Um eine Anfrage in Payhawk zu erstellen, müssen Sie Informationen zu den gewünschten Posten eingeben, die von Ihren Payhawk Administratoren benötigten Anfragedetails hinzufügen und die Anfrage abschicken. Einmalige Anfragen sind Anfragen, die nicht periodisch auftreten.
Die Mindestangaben, die Sie bei der Erstellung einer Anfrage in Payhawk machen müssen, können je nach den Einstellungen variieren, die ein Payhawk Administrator in Ihrem Unternehmen für den jeweiligen Anfragetyp festgelegt hat (z. B. die benutzerdefinierten Felder für die Kategorisierung von Anfragen), und davon, ob die Art von Anfrage überprüft werden muss (in der Regel sind weniger Angaben erforderlich, wenn die Anfrage überprüft werden muss).
Wenn der Procurement AI Agent von Payhawk für Ihr Unternehmen aktiviert ist, können Sie mithilfe seiner leistungsstarken Funktionen und seiner Konversationserfahrung ganz einfach Anfragen erstellen und einreichen – und das alles innerhalb des Konversationskanals Ihres Unternehmens. Um die Verfügbarkeit zu bestätigen, wenden Sie sich bitte an die Payhawk Administratoren Ihres Unternehmens.
Besonderheiten
Wenn für eine Art von Anfrage eine Überprüfung erforderlich ist, wird eine Anfrage dieser Art nach dem Absenden auf die Registerkarte Überprüfen verschoben. Wenn keine Überprüfung erforderlich ist, wird sie direkt auf die Registerkarte Genehmigen verschoben. Weitere Informationen finden Sie unter Phasen im Lebenszyklus einer Anfrage.
Sie können Rabatte, Inzahlungnahmen, Rückgaben und Ähnliches hinzufügen, indem Sie Posten mit negativen Stückpreisen in Ihre Anfrage aufnehmen.
Es ist nicht erforderlich, einen Lieferanten in Ihre Anfrage aufzunehmen, damit diese geprüft oder genehmigt wird. Damit Payhawk jedoch Ihre Anfrage mit den entsprechenden Ausgaben verknüpfen kann, basierend auf den hochgeladenen Rechnungen verknüpfen kann, müssen Sie die Lieferantendaten hinzufügen.
Einmalige Anfragen erstellen
So erstellen Sie eine einmalige Anfrage:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal auf Anfragen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neu.
In dem sich öffnenden Dialogfenster:
Wählen Sie die Art von Anfrage.
Beschreiben Sie die Anfrage, zum Beispiel, warum Sie die Waren oder Dienstleistungen benötigen.
(Optional) Fügen Sie ein Dokument für Ihre einmalige Anfrage bei, z. B. ein Lieferantenangebot. Das Automatisierungstool von Payhawk wird automatisch die Anfragedaten extrahieren und die Informationen bei der Erstellung der Anfrage in die entsprechenden Felder eintragen.
Klicken Sie auf Fortfahren. Daraufhin wird die Anfrage erstellt.
Füllen Sie die Informationen im Abschnitt Anfragedetails aus.
Die Zusammenfassung wird als Titel Ihrer Anfrage erscheinen.
Die Beschreibung kann Informationen enthalten, die Sie als wichtig erachten und die Genehmiger und Prüfer wissen sollten.
(Optional) Wählen Sie im Feld Lieferant das Unternehmen aus, von dem Sie die Waren oder Dienstleistungen anfordern möchten. Wenn Sie es nicht in der Liste der vorhandenen Unternehmen finden, fordert Payhawk Sie auf, den Lieferanten als neu zu markieren.
Wählen Sie unter Zahlungsart eine der verfügbaren Zahlungsarten für die Anfrage aus:
Karte zeigt an, dass die Anfrage mit einer Karte bezahlt werden soll
Rechnung zeigt an, dass sie per Banküberweisung bezahlt wird
Keine Zahlung erforderlich zeigt an, dass die Anfrage nicht bezahlt werden muss, da die angefragte Ware z. B. auf Lager ist.
Wenn Sie die Zahlungsmethode bearbeiten müssen, klicken Sie auf Bearbeiten, geben Sie die Informationen ein und klicken Sie auf Speichern.
Geben Sie unter Besondere Anweisungen alle besonderen Anweisungen ein, die Genehmigende oder Prüfer sehen sollen.
Füllen Sie die Informationen im Abschnitt Zusätzliche Informationen aus. Er enthält Felder, die von einem Payhawk Administrator in Ihrem Unternehmen als erforderlich für die Art von Anfrage festgelegt wurden.
Bitte füllen Sie die Angaben im Abschnitt Betrag aus – die Beschreibung der Posten, die Sie anfordern möchten, deren Menge und den Nettostückpreis. Um neue Posten hinzuzufügen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Neuen Posten hinzufügen.
Um die Anfrage zu senden, klicken Sie auf Einreichen.
Automatische Extraktion von Anfragedaten
Basierend auf den von den Payhawk Administratoren Ihres Unternehmens konfigurierten Anfragefeldeinstellungen extrahiert das Automatisierungstool von Payhawk automatisch Anfragedaten wie den Lieferanten und füllt die Anfragezusammenfassung anhand der Rechnungsdaten aus. Das System übernimmt jedoch nicht automatisch die aus dem Dokument extrahierten Zeilen, sondern bietet Ihnen die Möglichkeit, die Anfrage entweder manuell in Zeilen aufzuteilen oder die Zeilen automatisch zu extrahieren. Bei dem Dokument kann es sich um ein Preisangebot Ihres Lieferanten, einen Screenshot eines Warenkorbs oder einen ähnlichen Beleg handeln.
Die Posten-Felder werden automatisch auf Grundlage der angewandten Feldvorschlagsstrategie ausgefüllt, sofern diese aktiviert ist.
Erfolgreich extrahierte Daten werden mit einem Sternchen gekennzeichnet.
