Arbeitgeber in Frankreich können ihren Mitarbeitern eine steuerfreie Zulage für betriebsliche Reisen im In- und Ausland gewähren. Diese Zulage dient zur Deckung von Ausgaben wie Verpflegung und Unterkunft während der Reise und ist von der Einkommensteuer befreit. Die Tagespauschalen in Frankreich werden anhand von Tagesbasen berechnet.
Besonderheiten
Um Anspruch auf eine Tagespauschale für Fernreisen zu haben, muss ein Mitarbeiter aufgrund des Ortes seiner Arbeit nicht täglich nach Hause zurückkehren können. Die folgenden Bedingungen müssen erfüllt sein, um anspruchsberechtigt zu sein:
Die Entfernung zwischen dem Wohnort des Mitarbeiters und dem Arbeitsort beträgt mindestens 50 Kilometer (einfache Strecke).
Mit öffentlichen Verkehrsmitteln kann diese Strecke nicht in weniger als 1 Stunde und 30 Minuten (einfache Fahrt) zurückgelegt werden.
Mitarbeiter, die regelmäßig Reisekosten geltend machen, müssen nicht für jede einzelne Ausgabe einen detaillierten Nachweis erbringen. Dennoch sind spezifische Unterlagen erforderlich, um die Anzahl der Reisetage, die Übernachtungskosten und die Reisetätigkeit insgesamt zu überprüfen:
Um die Gesamtzahl der Reisetage im Jahr zu bestätigen, müssen die Arbeitnehmer eine Liste der besuchten Regionen, ausreichende Hotelrechnungen und vom Arbeitgeber ausgestellte Bescheinigungen über die Reisebedingungen vorlegen.
Zur Überprüfung der Übernachtungskosten, insbesondere bei längeren Reisen, sind beispielsweise Hotelrechnungen erforderlich.
Inlandsreisen
Die Tagessätze für inländische Geschäftsreisen basieren auf der Dauer der Reise, berechnet anhand der Gesamtzeit, die der Mitarbeiter von seinem Wohnort oder seinem regulären Arbeitsplatz entfernt ist.
Beispiel: Ein Mitarbeiter reist von Lyon nach Paris in Frankreich und hat die folgenden Reisedaten eingegeben:
In der Payhawk-Vorlage werden die entsprechenden Spalten auf der Grundlage der vom Arbeitnehmer eingegebenen Daten wie folgt ausgefüllt:
Bestimmungsort: Frankreich
Zielort-Code: FRA-Paris
Währung: EURO
Halbtags: 75,6
Erster/letzter Tag: 75,6
Ganzer Tag: 75,6
Frühstück. Mittagessen. Abendessen. 0. 21,1. 21,1.
In diesem Fall berechnet das System die Raten wie folgt:
Erster/letzter Tag: Für den ersten und letzten Tag der Reise - 4. Juli bzw. 6. Juli - werden insgesamt 151,2 EURO berechnet und in die Tagespauschale einbezogen.
Ganzer Tag: 75,6 EURO werden berechnet und in die Tagespauschale für den gesamten Zeitraum eingerechnet.
Frühstück: 0 EURO werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Mittagessen: 21,1 EURO werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Abendessen: 21,1 EURO werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Auslandsreisen
Bei internationalen Dienstreisen gelten unterschiedliche Tarife. Die Tagespauschale hängt vom jeweiligen Zielland ab. Die internationale Reisekostenpauschale muss in folgenden Fällen gekürzt werden:
Erhält der Arbeitnehmer eine kostenlose Unterkunft, muss die Zulage um 65 % gekürzt werden. Diese wird beispielsweise vom Arbeitgeber gestellt oder bezahlt.
Wenn eine Mahlzeit abgedeckt ist, muss die Zulage um 17,5 % gekürzt werden.
Wenn beide Mahlzeiten abgedeckt sind, muss die Zulage um 35 % gekürzt werden.
Beispiel: Ein Mitarbeiter reist von Paris, Frankreich, nach Wien, Österreich, und hat folgende Reisedaten eingegeben:
In der Payhawk-Vorlage werden die entsprechenden Spalten auf der Grundlage der vom Arbeitnehmer eingegebenen Daten wie folgt ausgefüllt:
Bestimmungsort: Österreich
Zielort-Code: AUT-Wien
Währung: EURO
Halbtags: 175
Erster/letzter Tag: 175
Ganzer Tag: 175
Frühstück. Mittagessen. Abendessen. 0. 61,25. 61,25.
In diesem Fall berechnet das System die Raten wie folgt:
Erster/letzter Tag: Für den ersten und letzten Tag der Reise - 14. Juli bzw. 16. Juli - werden insgesamt 350 EURO berechnet und in die Tagespauschale einbezogen.
Ganzer Tag: 175 EURO werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Frühstück: 0 EURO werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Mittagessen: 61,25 EURO werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Abendessen: 61,25 EURO werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.