Die EU-Verordnung EN16931 zu E-Rechnungen wurde für verbesserte Effizienz, geringere Kosten und zur Beschleunigung der digitalen Transformation in allen Unternehmen konzipiert. Zur Einhaltung dieser neuen Standards müssen Unternehmen Technologie einführen, die Prozesse optimiert und die Transparenz verbessert.
Da es in allen Ländern unterschiedliche E-Rechnungs-Mandate und -anforderungen gibt, überwacht Payhawk regulatorische Updates, um zu gewährleisten, dass seine Kunden nahtlos of E-Rechnungen umstellen und dabei die Einhaltung lokaler Gesetze gewährleisten können.
Nachstehend ein Beispiel einer E-Rechnung im xRechnung XML-Format:
Wie geht Payhawk mit E-Rechnungen um?
Payhawk unterstützt aktuell die Verarbeitung mehrerer E-Rechnungsformate und -versionen.
Obwohl bisher noch keine direkte Integration mit Steuerbehörden und öffentlichen Portalen verfügbar ist, planen wir diese Funktionalität für die Zukunft ein. In der Zwischenzeit können Sie Ihre E-Rechnungen direkt über das Payhawk-Portal hochladen oder sie über die Payhawk-Mailbox per E-Mail schicken.
Der Lebenszyklus einer E-Rechnung in Payhawk
Die Verarbeitung von E-Rechnungen in Payhawk ähnelt sehr der Verarbeitung eines normalen Dokuments auf PDF- oder Bildbasis und durchläuft folgende Phasen:
E-Rechnungen hochladen
E-Rechnungen werden normalerweise im XML-Format ausgestellt – einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie z. B. xRechnung in Deutschland. Zwecks verbesserter Nutzbarkeit generiert Payhawk der Einfachheit halber automatisch eine PDF-Vorschau der E-Rechnung.
In einigen Fällen werden E-Rechnungen als PDFs mit eingebetteten XML-Daten erstellt, wie z. B. ZUGFeRD (Deutschland) oder Factur-X (Frankreich). In diesen Fällen generiert Payhawk keine separate PDF, sondern nutzt direkt die hochgeladene PDF.
Daten aus E-Rechnungen extrahieren
Ein Hauptvorteil von E-Rechnungen ist ihr strukturiertes und standardisiertes Format, was Payhawk eine 100 % genaue Extraktion der Daten ermöglicht.. Nach Extraktion der Daten werden zwecks einfacher Identifizierung automatisch aus der E-Rechnung ausgefüllte Felder mit einem blauen Symbol markiert.
Sie können die Ausgabendetails noch immer bearbeiten und direkt Text in der PDF auswählen – und zwar sowohl in der generierten Vorschau als auch im ursprünglichen Dokument – genau, wie Sie das mit jedem anderen Dokument in Payhawk auch können.
Befolgen des Genehmigungsworkflows für E-Rechnungen
Der Genehmigungsworkflow für Ausgaben mit E-Rechnungen in Payhawk funktioniert genauso wie für normale Dokumente. Gleich der Art der von Ihnen hochgeladenen Dokumente befolgt Payhawk den von Ihnen definierten Genehmigungsprozess.
Eine Ausgabe mit einer E-Rechnung exportieren
Der Export von Ausgaben mit E-Rechnungen funktioniert fast genauso wie der Export normaler Dokumente. Der Hauptunterschied liegt im XML-Format und der generierten PDF-Vorschau der Rechnung. Der Einfachheit halber exportiert Payhawk sowohl die ursprüngliche XML-Datei als auch die PDF-Vorschau. Das trifft auf den Export in ein integriertes ERP- oder Buchungssystem oder auch bei Nutzung der Standard-Exportfunktion zu.