Wenn Sie eine Rechnung für Ihre Bestellungen erhalten, können Sie diese in das Payhawk-System hochladen. Die Verknüpfung der Rechnung mit der Bestellung erfolgt automatisch durch Payhawk, wenn die Nummer der Bestellung in der Rechnung angegeben ist.
Rechnungen direkt aus Ihrem E-Mail-Posteingang an Payhawk senden
Payhawk unterstützt die Funktion „Beleg-Mailbox“, mit der Sie dem System ermöglichen können, mithilfe optischer Zeichenerkennung (OCR) Lieferantendaten und Bestellnummern automatisch auszulesen, zu extrahieren und diese für Sie zu verknüpfen.
Weitere Informationen finden Sie unter:
Rechnungen hochladen und mit Bestellungen verknüpfen
Sie können eine Rechnung für Ihre Bestellung auf die gleiche Weise hochladen, wie Sie via Dashboard > App Ausgaben eine Ausgabe erstellen.
Alternativ können Sie die Rechnung auch über Ihre Bestellungen hochladen:
Melden Sie sich im Payhawk-Webportal an.
Gehen Sie zu Einkäufe.
Wählen Sie die gewünschte Bestellungen aus, indem Sie darauf klicken.
Klicken Sie unter der Registerkarte Rechnungen auf die Schaltfläche + Neue Rechnung hinzufügen. Alternativ können Sie auch auf die Schaltfläche + Neue Rechnung hinzufügen neben dem Menü mit den drei Punkten klicken.
Laden Sie im sich öffnenden Dialogfeld die Rechnung hoch und klicken Sie auf Weiter.
Daraufhin leitet Payhawk Sie zur App Ausgaben weiter, wo das System automatisch eine Ausgabe basierend auf der hochgeladenen Rechnung erstellt und die Nummer der Bestellung hinzufügt, sofern diese auf der Rechnung angegeben ist.
Wenn die Bestellnummer nicht auf der Rechnung steht, müssen Sie sie manuell hinzufügen, indem Sie auf das Drop-down-Menü für die Bestellnummer klicken und die entsprechende Nummer auswählen.
Klicken Sie auf Einreichen.
Rechnungen für Bestellungen anzeigen
So zeigen Sie eine Rechnung für Ihre Bestellungen an:
Gehen Sie zu Einkäufe.
Wählen Sie die benötigte Bestellungen aus, indem Sie darauf klicken.
Klicken Sie auf die Registerkarte Rechnungen und wählen Sie das Dokument aus, das Sie anzeigen möchten. Daraufhin werden Sie zur Ausgaben-App weitergeleitet, um das an die Ausgabe angehängte Dokument einsehen zu können.