Dieser Artikel bietet Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen (FAQ) im Zusammenhang mit den Dateiformaten, die Sie im Webportal, in der mobilen App und der Mailbox von Payhawk hochladen können.
Was ist, wenn ein Dateiformat nicht unterstützt wird?
Sie erhalten eine Nachricht, dass die hochgeladene Datei nicht unterstützt wird, mit einem Link zu diesem detaillierten Artikel. Sie müssen das Format und die Eigenschaften der Datei überprüfen und ermitteln, ob die Datei unterstützt wird.
Kann ich mehrere Dateien gleichzeitig hochladen?
Ja, Sie können mehrere Dateien über alle drei Payhawk-Kanäle – das Webportal, die mobile App und die Mailbox – in Ihre Ausgaben hochladen.
Welches Dateiformat wird für die beste Kompatibilität empfohlen?
Es wird empfohlen, dass Sie für Dokumente PDF und für Bilder PNG nutzen, da diese Formate generell in allen Payhawk-Kanälen und Live-Integrationen unterstützt werden.
Kann ich passwortgeschützte Dateien hochladen?
Nein, passwortgeschützte Dateien werden nicht unterstützt. Vor dem Hochladen müssen Sie den Passwortschutz oder die Verschlüsselung entfernen. Wenn Sie versuchen, ein passwortgeschütztes Ausgabendokument hochzuladen, wird vom System eine Fehlermeldung angezeigt.
Was passiert, wenn ich eine beschädigte Datei hochlade?
Beschädigte Dateien können nicht verarbeitet werden. Das System markiert das Problem und zeigt eine Fehlermeldung an. Um fortzufahren, müssen Sie eine gültige, unbeschädigte Datei hochladen.
Wird OCR für eingescannte Dateien unterstützt?
Ja, die optische Zeichenerkennung (OCR) ist für alle unterstützten Dateiformate verfügbar, bis auf E-Rechnungen. Bei E-Rechnungen extrahiert Payhawk die Informationen direkt mit 100%iger Genauigkeit aus den strukturierten XML-Daten.
Was ist die maximale Dateigröße für Uploads?
Die maximale Dateigröße beträgt 10 MB pro Datei. Bei Massen-Uploads darf die Größe insgesamt 20 MB nicht übersteigen.
Validiert das System die E-Rechnungsdateien automatisch?
Payhawk validiert E-Rechnungsdateien, um zu gewährleisten, dass die XML-Struktur korrekt und vom System lesbar ist. Es generiert jedoch keine Fehlermeldung, falls in der Datei Pflichtfelder fehlen oder falls sie ungültige Daten für eine spezielle Rechtsordnung enthält.
Falls Sie z. B. ein UBL-konformes xRechnung-Dokument hochladen, versucht das System, es zu verarbeiten. Falls jedoch ein Pflichtfeld, wie z. B. der Name des Lieferanten, fehlt, extrahiert Payhawk diese Informationen nicht in die Ausgabe, und es erfolgt keine Fehlermeldung. Es liegt in der Verantowrtung des Ausstellers des Dokuments, zu gewährleisten, dass die E-Rechnung die gesetzlichen Anforderungen der jeweiligen Rechtsordnung erfüllt.
Was ist, wenn meine Datei abgelehnt wird?
Wenn Ihre Datei abgelehnt wird, prüfen Sie bitte Folgendes:
Überprüfen Sie, dass das Format von Payhawk unterstützt wird.
Überprüfen Sie, dass die Dateigröße innerhalb der erlaubten Grenzwerte liegt.
Überprüfen Sie, dass die Datei nicht beschädigt oder passwortgeschützt.
Werden archivierte Dateien unterstützt?
Nein, archivierte Dateien (z. B. ZIP-Dateien) werden von Payhawk nicht unterstützt. Sie müssen die Dateien vor dem Hochladen extrahieren.