Basierend auf den definierten Genehmigungsabläufen in Ihrem Unternehmen können Sie als Genehmiger für Käufe benannt werden, die von Ihren Teamkollegen eingereicht werden.
Jedes Mal, wenn eine Ausgabe eingereicht wird, die Ihre Genehmigung erfordert, erhalten Sie einen Ausgabenantrag in Ihrem Payhawk-Posteingang und eine Benachrichtigung per E-Mail.
In der Ausgaben-App des Payhawk-Webportals können Sie:
Ausgaben einzeln genehmigen
Massengenehmigungen von Ausgaben durchführen
Nicht bezahlte Ausgaben löschen
Nicht bezahlte Ausgaben an den jeweiligen Mitarbeiter zur Aktualisierung zurücksenden
Bezahlte Ausgaben zur Prüfung zurücksenden
Besonderheiten
Weitere Informationen finden Sie im Artikel Ausgabenanträge aus dem Payhawk-Posteingang genehmigen und ablehnen.
Zugang zu Ausgaben zur Genehmigung
Sie können Ausgaben über die Registerkarte Ausgaben > Genehmigen im Payhawk-Webportal genehmigen, zurücksenden und löschen.
Genehmigung von Ausgaben, die mit Budgets verbunden sind
Wenn Sie Budgetverantwortlicher sind, können Sie Budgetdetails im Bereich Ausgaben-Budget einsehen und von dort aus zum Budget wechseln, um weitere Informationen zu erhalten.
Ausgaben einzeln genehmigen
So genehmigen Sie Ausgaben einzeln über die Ausgaben-App im Payhawk-Webportal:
Gehen Sie zu Ausgaben.
Wählen Sie die gewünschte Ausgabe aus.
Klicken Sie auf Genehmigen.
Massengenehmigungen von Ausgaben durchführen
So genehmigen Sie mehrere Ausgaben in einer Massenaktion über die Ausgaben-App im Payhawk-Webportal:
Gehen Sie zu Ausgaben.
Wenn Sie mehrere Ausgaben für die Massengenehmigung auswählen möchten, markieren Sie das Kontrollkästchen AUSGABE. Durch die Aktivierung des Kontrollkästchens AUSGABE werden nur die sichtbaren Ausgaben auf dem Bildschirm gekennzeichnet. Scrollen Sie auf der Seite nach unten, um weitere Ausgaben auszuwählen. Alternativ können Sie mit dem Mauszeiger über eine bestimmte Ausgabe fahren und das entsprechende Kontrollkästchen aktivieren.
In jedem Fall erscheint ein Aufklappmenü mit einer Übersicht über alle ausgewählten Ausgaben.
Klicken Sie auf Genehmigen.
Nicht bezahlte Ausgaben an Mitarbeiter zurücksenden
So senden Sie eine Ausgaben über die Ausgaben-App im Payhawk-Webportal an einen Mitarbeiter zurück:
Gehen Sie zu Ausgaben.
Wählen Sie die gewünschte Ausgabe aus.
Klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten:
Wenn Sie ein Genehmigender sind, wählen Sie Ablehnen und dann Zurück an den Mitarbeiter.
Wenn Sie eine autorisierte Person sind, wählen Sie Zurück an den Mitarbeiter.
Geben Sie unter Anmerkung den Grund für die Ablehnung sowie die zusätzlichen Details an, die der Mitarbeiter angeben muss.
Klicken Sie auf Zurücksenden.
Nicht bezahlte Ausgaben löschen
Mit der Option Ablehnen und löschen wird die Ausgaben mit den folgenden Besonderheiten entfernt:
Bei Kartenausgaben, löscht diese Aktion die Ausgabe nicht und der Grund für Ihre Aktion wird dem Buchhalter angezeigt.
Bei anderen Arten von Ausgaben löscht die Aktion die Ausgabe, es sei denn, sie wurde bereits ohne Genehmigung bezahlt.
So löschen Sie eine nicht bezahlte Ausgabe über die Ausgaben-App im Webportal:
Wechseln Sie zu Ausgaben und wählen Sie die gewünschte Ausgabe aus.
Klicken Sie auf ihr Menü mit den drei Punkten und wählen Sie Ablehnen.
Gehen Sie im darauffolgenden Dialogfeld wie folgt vor:
Klicken Sie auf Ablehnen und löschen.
Geben Sie unter Anmerkung den Grund für Ihre Aktion ein.
Markieren Sie das Kontrollkästchen, um Ihre Wahl zu bestätigen.
Klicken Sie auf Ablehnen und löschen.
Bezahlte Ausgaben zur Prüfung zurücksenden
Bezahlte Ausgaben können in Payhawk zwar nicht gelöscht werden, aber sie können zur Prüfung zurückgesendet werden. So wird sichergestellt, dass das Finanzteam trotz der Bearbeitung der Zahlung die erforderlichen Maßnahmen ergreifen kann (z. B. den Betrag von der Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters abziehen oder eine Rückerstattung per Banküberweisung auf das Unternehmenskonto veranlassen).
So senden Sie eine bezahlte Ausgabe über das Payhawk-Webportal zur Prüfung zurück:
Wechseln Sie zu Ausgaben und wählen Sie die gewünschte Ausgabe aus.
Klicken Sie auf ihr Menü mit den drei Punkten und wählen Sie Ablehnen.
Gehen Sie im darauffolgenden Dialogfeld wie folgt vor:
Wählen Sie Ablehnen.
Geben Sie unter Anmerkung den Grund für Ihre Aktion ein.
Klicken Sie auf Ablehnen.
