Im Vereinigten Königreich können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern die Verpflegungs- und Unterbringungskosten während einer betrieblichen Reise über Tagespauschalen, auch Pauschalbeträge genannt, erstatten. Dabei handelt es sich um feste Tagesbeträge, die die Spesenabrechnung vereinfachen und den Verwaltungsaufwand reduzieren, solange bestimmte Bedingungen der HMRC (His Majesty's Revenue and Customs) erfüllt sind.
Bei Verwendung der Referenzsätze des HMRC oder genehmigter Sonderregelungen sind diese Zahlungen steuerfrei und müssen nicht gemeldet werden, sofern der Arbeitnehmer die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt. Im Vereinigten Königreich werden Tagespauschalen auf der Grundlage von Stundensätzen berechnet.
Besonderheiten
Hier sind die wichtigsten Regeln und Bedingungen, die Sie beachten müssen, damit Tagegelder steuerfrei bleiben und den Richtlinien der britischen Steuerbehörde HMRC entsprechen:
Reisen müssen im Rahmen der beruflichen Pflichten des Mitarbeiters oder zu einem vorübergehenden Arbeitsort unternommen werden.
Der Arbeitnehmer muss sich für einen ununterbrochenen Zeitraum von mehr als 5 oder 10 Stunden von seinem Wohnort oder seinem regulären Arbeitsplatz entfernen.
Der Mitarbeiter muss nach Beginn der Reise eine Mahlzeit bezahlt haben.
Pro Mahlzeit ist nur eine Rückerstattungsform zulässig. Wenn beispielsweise das Frühstück im Hotel bereits erstattet wurde, kann für dieselbe Mahlzeit keine Tagespauschale geltend gemacht werden.
Sie können weniger als die Referenzsätze der HMRC zahlen. Wenn Sie jedoch mehr zahlen, ist der Mehrbetrag steuerpflichtig, es sei denn, Sie verwenden genehmigte Sonderkonditionen oder halten sich an die Standardsätze der HMRC.
Seit April 2019 hat die britische Steuerbehörde HMRC die Regeln für die Abrechnung von betrieblichen Reisekosten vereinfacht. Arbeitgeber können nun einen festen Tagessatz geltend machen, ohne dass für jede einzelne Ausgabe Belege vorgelegt werden müssen, sofern sie nachweisen können, dass dem Arbeitnehmer während der Reise Kosten entstanden sind. Hat ein Arbeitnehmer beispielsweise drei Mahlzeiten am Tag eingenommen, kann ein einziger Beleg, beispielsweise für das Abendessen, ausreichen.
Inlandsreisen
Die aktuellen HMRC-Referenzsätze für Inlandsreisen im Vereinigten Königreich basieren auf der Dauer der qualifizierten betrieblichen Reise. Je nach Dauer gelten unterschiedliche Sätze – einer für Reisen von 5 bis 10 Stunden, ein höherer Satz für 10 bis 24 Stunden und ein 24-Stunden-Satz.
Beispiel: Ein Mitarbeiter reist von London nach Manchester im Vereinigten Königreich und hat die folgenden Reisedaten eingegeben:
In der Payhawk-Vorlage werden die entsprechenden Spalten auf der Grundlage der vom Arbeitnehmer eingegebenen Daten wie folgt ausgefüllt:
Bestimmungsort: Vereinigtes Königreich
Zielort-Code: GBR-Manchester
Währung:GBP
5-10 Stunden. 5
10-24 Stunden. 10
24 Stunden oder mehr. 25
Frühstück. Mittagessen. Abendessen. 5. 10. 10.
In diesem Fall berechnet das System die Raten wie folgt:
24 Stunden oder mehr: Es werden 25 GBP berechnet und in die Tagespauschale einbezogen, da dieser Satz gilt, wenn der Mitarbeiter 24 Stunden oder länger in einer Stadt bleibt, und im aktuellen Beispiel hat er 24 Stunden am Zielort verbracht, vom 15. Juli um 08:00 Uhr bis zum 16. Juli um 08:00 Uhr.
10-24 Stunden: Es werden 10 GBP berechnet und in die Tagespauschale einbezogen, da dieser Satz gilt, wenn der Mitarbeiter zwischen 10 und 24 Stunden in einer Stadt bleibt, und im aktuellen Beispiel hat er 12 Stunden am Zielort verbracht, vom 16. Juli 08:00 Uhr bis zum 16. Juli 20:00 Uhr.
Frühstück: 5 GBP werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Mittagessen: 10 GBP werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Abendessen: 10 GBP werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Auslandsreisen
Im Gegensatz zu den Inlandssätzen enthalten die Auslandssätze eine 24-Stunden-Pauschale für Mahlzeiten, Getränke, Nebenkosten und Unterkunft. Arbeitgeber können wählen, ob sie diese Sätze verwenden, die tatsächlichen Ausgaben erstatten oder einen maßgeschneiderten Satz beantragen möchten.
Beispiel: Ein Mitarbeiter reist von London (Großbritannien) nach Dublin (Irland) und hat die folgenden Reisedaten eingegeben:
In der Payhawk-Vorlage werden die entsprechenden Spalten auf der Grundlage der vom Arbeitnehmer eingegebenen Daten wie folgt ausgefüllt:
Bestimmungsort: Irland
Zielort-Code: IRL-Dublin
Währung: EURO
5-10 Stunden. 38,5
10-24 Stunden.94
24 Stunden oder mehr. 99
Frühstück. Mittagessen. Abendessen. 0. 34. 51,5.
In diesem Fall berechnet das System die Raten wie folgt:
24 Stunden oder mehr: Es werden 99 EURO berechnet und in die Tagespauschale einbezogen, da dieser Satz gilt, wenn der Mitarbeiter 24 Stunden oder länger in einer Stadt bleibt, und im aktuellen Beispiel hat er 24 Stunden am Zielort verbracht, vom 17. Juli um 10:00 Uhr bis zum 18. Juli um 10:00 Uhr.
10-24 Stunden: Es werden 94 EURO berechnet und in die Tagespauschale einbezogen, da dieser Satz gilt, wenn der Mitarbeiter zwischen 10 und 24 Stunden in einer Stadt bleibt, und im aktuellen Beispiel hat er 12 Stunden am Zielort verbracht, vom 18. Juli 10:00 Uhr bis zum 18. Juli 10:00 Uhr.
Frühstück: 0 EURO werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Mittagessen: 34 EURO werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Abendessen: 51,5 EURO werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.