Bei der Integration zwischen Payhawk und Microsoft Dynamics Finance 365 ist es erforderlich, dass Sie die Erweiterung richtig konfigurieren und sicherstellen, dass Sie wissen, wie Ihre Daten an das ERP übertragen werden.
Hauptkonten
Die Hauptkonten in Microsoft Dynamics 365 Finance entsprechen dem Kontenplan in anderen ERPs und werden aus dem Endpunkt data/MainAccounts im System gezogen. Mit dem Filter Gemeinsam ruft Payhawk den vollständigen Satz von Sachkonten ab. Nach der Abfrage und vor dem Senden an Payhawk wird dieser Filter vom System erneut angewandt, um die Sachkonten zu synchronisieren.
Alle Hauptbuchkonten aller Typen werden synchronisiert, mit Ausnahme von Vermögen, Haftung und Gesamt.
Die Konten befinden sich in Hauptbuch > Kontenplan > Konten > Hauptkonten.
Einkaufsjournale
Die Rechnungsjournale in Microsoft Dynamics 365 Finance entsprechen den Einkaufsjournalen in anderen ERPs. Die in der Testumgebung eingesetzte Payhawk-Erweiterung enthält eine Konfiguration, die dies für die Integration abstrahiert. Auf der Registerkarte Konfiguration der Erweiterung wählen Sie hierbei das Rechnungsjournal aus, in das die Lieferantenrechnungen verschoben werden sollen.
Die Journale aus diesem Menü werden aus den Rechnungsjournalen herausgefiltert, die einen Journaltyp haben, der Lieferantenrechnungserfassung ist. Die Beträge enthalten eine Umsatzsteuer, die auf Ja eingestellt ist, und einen Kontotyp für das Buch, der Kontenbuch ist.
Die Option, ein Journal im Menü auszuwählen, ist optional, da die Erweiterung dies nicht erzwingt. Das Journal kann über Module > Kreditorenbuchhaltung > Rechnungen > Rechnungsjournal aufgerufen werden.
Hauptbuchjournale
Abhängig von der Einrichtung können Sie, wenn Sie das Hauptbuch verwenden, auch darin Posten buchen. Wenn Sie ein Hauptbuchjournal wählen, wird dieses für alle Ausgaben, Zahlungen und Einzahlungen verwendet, die in Payhawk eingehen.
Bankkonten
Im Abschnitt Konto zuordnen des Assistenten können Sie Bankkonten auswählen. Falls kein Bankkonto ausgewählt wird, müssen Sie ein gültiges Hauptbuchkonto vom Typ Bank auswählen, das bei der ersten Verbindung zur Erstellung der eigentlichen Bankkonten verwendet wird.
Für Konten, die von Payhawk automatisch im Namen Ihres Unternehmens erstellt werden, ist diese Option standardmäßig aktiviert. Wenn Sie ein Konto auswählen, bei dem die Einstellung nicht aktiviert ist, zeigt Payhawk einen Fehler an, den Sie beheben müssen.
Sie können sich die Liste der Bankkonten unter Bargeld- und Bankverwaltung > Bankkonten anzeigen lassen.
Einkaufsrechnungen
Einkaufsrechnungen werden an zwei benutzerdefinierte Endpunkte gesendet, die von der Payhawk-Erweiterung bereitgestellt werden:
data/DGT_VendInvJournHeadersdata/DGT_VendInvJournLines
Der Endpunkt data/DGT_VendInvJournHeaders erzeugt eine Journalstapelnummer, die dazu verwendet wird, Einzelposten der Ausgaben mit einem einzigen Datensatz zu verknüpfen.
Das Hauptkonto enthält Informationen zu der Kategorie, der der Kauf zugeordnet ist. Das Kreditorenbuchhaltungs-/Hauptbuchkonto des Verkäufers wird von der Erweiterung automatisch auf der Grundlage der Eigenschaft VendorName in der Nutzlast ermittelt.
In Microsoft Dynamics 365 Finance werden Finanzdimensionen, die benutzerdefinierten Klassifizierungen in anderen ERP-Systemen entsprechen, auf Einzelposten angewendet. Dazu verwenden Sie den DefaultDimensionDisplayValue, der als durch Striche getrennte Sequenz formatiert ist. Diese Abfolge wird in der Erweiterung unter Allgemein > Dimensionen konfiguriert, wobei die Standardreihenfolge Geschäftseinheit > Kostenstelle > Abteilung lautet.
Der Integrationsdienst führt keine dynamische Auflösung der Dimensionsreihenfolge durch. Eine Änderung dieser Reihenfolge im System wird zu einem Fehler führen.
Die übertragenen Einträge finden Sie im Rechnungsjournal unter Module > Kreditorenbuchhaltung > Rechnungen > Rechnungsjournal.
Der Datensatz für die Einkaufsrechnung unterstützt keine binären Uploads von angehängten Rechnungsdokumenten. Sie können stattdessen eine Referenz-URL für das Dokument angeben, indem Sie die Eigenschaft DocuUrl in der Nutzlast verwenden.
Zahlungen
In Abhängigkeit von Ihrer Einrichtung können Zahlungen in das Zahlungsjournal oder in das Hauptbuchjournal verschoben werden, welche in der Payhawk Erweiterung unter Konfiguration ausgewählt werden. Die Erweiterung bietet darüber hinaus die Möglichkeit, ein separates Journal zur Erfassung von Wechselkursgebühren auszuwählen, falls zutreffend.
Wie bei Ausgaben werden auch Zahlungsdatensätze über zwei Endpunkte verarbeitet:
DGT_VendPaymJournHeaders– Erzeugt eine Journal-Stapelnummer, die als Verweis für die Zahlung verwendet wird.DGT_VendPaymJournLines– Zeichnet die Zahlungsdetails auf.
Das Feld BankAccount legt das Bankkonto anhand seines Codes fest. Der Lieferant wird über den VendName und/oder die TaxExemptNumber (die Umsatzsteuernummer des Lieferanten in Payhawk) identifiziert. Die Erweiterung löst automatisch das Kreditorenbuchhaltungs-/Hauptbuchkonto des Lieferanten auf und wendet es auf den Datensatz an.
MwSt.-Raten (Steuern)
In der Regel wird die Mehrwertsteuer in Payhawk angewendet. Dazu wählen Sie den entsprechenden Mehrwertsteuer-Code aus dem Dropdown-Menü in der Ausgaben-App.
In Microsoft Dynamics 365 Finance wird der tatsächliche Steuersatz (Steuerkennzeichen) allerdings durch die Schnittmenge der Werte Umsatzsteuerklasse und Postenumsatzsteuerklasse bestimmt. In der Regel ist in beiden Gruppen nur ein Steuerkennzeichen verfügbar, und dieses wird angewendet. Bei mehreren Steuerkennzeichen wählt das System das erste aus der Liste aus.
Ist Microsoft Dynamics 365 Finance richtig konfiguriert, wendet das System automatisch die folgenden Werte an:
Umsatzsteuerkonzern – Basierend auf dem ausgewählten Lieferanten eingestellt.
Artikel-Umsatzsteuergruppe – Bestimmt durch die Saldokonto- oder Hauptbuchkonto-Gruppe, die dem Hauptbuch zugeordnet ist, das der Kategorie zugeordnet ist.