Mitarbeiter in Polen haben Anspruch auf Tagespauschalen zur Deckung der Verpflegungs- und Übernachtungskosten, die ihnen während einer betriebslichen Reise entstehen. Diese Pauschalen werden nicht als Teil des Gehalts des Mitarbeiters behandelt und sind daher bis zu einem bestimmten Höchstbetrag steuerfrei. In Polen werden die Tagespauschalen anhand von Stundensätzen berechnet.
Arbeitgeber können einen höheren Tagessatz als die Standardpauschalen gewähren. Jeder Betrag, der die zulässige Höchstgrenze überschreitet, gilt jedoch als steuerpflichtiges Einkommen. Die maximal zulässigen Sätze variieren je nachdem, ob die Dienstreise innerhalb Polens oder ins Ausland erfolgt.
Inlandsreisen
Für Dienstreisen innerhalb Polens haben Mitarbeiter Anspruch auf Tagegelder zur Deckung von Ausgaben wie Verpflegung und Unterkunft, wobei folgende Besonderheiten gelten:
Eintägige Geschäftsreisen. Bei Reisen, die weniger als einen ganzen Tag dauern, richtet sich die Zulage nach der Dauer der Reise. Bei Reisen, die weniger als 8 Stunden dauern, wird keine Zulage gewährt. Bei Reisen zwischen 8 und 12 Stunden wird eine Teilzulage gewährt, bei Reisen, die länger als 12 Stunden dauern, wird die volle Zulage gewährt.
Mehrtägige Geschäftsreisen. Bei Reisen, die länger als 24 Stunden dauern, wird für jeden vollen Tag eine volle Tagespauschale gewährt. Für den letzten Tag, wenn dieser nicht volle 24 Stunden umfasst, wird die Pauschale auf der Grundlage der Anzahl der Stunden angepasst: Für kürzere Zeiträume wird eine Teilpauschale gewährt.
Abzüge für Mahlzeiten. Werden Mahlzeiten vom Arbeitgeber bereitgestellt oder während der Reise kostenlos angeboten, muss die Tagespauschale entsprechend gekürzt werden. Für jede Mahlzeit – Frühstück, Mittagessen und Abendessen – gelten Standardabzüge.
Erstattung der Unterkunft. Die Erstattung von Übernachtungskosten hängt davon ab, ob der Arbeitnehmer einen Nachweis über die Kosten erbringt. Bei Vorlage einer gültigen Quittung oder Rechnung kann der Arbeitgeber bis zu einem höheren Betrag erstatten. Ohne Nachweis kann ein niedrigerer Pauschalbetrag gewährt werden.
Beispiel: Ein Arbeitnehmer reist von Warschau nach Krakau in Polen und hat die folgenden Reisedaten eingegeben:
In der Payhawk-Vorlage werden die entsprechenden Spalten auf der Grundlage der vom Arbeitnehmer eingegebenen Daten wie folgt ausgefüllt:
Bestimmungsort: Polen
Zielort-Code: POL-Krakau
Währung: PLN
Bis zu 8 Stunden. 13,5
8-12 Stunden. 22,5
12-24 Stunden. 45
Frühstück. Mittagessen. Abendessen. 11,25. 22,5. 11,25.
In diesem Fall berechnet das System die Raten wie folgt:
24 Stunden: Da der Mitarbeiter 24 Stunden von 21. Juli 08:00 Uhr bis 22. Juli 08:00 Uhr unterwegs war, werden 45 PLN berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Bis zu 8 Stunden: Da der Mitarbeiter vom 22. Juli 08:00 Uhr bis zum 22. Juli 13:00 Uhr 5 Stunden verbracht hat, werden 13,5 PLN berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Frühstück: 11,25 PLN werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Mittagessen: 22,5 PLN werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Abendessen: 11,25 PLN werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Auslandsreisen
Bei betrieblichen Reisen außerhalb Polens haben Mitarbeiter Anspruch auf Tagegelder zur Deckung von Ausgaben wie Verpflegung, Unterkunft und Nahverkehr. Diese Tagegelder für Auslandsreisen dürfen nicht niedriger sein als die Inlandspauschale. Für die Berechnung der Tagespauschalen für Auslandsreisen gelten folgende Besonderheiten:
Eintägige Geschäftsreisen. Bei Reisen, die weniger als 24 Stunden dauern, wird die Zulage auf der Grundlage der Reisedauer berechnet – weniger als 8 Stunden (1/3 der vollen Zulage), 8-12 Stunden (1/2 der vollen Zulage) und mehr als 12 Stunden (volle Zulage).
Mehrtägige Geschäftsreisen. Bei Reisen, die länger als 24 Stunden dauern, gilt die volle Zulage für jeden vollen Tag. Für den letzten Teil des Tages wird die Zulage auf der Basis der Anzahl der Stunden angepasst.
Abzüge für Mahlzeiten. Werden Mahlzeiten vom Arbeitgeber bereitgestellt oder sind sie während der Reise kostenlos inbegriffen, muss die Tagespauschale entsprechend gekürzt werden. Für jede Mahlzeit gelten Standardabzüge: Frühstück, Mittagessen und Abendessen.
Erstattung der Unterkunft. Die Unterkunftskosten werden auf der Grundlage der tatsächlichen Ausgaben gegen Vorlage von Belegen oder Rechnungen innerhalb der in der Verordnung festgelegten Grenzen erstattet. Liegt kein Beleg vor, kann der Mitarbeiter einen Pauschalbetrag in Höhe eines Teils des maximalen Erstattungsbetrags erhalten.
Beispiel: Ein Mitarbeiter reist von Warschau, Polen, nach Dublin, Irland, und hat folgende Reisedaten eingegeben:
In der Payhawk-Vorlage werden die entsprechenden Spalten auf der Grundlage der vom Arbeitnehmer eingegebenen Daten wie folgt ausgefüllt:
Bestimmungsort: Irland
Zielort-Code: IRL-Dublin
Währung: EURO
Bis zu 8 Stunden. 17
8-12 Stunden. 26
12-24 Stunden. 52
Frühstück. Mittagessen. Abendessen. 7,8. 15,6. 15,6.
In diesem Fall berechnet das System die Raten wie folgt:
12-24 Stunden: Da der Mitarbeiter 24 Stunden vom 1. Juli um 08:00 Uhr bis zum 2. Juli um 08:00 Uhr unterwegs war, werden 52 EURO berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
8-12 Stunden: Da der Mitarbeiter vom 2. Juli um 08:00 Uhr bis zum 2. Juli um 20:00 Uhr 12 Stunden unterwegs war, werden 26 EURO berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Frühstück: 7,8 EURO werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Mittagessen: 15,6 EURO werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Abendessen: 15,6 EURO werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.