Bei Lieferungen, die in regelmäßigen Abständen erwartet werden, können die Antragsteller wiederkehrende Beschaffungsanfragen einreichen.
Eine Übersicht
Jede wiederkehrende Beschaffungsanfrage beinhaltet Einkäufe, die für jede wiederkehrende Periode geplant sind. Wurde beispielsweise die wiederkehrende Bestellung auf eine monatliche Wiederholung über ein Jahr hinweg festgelegt, enthält sie 12 Kaufvorgänge (geplante Bestellungen), die jeden Monat zum angegebenen Datum automatisch vom System geöffnet werden.
Einkaufsinstanzen lassen sich nicht einzeln verwalten. Diese müssen über die wiederkehrende Beschaffungsanfrage abgewickelt werden. Ändert der Lieferant beispielsweise die Artikelpreise in der Mitte der wiederkehrenden Beschaffungsanfrage, so können Sie die wiederkehrende Beschaffungsanfrage bearbeiten, die Preise aktualisieren und sie erneut zur Genehmigung einreichen. Vor der Preisänderung erstellte Einkaufsinstanzen behalten die alten Preise bei, wohingegen zukünftige und offene (noch nicht fakturierte) Einkaufsinstanzen die aktualisierten Beträge widerspiegeln.
Wiederkehrende Beschaffungs- und Bestellanfragen können Sie auf dieselbe Weise verwalten wie einmalige Bestellungen und Bestellanfragen. Sie können sie auch bearbeiten oder löschen. Allerdings lassen sich Rechnungen und Eingangsvermerke nur zu den jeweiligen Kaufinstanzen hinzufügen.
Besonderheiten
Jede Einkaufsinstanz wird am Tag ihrer Planung geöffnet und erscheint entsprechend unter Einkäufe > Offen.
Für Einkaufsinstanzen werden automatisch die Details ihrer wiederkehrenden (übergeordneten) Beschaffungsanfrage übernommen. Hierzu gehören Artikel, Beträge, Lieferanteninformationen und andere relevante Informationen.
Für jede Einkaufsinstanz wird die Nummer der wiederkehrenden (übergeordneten) Bestellung mit einem angehängten Suffix (z. B. /1, /2, usw.) übernommen, das die entsprechende Reihenfolge angibt.
Anfragen für wiederkehrende Beschaffungsanfragen erstellen
So erstellen Sie eine Anfrage für eine wiederkehrende Beschaffungsanfrage:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zu Einkäufe. Klicken Sie dort auf die Schaltfläche +Neu.
Gehen Sie im darauffolgenden Dialogfeld wie folgt vor:
Beschreiben Sie unter Anmerkung den Zweck der wiederkehrenden Beschaffungsanfrage.
(Optional) Geben Sie unter Lieferant den Namen des Lieferanten ein, der die bestellten Artikel liefert. Wie bei einmaligen Bestellungen ist ein Lieferant erforderlich, damit Payhawk die Bestellung mit den entsprechenden Ausgaben verknüpfen kann. Der Name des Lieferanten wird zudem als Name für die Bestellung verwendet.
Wählen Sie unter Wiederholung den Zeitraum aus, für den eine neue Einkaufsinstanz eröffnet werden soll, zum Beispiel Monatlich.
Wählen Sie unter Von und Bis das Start- bzw. Enddatum der wiederkehrenden Beschaffungsanfrage aus, zum Beispiel ein Jahr ab dem aktuellen Datum.
(Optional) Hängen Sie ein Dokument für Ihre wiederkehrende Beschaffunganfrage an, beispielsweise das Lieferantenangebot.
Klicken Sie auf Weiter, um die wiederkehrende Beschaffungsanfrage zu erstellen. Sie gelangen daraufhin zurück zur Registerkarte Einkäufe > Entwurf.
Öffnen Sie Ihre wiederkehrende Beschaffungsanfrage und tragen Sie die erforderlichen Details ein, z. B. Artikel, Nettoeinzelpreis, Menge und alle anderen Felder, die für Ihr Unternehmen erforderlich sind. Die Angaben werden auf die Einkaufsinstanzen übertragen und sind auf der Registerkarte Einkäufe der wiederkehrenden Beschaffungsanfrage für Sie einsehbar.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Zur Genehmigung senden.
