Als Genehmiger in den Workflows Ihres Unternehmens können Sie Ausgabenberichte im Payhawk-Webportal genehmigen und an die jeweiligen Ausgabenverantwortlichen zurücksenden.
Genehmigung von Ausgabenberichten über die App „Ausgaben“
Genehmigende Personen, die in den Workflows Ihres Unternehmens als Genehmigende zugewiesen sind, können Ausgabenberichte genehmigen.
Mit der Genehmigung eines Ausgabenberichts werden auch alle darin enthaltenen Einzelausgaben genehmigt. Diese Ausgaben werden dann gemäß dem festgelegten Workflow eingereicht.
Sie können immer noch die enthaltenen Ausgaben einzeln genehmigen. Der gesamte Bericht wird automatisch genehmigt, sobald die letzte Ausgabe im Bericht genehmigt wurde.
Um einen Ausgabenbericht zu genehmigen:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Ausgaben > Genehmigen.
Wählen Sie den gewünschten Bericht aus.
Klicken Sie auf Bericht genehmigen.
Annahme von Ausgabenberichten aus dem Payhawk Posteingang
Um einen Ausgabenbericht von Ihrem Payhawk Posteingang im Webportal zu genehmigen:
Gehen Sie zu Posteingang > Anfragen > Ausstehend.
Wählen Sie den gewünschten Ausgabenbericht aus.
Klicken Sie auf Zustimmen.
Rückgabe von Ausgabenberichten an Mitarbeiter aus der App „Ausgaben“
Gutachter, Prüfer, Payhawk-Buchhalter und Administratoren können Ausgabenberichte an den Mitarbeiter (Ausgabeninhaber) zurückgeben.
Bei der Rückgabe eines Ausgabenberichts werden auch alle darin enthaltenen Ausgaben zurückgegeben.
Die darin enthaltenen Ausgaben können dem Arbeitnehmer noch einzeln zurückgegeben werden.
Wenn Sie als Genehmigender zugewiesen sind, können Sie einen Ausgabenbericht auf folgende Weise an den Inhaber der Kosten zurückgeben:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Ausgaben > Genehmigen.
Wählen Sie den gewünschten Bericht aus.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Zurück zum Mitarbeiter.
In dem sich öffnenden Dialogfenster:
Unter Kommentar, geben Sie den Grund für Ihre Aktion an.
Klick auf Zurück.
Wenn Sie als Kostenbewertungs-Experte zugewiesen sind, können Sie einen Ausgabenbericht auf folgende Weise an den Eigentümer der Ausgabe zurücksenden:
Im Payhawk-Webportal gehen Sie zu Ausgaben > Überprüfen.
Wählen Sie den gewünschten Bericht aus.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Zurück zum Mitarbeiter.
In dem sich öffnenden Dialogfenster:
Geben Sie den Grund für Ihre Aktion ein.
Klick auf Zurück.
Rücksendung von Ausgabenberichte an Mitarbeiter aus dem Payhawk Posteingang
Um einen Ausgabenbericht an den Mitarbeiter aus Ihrem Payhawk Posteingang im Webportal zurückzusenden:
Gehen Sie zu Posteingang > Anfragen > Ausstehend.
Wählen Sie den gewünschten Ausgabenbericht aus.
Klick auf Zurück.
Gehen Sie auf dem sich öffnenden Bildschirm so vor:
Unter Bemerkung geben Sie den Grund für Ihre Aktion und alle Details an, die Sie vom Mitarbeiter erwarten, bevor er die Ausgabe erneut einreicht.
Klick auf Zurück.
Rücksendung von Ausgabenberichten zur Überprüfung
Als Payhawk-Administrator können Sie sowohl unbezahlte als auch bezahlte Ausgabenberichte zur Überprüfung zurücksenden.
Wenn ein Ausgabenbericht geprüft, aber nicht bezahlt wurde, können Sie sie auf folgende Weise zur Überprüfung zurücksenden:
Im Payhawk-Webportal gehen Sie zu Ausgaben > Zahlung> Details bestätigen.
Wählen Sie den gewünschten Bericht aus.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Zur Überprüfung zurücksenden.
Wenn die Zahlungsangaben der Meldung bestätigt wurden:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Ausgaben > Bezahlen> Autorisieren.
Wählen Sie den gewünschten Bericht aus.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Zur Überprüfung zurücksenden.
Um einen Ausgabenbericht zur Überprüfung zurückzusenden, nachdem er bezahlt worden ist:
Im Payhawk-Webportal gehen Sie zu Ausgaben > Alle.
Wählen Sie den gewünschten Bericht aus.
Klicken Sie auf Zur Überprüfung zurücksenden.
Rücksendung von Ausgabenberichten
Als Genehmiger im Workflow Ihres Unternehmens können Sie einzelne Ausgaben aus einem Ausgabenbericht zurückweisen, nachdem dieser genehmigt, einer Prüfung unterzogen oder deren Details bestätigt wurden.
Sobald ein Ausgabenbericht genehmigt wurde, können Sie eine Ausgabe aus diesem Ausgabenbericht auf folgende Weise zur Genehmigung zurückgeben:
Im Payhawk-Webportal gehen Sie auf die Registerkarte Ausgaben > Überprüfen .
Wählen Sie den gewünschten Ausgabenbericht aus, indem Sie darauf klicken.
Wählen Sie die gewünschte Ausgabe aus, indem Sie sie anklicken.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie die Option An Mitarbeiter zurücksenden. Daraufhin wird der Ausgabenbericht auf die Registerkarte Einreichen verschoben und der Status der betroffenen Ausgaben auf Zu genehmigen geändert, während der Status der übrigen Ausgaben in dem Ausgabenbericht unverändert bleibt.
Nachdem ein Ausgabenbericht einer Prüfung unterzogen wurde, können Sie eine Ausgabe aus diesem Bericht auf folgende Weise zur erneuten Überprüfung zurückgeben:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu der Registerkarte Ausgaben > Bezahlen > Details bestätigen.
Wählen Sie den gewünschten Ausgabenbericht aus, indem Sie darauf klicken.
Wählen Sie die gewünschte Ausgabe aus, indem Sie sie anklicken.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie die Option Zur Überprüfung zurücksenden. Daraufhin wird der Ausgabenbericht auf die Registerkarte Überprüfen verschoben und der Status der betroffenen Ausgaben auf Zu überprüfen geändert, während der Status der übrigen Ausgaben in dem Ausgabenbericht unverändert bleibt.
Sobald die Details eines Ausgabenberichts bestätigt wurden, können Sie eine Ausgabe aus diesem Ausgabenbericht zur Überprüfung der Details wie folgt zurücksenden:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Ausgaben > Bezahlen> Autorisieren.
Wählen Sie den gewünschten Ausgabenbericht aus, indem Sie darauf klicken.
Wählen Sie die gewünschte Ausgabe aus, indem Sie sie anklicken.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie die Option Zur Bestätigung der Details zurücksenden. Daraufhin wird der Ausgabenbericht auf die Registerkarte Bezahlen > Details bestätigen verschoben und der Status der betroffenen Ausgabenposten wird auf Zur Bestätigung geändert, während der Status der übrigen Ausgabenposten in dem Ausgabenbericht unverändert bleibt.
