenden Werte werden zusammengeführt. Daten, die nicht automatisch zusammengeführt werden können, müssen von einem Payhawk-Administrator manuell migriert werden.
Um die Migration anzuhalten, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü neben Migration abschließen und wählen Sie die Option Später fortsetzen aus.
Bei Ihrer nächsten Anmeldung bei Payhawk können Sie dort fortfahren, wo Sie aufgehört haben.
Sie haben auch die Möglichkeit, die laufende Migration ganz abzubrechen. Klicken Sie dazu auf das Drei-Punkte-Menü neben Migration abschließen und wählen Sie Migration abbrechen aus. Danach können Sie den Migrationsprozess zu einem späteren Zeitpunkt von Anfang an beginnen.
