Payhawk verwendet öffentlich zugängliche Tagessätzen und eine benutzerdefinierte automatisierte Logik, um Tagessätze auf Basis der Reisedauer, des Reiseziels und der bereitgestellten Mahlzeiten zu berechnen.
Die Excel-Vorlage mit den Tagessätzen auf Basis der einzelnen Tage basiert auf den offiziellen Sätzen in Ländern wie Deutschland, Spanien und Frankreich, die als Standardwerte festgelegt sind und für diese Länder gelten.
Vorlagen auf Tagesbasis
Die Vorlage enthält die folgenden Spalten:
Zielort: Dies ist das Land oder die Stadt, in die der Mitarbeiter reist.
Wenn der Mitarbeiter an einem Tag mehrere Standorte bereist, verwendet Payhawk den zuletzt besuchten Standort an diesem Tag und verwendet dessen Tagessatz.
Wenn der Mitarbeiter einen Ort auswählt, für den es keinen Tagessatz gibt, verwendet Payhawk den Tagessatz für das entsprechende Land.
Wenn der Mitarbeiter keine bestimmte Stadt angibt, verwendet Payhawk den Ländersatz.
Wenn der Mitarbeiter ein Land auswählt, für das es keinen Tagessatz gibt, verwendet Payhawk den Standard-Tagessatz Sonstige am Ende der Liste.
Das Payhawk-System erkennt und unterstützt eine Reihe von vorgegebenen Städten anstelle ganzer Regionen.
Zielort-Code: Dies ist der dreistellige Code zur Identifizierung des Ziellandes, gefolgt vom Namen der Stadt.
Währung: Dies ist die Währung, die für die Tagespauschale verwendet wird.
Sie können die Währungsspalte in der Vorlage so ändern, dass entweder die Basiswährung Ihres Kontos oder die lokale Währung des Reiseziels angezeigt wird. Das System berechnet die Tagespauschalen dann automatisch entsprechend Ihrer Präferenz.
Wenn Sie die lokale Währung auswählen, übernimmt das System auch die Währungsumrechnung. Payhawk verwendet den internen Wechselkurs, der am Tag der Erstellung der Tagespauschale gültig war.
Wenn Sie keine bestimmte Währung auswählen, verwendet das System die Basiswährung Ihres Kontos, um die Tagespauschale zu berechnen.
Das System berechnet den Gesamtbetrag der Tagespauschale in der Basiswährung Ihres Kontos.
Halber Tag: Dieser Satz gilt, wenn der Mitarbeiter zwischen 8 und 24 Stunden in einer Stadt bleibt. Wenn Ihr Unternehmen für diese Dauer keinen separaten Satz verwendet, können Sie die Werte aus der Spalte für den Ganztagessatz übernehmen.
Wenn Ihre Reise zwischen 8 und 24 Stunden dauert, sich jedoch über zwei Kalendertage erstreckt, gelten die Sätze für den ersten/letzten Tag. Wenn Sie beispielsweise heute am späten Nachmittag an Ihrem Zielort ankommen und morgen Mittag abreisen, gilt heute als erster Tag Ihrer Reise und morgen als letzter Tag Ihrer Reise. Daher gelten für jeden Tag die Sätze für den ersten/letzten Tag.
Erster/letzter Tag: Dieser Satz gilt für den ersten und letzten Tag der Reise des Mitarbeiters. Wenn Ihr Unternehmen für diesen Zeitraum keinen separaten Satz verwendet, können Sie die Werte aus der Spalte „Ganztages-Satz” kopieren.
Ganztägig: Dieser Satz gilt für alle Aufenthalte von mindestens 24 Stunden.den.
Wenn die Geschäftsreise zwei oder mehr Kalendertage umfasst, werden die Sätze für den ersten/letzten Tag und für ganze Tage wie folgt angewendet:
Für eine zweitägige Reise sind zwei Tagessätze vom Typ Erster/Letzter Tag erforderlich.
Für eine dreitägige Reise sind zwei Tagessätze vom Typ Erster/Letzter Tag und ein Satz vom Typ Ganztags erforderlich.
Frühstück. Mittagessen. Abendessen.
In einigen Unternehmen und Ländern gibt es Selbstbeteiligung. Wenn Mahlzeiten kostenlos angeboten werden, mit einer Unternehmenskarte bezahlt werden oder wenn Mahlzeiten als Teil einer erstattungsfähigen Reise oder Unterkunft bereitgestellt werden, muss ein bestimmter Prozentsatz von der Pauschale pro Kalendertag abgezogen werden – zum Beispiel ein kostenloses Frühstück, das vom Hotel, in dem der Mitarbeiter übernachtet, bereitgestellt wird, oder ein kostenloses Abendessen, das im Rahmen einer Konferenz angeboten wird.
Beispielsweise können die Prozentsätze, die vom Ganztagessatz abgezogen werden, wie folgt festgelegt werden: Frühstück – 20 %, Mittagessen – 40 % und Abendessen – 40 %.