Payhawk verwendet öffentlich zugängliche Stundensätze und automatisierte Logik, um Tagespauschalen auf Basis der Reisedauer, des Reiseziels und der bereitgestellten Mahlzeiten zu berechnen.
Die Excel-Vorlage mit stundenbasierten Tagessätzen basiert auf den offiziellen Sätzen in Ländern wie Großbritannien, Irland und Österreich, die als Standardwerte festgelegt sind und für diese Länder gelten.
Vorlagen auf Stundenbasis
Die Vorlage enthält die folgenden Spalten:
Zielort: Dies ist das Land oder die Stadt, in die der Mitarbeiter reist.
Wenn der Mitarbeiter einen Ort auswählt, für den es keinen Tagessatz gibt, verwendet Payhawk den Tagessatz für das entsprechende Land.
Wenn der Mitarbeiter keine bestimmte Stadt angibt, verwendet Payhawk den Ländersatz.
Wenn der Mitarbeiter ein Land auswählt, für das es keinen Tagessatz gibt, verwendet Payhawk den Standard-Tagessatz Sonstige am Ende der Liste.
Zielort-Code: Dies ist der dreistellige Code zur Identifizierung des Ziellandes, gefolgt vom Namen der Stadt.
Währung: Dies ist die Währung, die für die Tagespauschale verwendet wird.
Sie können die Währungsspalte in der Vorlage so ändern, dass entweder die Basiswährung Ihres Kontos oder die lokale Währung des Reiseziels angezeigt wird. Das System berechnet die Tagespauschalen dann automatisch entsprechend Ihrer Präferenz.
Wenn Sie die lokale Währung auswählen, übernimmt das System auch die Währungsumrechnung. Payhawk verwendet den internen Wechselkurs, der am Tag der Erstellung der Tagespauschale gültig war.
Wenn Sie keine bestimmte Währung auswählen, verwendet das System die Basiswährung Ihres Kontos, um die Tagespauschale zu berechnen.
Das System berechnet den Gesamtbetrag der Tagespauschale in der Basiswährung Ihres Kontos.
Stündlich: Payhawk verwendet stundenbasierte Tagespauschalen, um die Tagespauschale automatisch auf Grundlage der an einem Standort verbrachten Stunden zu berechnen.
Verschiedene Länder haben unterschiedliche Vorschriften für die Aufteilung der Stunden zur Berechnung der Tagespauschalen. Payhawk wendet automatisch die Stundenbereiche gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des jeweiligen Landes an. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise 9 Stunden in einem Land unterwegs ist, in dem die folgenden Stundenbereiche gelten: 1–5 Stunden, 5–10 Stunden, 10–16 Stunden und 16–24 Stunden, wird ihm der Satz für den Stundenbereich 5–10 Stunden gezahlt.
Frühstück. Mittagessen. Abendessen.
In einigen Unternehmen und Ländern gibt es Selbstbeteiligung. Wenn Mahlzeiten kostenlos angeboten werden, mit einer Unternehmenskarte bezahlt werden oder wenn Mahlzeiten als Teil einer erstattungsfähigen Reise oder Unterkunft bereitgestellt werden, muss ein bestimmter Prozentsatz von der Pauschale pro Kalendertag abgezogen werden – zum Beispiel ein kostenloses Frühstück, das vom Hotel, in dem der Mitarbeiter übernachtet, bereitgestellt wird, oder ein kostenloses Abendessen, das im Rahmen einer Konferenz angeboten wird.
Beispielsweise können die Prozentsätze, die vom Ganztagessatz abgezogen werden, wie folgt festgelegt werden: Frühstück – 20 %, Mittagessen – 40 % und Abendessen – 40 %.
Anwendungsfälle
Die folgenden Beispiele veranschaulichen, wie Payhawk die Tagespauschale anhand der Stundenberechnungsvorlage für Geschäftsreisen berechnet.
Beispiel 1
Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter reist von Wien, Österreich, nach Salzburg und Graz in Österreich und kehrt dann nach Wien zurück.
Die Tagespauschale wird wie folgt anhand der Vorlage für die Stundenberechnung berechnet:
Die Berechnung für Salzburg beginnt, wenn der Mitarbeiter Wien verlässt, und endet, wenn er Salzburg verlässt:
5 Stunden-Tarif Salzburg, Österreich (10/07 8:00 AM UTC+02:00 bis 10/07 5:00 PM UTC+02:00).
Die Berechnung für Graz beginnt, wenn der Mitarbeiter Salzburg verlässt, und endet, wenn er wieder in Wien ankommt:
24-Stunden-Tarif Graz, Österreich (10/07 5:00 PM UTC+02:00 bis 11/07 5:00 PM UTC+02:00).
Beispiel 2
Nehmen wir an, ein Mitarbeiter reist von London nach Deutschland und in die Niederlande und kehrt anschließend nach London zurück.
Die Tagespauschale wird wie folgt anhand der Vorlage für die Stundenberechnung berechnet:
Die Berechnung für Deutschland beginnt, wenn der Mitarbeiter London verlässt, und endet, wenn er Deutschland verlässt:
24-Stunden-Tarif Deutschland (03/06 10:00 PM UTC+01:00 bis 04/06 11:00 PM UTC+02:00).
24-Stunden-Tarif Deutschland (04/06 11:00 PM UTC+02:00 bis 05/06 12:00 PM UTC+02:00).
Die Berechnung für die Niederlande beginnt, wenn der Mitarbeiter Deutschland verlässt, und endet, wenn er in London ankommt:
24-Stunden-Tarif Niederlande (05/06 12:00 PM UTC+02:00 bis 06/06 12:00 PM UTC+02:00).
24-Stunden-Tarif Niederlande (06/06 12:00 PM UTC+02:00 bis 07/06 1:00 PM UTC+01:00).