In Dänemark können Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern Tagespauschalen zur Erstattung der bei Dienstreisen entstandenen Aufwendungen gewähren. Die Tagespauschalen werden in Dänemark anhand von Tagessätzen berechnet.
Mitarbeiter können bis zu festgelegten Höchstbeträgen steuerfreie Tagegelder für Unterkunft, Verpflegung und geringfügige Ausgaben erhalten. Diese Höchstbeträge werden jährlich aktualisiert und von der dänischen Zoll- und Steuerverwaltung veröffentlicht.
Bedingungen für steuerfreie Tagespauschalen
Tagespauschalen werden nicht als Teil des Gehalts eines Arbeitnehmers behandelt und sind daher steuerfrei, sofern die folgenden Bedingungen erfüllt sind:
Der Mitarbeiter muss außerhalb seines Wohnortes übernachten.
Der Mitarbeiter muss mindestens 24 Stunden abwesend sein.
Der Arbeitnehmer kann nicht in angemessener Weise zwischen seinem gewöhnlichen Wohnort und dem vorübergehenden Arbeitsort pendeln, sodass eine Übernachtung erforderlich ist.
Die Reise muss geschäftlichen Zwecken dienen. Dies schließt Fälle ein, in denen der Mitarbeiter:
Muss auf Abruf bereitstehen und während der Bereitschaftszeit am oder in der Nähe des vorübergehenden Arbeitsplatzes bleiben.
Aufgrund von Teambuilding-Aktivitäten im Rahmen meiner Arbeit muss ich abends an einem bestimmten Ort bleiben.
Arbeitet lange oder unregelmäßige Arbeitszeiten, was zu kurzen Pausen zwischen dem Ende eines Arbeitstages und dem Beginn des nächsten führt.
Die Tagespauschale ist nur bis zu einem bestimmten Höchstbetrag steuerfrei.
Alle Erstattungen oder Tagegelder, die diese Kriterien nicht erfüllen oder den steuerfreien Höchstbetrag überschreiten, gelten als steuerpflichtiges Einkommen.
Verpflegungs- und Nebenkostenpauschale
Die steuerfreie Verpflegungspauschale wird pro Tag gewährt und gilt erst nach 24 Stunden Reisezeit. Bei einer Reisezeit von mehr als 24 Stunden kann für die zusätzlichen Stunden eine anteilige Pauschale hinzugerechnet werden.
Beispielsweise hat der Mitarbeiter bei einer Reise von 40 Stunden Anspruch auf einen vollen Tagessatz zuzüglich eines Anteils für die zusätzlichen 16 Stunden. Für Reisen unter 24 Stunden wird keine Zulage gezahlt.
Werden die Mahlzeiten vom Arbeitgeber gestellt oder sind sie z. B. in Hotelaufenthalten enthalten, muss die Zulage entsprechend gekürzt werden:
Frühstück - 15 %
Mittagessen - 30 %
Abendessen - 30 %
Inlandsreisen
Bei inländischen Dienstreisen richten sich die Tagessätze nach der Dauer der Reise, die anhand der Gesamtzeit der Abwesenheit des Mitarbeiters berechnet wird.
Beispiel: Ein Mitarbeiter reist von Kopenhagen nach Aarhus in Dänemark und hat die folgenden Reisedaten eingegeben:
In der Payhawk-Vorlage werden die entsprechenden Spalten auf der Grundlage der vom Arbeitnehmer eingegebenen Daten wie folgt ausgefüllt:
Bestimmungsort: Dänemark
Zielort-Code: DEN-Aarhus
Währung: DKK
Ganzer Tag: 256
Erster/letzter Tag: 128
Frühstück. Mittagessen. Abendessen. 38,4. 76,8. 76,8.
In diesem Fall berechnet das System die Raten wie folgt:
Erster/letzter Tag: Für den ersten und letzten Tag der zweitägigen Reise werden insgesamt 256 DKK berechnet und in die Tagespauschale einbezogen.
Frühstück: 38,4 DKK werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Mittagessen: 76,8 DKK werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Abendessen: 76,8 DKK werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Auslandsreisen
Bei internationalen Dienstreisen gelten unterschiedliche Tarife. Die Tagespauschale hängt vom jeweiligen Zielland ab.
Beispiel: Ein Mitarbeiter reist von Kopenhagen (Dänemark) nach Barcelona (Spanien) und hat folgende Reisedaten eingegeben:
In der Payhawk-Vorlage werden die entsprechenden Spalten auf der Grundlage der vom Arbeitnehmer eingegebenen Daten wie folgt ausgefüllt:
Bestimmungsort: Spanien
Zielort-Code: ESP-Barcelona
Währung: DKK
Ganzer Tag: 597
Erster/letzter Tag: 597
Frühstück. Mittagessen. Abendessen. 0. 0. 0.
In diesem Fall berechnet das System die Raten wie folgt:
Ganzer Tag: 597 DKK werden berechnet und in die Tagespauschale für den gesamten Tag der Reise eingerechnet.
Erster/letzter Tag: Für den ersten und letzten Tag der dreitägigen Reise werden insgesamt 1194 DKK berechnet und in die Tagespauschale einbezogen.
Frühstück: 0 DKK werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Mittagessen: 0 DKK werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Abendessen: 0 DKK werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.