In Österreich können Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern die Kosten für betriebsbedingte Dienstreisen, wie z. B. Verpflegung und Unterkunft, erstatten. Die Tagespauschalen in Österreich werden anhand von Stundensätzen berechnet. Diese Erstattungen können steuerfrei sein, sofern sie bestimmte Voraussetzungen und gesetzliche Grenzen einhalten.
Besonderheiten
Die folgenden Richtlinien enthalten wichtige Details und Sonderfälle im Zusammenhang mit Tagegeldern in Österreich:
Bei betrieblichen Reisen von 24 Stunden haben die Mitarbeiter Anspruch auf eine Tagesverpflegung. Bei kürzeren Reisen von mehr als drei Stunden kann eine Tagespauschale auf Basis der „Zwölftelregelung“ des österreichischen Einkommensteuergesetzes geltend gemacht werden. Danach kann für jede angefangene Stunde, die über die drei Stunden hinausgeht, ein bestimmter Betrag für Verpflegung geltend gemacht werden.
Werden während einer Auslandsreise Mahlzeiten bereitgestellt, gelten folgende Kürzungen:
Keine Kürzung des Tagegeldes, wenn eine Mahlzeit pro Tag angeboten wird.
2/3 des Tagegeldes werden abgezogen, wenn zwei Mahlzeiten angeboten werden.
Wenn eine Dienstreise mehrere Regionen umfasst – beispielsweise innerhalb Österreichs und ins Ausland –, gilt in der Regel der internationale Tagessatz. Die Gesamtpauschale für einen Kalendertag oder einen Zeitraum von 24 Stunden darf jedoch nicht den vollen Tagessatz übersteigen – beispielsweise 12 von 12 Teilen oder 4 von 4 Teilen.
Inlandsreisen
In Österreich gelten bei Inlandsdienstreisen je nach Dauer der Reise unterschiedliche Sätze.
Beispiel: Ein Mitarbeiter reist von Wien nach Graz in Österreich und hat folgende Reisedaten eingegeben:
In der Payhawk-Vorlage werden die entsprechenden Spalten auf der Grundlage der vom Arbeitnehmer eingegebenen Daten wie folgt ausgefüllt:
Bestimmungsort: Österreich
Zielort-Code: AUT-Graz
Währung: EURO
Weniger als 3 Stunden. 0
3 -4 Stunden. 10
4 -5 Stunden. 12,50
5-6 Stunden. 15
6-7 Stunden. 17,50
7-8 Stunden. 20
8-9 Stunden. 22,50
9 -10 Stunden. 25
10-11 Stunden. 27,50
Mehr als 11 Stunden. 30
Frühstück. Mittagessen. Abendessen. 0. 0. 0.
In diesem Fall berechnet das System die Raten wie folgt:
24 Stunden oder mehr: Es werden 30 EURO berechnet und in die Tagespauschale einbezogen, da dieser Satz gilt, wenn der Mitarbeiter länger als 11 Stunden in einer Stadt bleibt, und im aktuellen Beispiel hat er 24 Stunden am Zielort verbracht, vom 14. Juli 10:00 Uhr bis zum 15. Juli 10:00 Uhr.
10-11 Stunden: Es werden 27,50 EURO berechnet und in die Tagespauschale einbezogen, da dieser Satz gilt, wenn der Mitarbeiter zwischen 10 und 11 Stunden in einer Stadt bleibt, und im aktuellen Beispiel hat er 10 Stunden am Zielort verbracht, vom 15. Juli 10:00 Uhr bis zum 15. Juli 08:00 Uhr.
Frühstück: 0 EURO werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Mittagessen: 0 EURO werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Abendessen: 0 EURO werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Auslandsreisen
Die Höchstsätze für Pauschalen bei Dienstreisen ins Ausland sind in den österreichischen Steuerrichtlinien festgelegt und unterscheiden sich je nach Land, in dem die Dienstreise stattfindet.
Beispiel: Ein Mitarbeiter reist von Wien, Österreich, nach Frankfurt, Deutschland, und hat die folgenden Reisedaten eingegeben:
In der Payhawk-Vorlage werden die entsprechenden Spalten auf der Grundlage der vom Arbeitnehmer eingegebenen Daten wie folgt ausgefüllt:
Bestimmungsort: Deutschland
Zielort-Code: DEU-Frankfurt
Währung: EURO
Weniger als 3 Stunden. 0
3-4 Stunden. 12
4-5 Stunden. 15
5-6 Stunden. 18
6-7 Stunden. 21
7-8 Stunden. 24
8-9 Stunden. 26
9 -10 Stunden. 29
10-11 Stunden. 32
Mehr als 11 Stunden. 35,3
Frühstück. Mittagessen. Abendessen. 0. 0. 0.
In diesem Fall berechnet das System die Raten wie folgt:
Mehr als 11 Stunden: Da der Mitarbeiter 24 Stunden vom 16. Juli um 03:00 Uhr bis zum 17. Juli um 03:00 Uhr unterwegs war, werden 35,3 EURO berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Mehr als 11 Stunden: Da der Mitarbeiter 17 Stunden vom 17. Juli um 03:00 Uhr bis zum 17. Juli um 15:00 Uhr unterwegs war, werden 35,3 EURO berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Frühstück: 0 EURO werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Mittagessen: 0 EURO werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Abendessen: 0 EURO werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.