Für Lieferungen, die voraussichtlich regelmäßig erfolgen, können Anfragende wiederkehrende Anfragen einreichen. Wiederkehrende Anfragen sind Anfragen, die regelmäßig auftreten.
Eine Übersicht
Jede wiederkehrende Anfrage enthält Anfragen, die für jeden wiederkehrenden Zeitraum geplant sind. Wenn die wiederkehrende Anfrage beispielsweise auf eine monatliche Wiederholung über ein Jahr eingestellt ist, enthält sie 12 Anfragen (geplante Anfragen), die vom System jeden Monat am angegebenen Datum automatisch geöffnet werden.
Anfrageinstanzen können nicht einzeln verwaltet werden, sondern müssen über die wiederkehrende übergeordnete Anfrage abgewickelt werden. Wenn der Lieferant beispielsweise die Artikelpreise während der Laufzeit der wiederkehrenden Bestellung ändert, können Sie die wiederkehrende übergeordnete Anfrage bearbeiten, die Preise aktualisieren und sie erneut zur Genehmigung einreichen. Vor der Preisänderung erstellte Anfrageinstanzen (falls vorhanden) behalten die alten Preise bei, während zukünftige und offene (noch nicht in Rechnung gestellte) Anfrageinstanzen die aktualisierten Beträge widerspiegeln.
Sie können wiederkehrende Anfragen auf dieselbe Weise wie einmalige Anfragen verwalten, einschließlich Bearbeiten oder Löschen. Allerdings können Sie Rechnungen und Empfangsbestätigungen nur zu ihren Anfrageinstanzen hinzufügen.
Wenn der Procurement AI Agent von Payhawk für Ihr Unternehmen aktiviert ist, können Sie mithilfe seiner leistungsstarken Funktionen und seiner Konversationserfahrung ganz einfach Anfragen erstellen und einreichen – und das alles innerhalb des Konversationskanals Ihres Unternehmens. Um die Verfügbarkeit zu bestätigen, wenden Sie sich bitte an die Payhawk Administratoren Ihres Unternehmens.
Besonderheiten
Jede Anfrage wird an ihrem geplanten Datum geöffnet und erscheint unter Anfragen; Empfangen oder Rechnung, je nach den Einstellungen der Art von Anfrage.
Anfrageinstanzen übernehmen automatisch die Details ihrer wiederkehrenden übergeordneten Anfrage, einschließlich Posten, Beträge, Lieferanteninformationen und anderer relevanter Details.
Jede Anfrage übernimmt die Beschreibung und die Details der wiederkehrenden übergeordneten Anfrage, wobei ein Suffix an das geplante Datum angehängt wird, um die Reihenfolge anzugeben.
Wiederkehrende Anfragen erstellen
So erstellen Sie eine wiederkehrende Anfrage:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal auf Anfragen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neu.
In dem sich öffnenden Dialogfenster:
Wählen Sie die Art von Anfrage.
Beschreiben Sie die Anfrage, zum Beispiel, warum Sie die Waren oder Dienstleistungen benötigen.
(Optional) Fügen Sie ein Dokument für Ihre einmalige Anfrage bei, z. B. ein Lieferantenangebot. Das Automatisierungstool von Payhawk wird automatisch die Anfragedaten extrahieren und die Informationen in die entsprechenden Felder bei der Erstellung der Anfrage eintragen.
Klicken Sie auf Fortfahren. Daraufhin wird die Anfrage erstellt.
Füllen Sie die Informationen im Abschnitt Anfragedetails aus.
Die Zusammenfassung wird als Titel Ihrer Anfrage erscheinen.
Die Beschreibung kann Informationen enthalten, die Sie als wichtig erachten und die Genehmiger und Prüfer wissen sollten.
(Optional) Wählen Sie im Feld Lieferant das Unternehmen aus, von dem Sie die Waren oder Dienstleistungen anfordern möchten. Wenn Sie es nicht in der Liste der vorhandenen Unternehmen finden, fordert Payhawk Sie auf, den Lieferanten als neu zu markieren.
So erstellen Sie eine wiederkehrende Anfrage:
Gehen Sie zu Wiederholung, klicken Sie auf Bearbeiten und wählen Sie den Zeitraum aus, für den eine neue Anfrageinstanz eröffnet werden soll, z. B. halbjährlich.
Wählen Sie unter Von und Bis das Anfangs- bzw. Enddatum der wiederkehrenden Anforderung, z. B. 2 Jahre ab dem aktuellen Datum.
Wählen Sie unter Zahlungsart eine der verfügbaren Zahlungsarten für die Anfrage aus:
Karte zeigt an, dass die Anfrage mit einer Karte bezahlt werden soll
Rechnung zeigt an, dass sie per Banküberweisung bezahlt wird
Keine Zahlung erforderlich zeigt an, dass die Anfrage nicht bezahlt werden muss, da die angefragte Ware z. B. auf Lager ist.
Wenn Sie die Zahlungsmethode bearbeiten müssen, klicken Sie auf Bearbeiten, geben Sie die Informationen ein und klicken Sie auf Speichern.
Geben Sie unter Besondere Anweisungen alle besonderen Anweisungen ein, die Genehmigende oder Prüfer sehen sollen.
Füllen Sie die Informationen im Abschnitt Zusätzliche Informationen aus. Er enthält Felder, die von einem Payhawk Administrator in Ihrem Unternehmen als erforderlich für die Art von Anfrage festgelegt wurden.
Bitte füllen Sie die Angaben im Abschnitt Betrag aus – die Beschreibung der Posten, die Sie anfordern möchten, deren Menge und den Nettostückpreis. Um neue Posten hinzuzufügen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Neuen Posten hinzufügen.
Payhawk erstellt auf der Grundlage der eingegebenen Informationen die Anfrageinstanzen für den von Ihnen angegebenen Zeitraum.
Um die Anfrage zu senden, klicken Sie auf Einreichen.
