In Schweden können Angestellte auf Geschäftsreisen steuerfreie Tagespauschalen zur Deckung von Verpflegungs- und Nebenkosten erhalten. Diese Zulagen gelten sowohl für Inlands- als auch für Auslandsreisen und werden von der schwedischen Steuerbehörde geregelt. Die Tagegelder in Schweden werden nach Tagessätzen berechnet.
Bedingungen für steuerfreie Tagespauschalen
Tagespauschalen werden nicht als Teil des Gehalts eines Arbeitnehmers behandelt und sind daher steuerfrei, sofern die folgenden Bedingungen erfüllt sind:
Die Reise muss mindestens eine Übernachtung außerhalb des regulären Arbeitsplatzes des Arbeitnehmers beinhalten. Reisen zwischen Mitternacht und 6:00 Uhr morgens gelten als Übernachtung, auch wenn der Arbeitnehmer in dieser Zeit arbeitet.
Das Reiseziel muss mehr als 50 km von der Wohnung oder dem üblichen Arbeitsplatz des Arbeitnehmers entfernt sein.
Die Reise muss als Geschäftsreise eingestuft werden, d. h. sie muss zu beruflichen Zwecken außerhalb des regulären Arbeitsplatzes des Arbeitnehmers durchgeführt werden.
Der Freibetrag ist nur bis zu der von den Behörden festgelegten Höchstgrenze steuerfrei.
Alle Tagespauschalen oder Erstattungen, die diese Kriterien nicht erfüllen oder den genehmigten Betrag überschreiten, gelten als steuerpflichtiges Einkommen.
Inlandsreisen
Bei inländischen Dienstreisen richten sich die Tagessätze nach der Dauer der Reise, die anhand der Gesamtzeit der Abwesenheit des Mitarbeiters berechnet wird.
Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter reist von Stockholm nach Göteborg in Schweden und hat die folgenden Reisedaten eingegeben:
In der Payhawk-Vorlage werden die entsprechenden Spalten auf der Grundlage der vom Arbeitnehmer eingegebenen Daten wie folgt ausgefüllt:
Bestimmungsort: Schweden
Zielort-Code: SWE-Gothenburg
Währung: SEK
Ganzer Tag: 290
Erster/letzter Tag: 145
Frühstück. Mittagessen. Abendessen. 58. 102. 102.
In diesem Fall berechnet das System die Raten wie folgt:
Erster/letzter Tag: Für den ersten und letzten Tag der zweitägigen Reise werden insgesamt 290 SEK berechnet und in die Tagespauschale einbezogen.
Frühstück: 58 SEK werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Mittagessen: 102 SEK werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Abendessen: 102 SEK werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Auslandsreisen
Bei internationalen Dienstreisen gelten unterschiedliche Tarife. Die Tagespauschale hängt vom jeweiligen Zielland ab.
Beispiel: Ein Mitarbeiter reist von Stockholm, Schweden, nach Paris, Frankreich, und hat folgende Reisedaten eingegeben:
In der Payhawk-Vorlage werden die entsprechenden Spalten auf der Grundlage der vom Arbeitnehmer eingegebenen Daten wie folgt ausgefüllt:
Bestimmungsort: Frankreich
Zielort-Code: FRA-Paris
Währung: SEK
Ganzer Tag: 910
Erster/letzter Tag: 455
Frühstück. Mittagessen. Abendessen. 136,5. 318,5. 318,5.
In diesem Fall berechnet das System die Raten wie folgt:
Ganzer Tag: 910 SEK werden berechnet und in die Tagespauschale für den gesamten Tag der Reise eingerechnet.
Erster/letzter Tag: Für den ersten und letzten Tag der dreitägigen Reise werden insgesamt 910 SEK berechnet und in die Tagespauschale einbezogen.
Frühstück: 136,5 SEK werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Mittagessen: 318,5 SEK werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.
Abendessen: 318,5 SEK werden berechnet und in der Tagespauschale berücksichtigt.