Wenn Sie eine Rechnung für Ihren Kauf erhalten, können Sie und alle anderen befugten Mitarbeiter und Rollen sie in das System hochladen.
Rechnungen hochladen und mit Kaufartikeln verknüpfen
So laden Sie eine Rechnung für Ihren Kauf im Payhawk-Webportal hoch:
Navigieren Sie zu Käufe und wählen Sie den gewünschten Kauf aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Rechnung hinzufügen.
Andernfalls können Sie auch Folgendes tun:Navigieren Sie zur Registerkarte Rechnung und klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Rechnung hinzufügen.
Falls für die spezielle Ausgabenkategorie ein Empfangsschein erforderlich ist, können Sie eine Rechnung hochladen, indem Sie zu Käufe > Empfangen navigieren, die Schaltfläche Hinzufügen anklicken und Rechnung hochladen auswählen.
Laden Sie im sich öffnenden Dialog die Rechnung hoch, wählen Sie die entsprechenden Kaufartikel aus und klicken Sie Weiter.
Daraufhin leitet Payhawk Sie zur Ausgaben-App weiter, wo das System automatisch eine Ausgabe basierend auf der hochgeladenen Rechnung erstellt und die Kaufreferenz hinzufügt, sofern diese auf der Rechnung angegeben ist.
Die hochgeladene Rechnung wird auf Registerkarte Rechnungen des Kaufs angezeigt.
Käufe mit Ausgaben verknüpfen
Um zu gewährleisten, dass Payhawk Ihren Kauf mit der richtigen Ausgabe verknüpft, muss der Kauf einen Lieferanten enthalten.
Wenn ein Lieferant zum Kauf hinzugefügt wird und seine Nummer in der hochgeladenen Rechnung erscheint, nutzt Payhawk automatisch OCR, um diese Informationen zu extrahieren und den Kauf in der Ausgaben-App mit der Rechnung zu verknüpfen.
Käufe von Ausgaben aus anzeigen
Alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens können den Kauf in der Ausgaben-App über den Link Anzeigen einsehen, aber nur Sie als Antragsteller, Ihr Teammanager oder ein Payhawk-Buchhalter oder -Administrator können ihn bearbeiten. Bitte denken Sie daran, dass die Bearbeitungsoptionen sich abhängig vom entsprechenden Schritt im Kaufprozess unterscheiden.
Das Ausgabenfeld Kauf zeigt außerdem den Lieferstatus und die bei Erstellung des Kaufs erstellte Anmerkung.
Ausgaben in Verbindung mit Ihren Bestellungen anzeigen
Als Anforderer können Sie alle Ausgaben anzeigen, die mit Ihren Bestellungen verknüpft sind, indem Sie den Bestellungs-filter in der Ausgaben-App verwenden. Für Buchhaltungs- und Berichtszwecke können auch Ihr Team-Manager und alle Payhawk-Buchhalter und -Administratoren in Ihrem Unternehmen die mit Ihren Bestellungen verknüpften Ausgaben anzeigen.
Dem Kauf zugehörige Rechnungen anzeigen
So zeigen Sie eine Ihrem Kauf zugehörige Rechnung im Payhawk-Webportal an:
Navigieren Sie zu Käufe und wählen Sie den gewünschten Kauf aus.
Klicken Sie auf die Registerkarte Rechnungen und wählen Sie das Dokument aus, das Sie anzeigen möchten. Daraufhin werden Sie zur Ausgaben-App weitergeleitet, um das an die Ausgabe angehängte Dokument und die restlichen Ausgabendetails einsehen zu können.
Rechnungen direkt aus Ihrem E-Mail-Posteingang an Payhawk senden
Payhawk unterstützt die Funktion Beleg-Mailbox, mit der Sie dem System ermöglichen können, mithilfe optischer Zeichenerkennung (OCR) Lieferantendaten und Bestellnummern automatisch auszulesen, zu extrahieren und diese für Sie zu verknüpfen.
Weitere Informationen finden Sie unter: