Sie können über die App als Mitarbeiter Ausgabenberichte erstellen und einreichen und werden so zum Ausgabeninhaber.
Weitere Informationen zu den verfügbaren Optionen im Portal finden Sie im Artikel Erstellung von Ausgabenberichte im Payhawk Webportal.
Buchhalter und Administratoren von Payhawk können auch Ausgabenberichte mit neuen Ausgaben im Namen von Mitarbeitern erstellen.
Erstellen und Einreichen von Ausgabenberichten
Als Angestellter können Sie eine Spesenabrechnung auf die gleiche Weise wie eine neue Ausgabe erstellen.
So erstellen Sie Ausgabenberichte mit neuen Ausgaben:
Gehen Sie in der mobilen Payhawk App zu Ausgaben.
Tippen Sie auf die + (Plus) Taste.
Wählen Sie den gewünschten Ausgabenarten, zum Beispiel Reise. Geben Sie die Beschreibung des Berichts sowie das Anfangs- und Enddatum ein.
Wenn sich die Daten mit einem anderen Bericht überschneiden oder sich auf einen vergangenen Zeitraum beziehen, zeigt das System einen Fehler an.
Tippen Sie auf Bericht erstellen. Das System schlägt daraufhin Ausgaben vor, die mit dem von Ihnen eingegebenen Zeitraum übereinstimmen. Wählen Sie die Ausgaben aus, die Sie zu Ihrem Bericht hinzufügen möchten.
Wenn es keine Ausgaben gibt, die dem ausgewählten Zeitraum entsprechen, tippen Sie auf eine der folgenden Optionen:
Vorhandene Ausgaben hinzufügen - Wählen Sie auf dem nächsten Bildschirm die Ausgaben aus, die Sie Ihrem Bericht hinzufügen möchten.
Neue Ausgabe hinzufügen - Auf dem nächsten Bildschirm:
Wählen Sie einen Ausgabentyp für Ihre Ausgabe aus.
Laden Sie den Beleg hoch und bestätigen Sie ihn durch Antippen ✔.
Geben Sie den Betrag ein und tippen Sie auf Fortfahren. Daraufhin füllt Payhawk die verfügbaren Daten des Exportberichts vor.
Wenn keine Änderungen erforderlich sind, tippen Sie auf Einreichen.
Wenn Sie die Daten bearbeiten möchten, ändern Sie sie und tippen Sie auf Speichern. Daraufhin wird die Ausgabe zu Ihrem Bericht hinzugefügt.
Tippen Sie anschließend auf Bericht absenden.
Alternativ können Sie bei diesem Schritt auch Eine neue Ausgabe zu Ihrem Bericht hinzufügen durch Tippen auf Neue Ausgabe hinzufügen.
Automatisierte Einreichung von Ausgabenberichten
Ausgabenberichte werden automatisch nach einer Frist von 1 Tag eingereicht.
Für laufende oder zukünftige Zeiträume erfolgt die Einreichung einen Tag nach Ende des Zeitraums.
Für vergangene Zeiträume erfolgt die Übermittlung einen Tag nach Erstellung des Berichts.
Wenn erforderliche Angaben fehlen und der Bericht nicht automatisch übermittelt werden kann, erscheint eine Fehlermeldung mit dem Hinweis, dass der Bericht überfällig ist.