Sie können Ihre Ausgabenberichte in den Formaten CSV, Excel und MT940 erstellen und die Buchhaltungsvorlagen verwenden, um den Export in dem von Ihrem ERP-System bzw. Ihrer Buchhaltungssoftware benötigten Format zu erzeugen. Zudem können Sie festlegen, in welchen Abständen die geplanten Exporte per E-Mail an Sie oder Ihr Team gesendet werden sollen.
Vor dem Absenden des geplanten Berichts erinnert Payhawk die Karteninhaber daran, ausstehende Belege hochzuladen bzw. unvollständige Angaben zu den Ausgaben zu ergänzen.
E-Mail-Exporte planen
So planen sie einen E-Mail-Export in Payhawk:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zur Export-App.
Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neu.
Geben Sie in dem sich daraufhin öffnenden Dialogfeld den Namen des Exports an.
Wählen Sie die gewünschte Buchhaltungsvorlage aus, indem Sie auf Vorlage ändern klicken. Anschließend werden Sie zum vorherigen Bildschirm zurückgeleitet.
Im Dropdown-Menü Periode wählen Sie aus, wie oft der Export an die Empfänger gesendet werden soll.
Für monatliche Exporte wählen Sie den Tag, an dem der Export erfolgen soll, aus dem Dropdown-Menü Exportieren am aus – zum Beispiel Monatlich > Tag 5.
Für wöchentliche Exporte wählen Sie den Tag, an dem der Export erfolgen soll, aus dem Dropdown-Menü Exportieren am aus – zum Beispiel Wöchentlich Montag.
Für tägliche Exporte wählen Sie die Option Täglich aus dem Dropdown-Menü Exportieren am aus. Der Export erfolgt täglich um 6:00 Uhr MEZ.
Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Empfänger die Rollen oder Mitarbeiter aus, die den geplanten E-Mail-Export erhalten sollen.
Klicken Sie auf Export planen.
Bearbeiten und Löschen geplanter Exporte
So bearbeiten Sie einen geplanten Export:
Klicken Sie in der Export-App auf das Drei-Punkte-Menü des geplanten Exports, den Sie ändern möchten, und wählen Sie die Option Bearbeiten.
Im folgenden Dialogfeld können Sie die gewünschten Daten bearbeiten. Wenn Sie beispielsweise einen Empfänger entfernen möchten, bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen und klicken Sie auf x.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
So löschen Sie einen geplanten Export:
Wechseln Sie zur Registerkarte Exportieren > Geplante Exporte.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü des geplanten Exports, den Sie ändern möchten, und wählen Sie die Option Löschen.
