Payhawk bietet Ihnen die Möglichkeit, Ausgabendaten für abgerechnete Transaktionen auf Wunsch in verschiedenen Dateiformaten zu exportieren.
Unterstützte Formate für Ausgabenberichte auf Abruf
Payhawk unterstützt für Ausgabendatenberichte die folgenden Formate:
Excel
CSV mit Dokumentenbildern
CSV ohne Dokumentenbilder
Wenn diese Option für Ihr Unternehmen aktiviert ist, können Sie Buchhaltungsvorlagen zum Exportieren der erforderlichen Daten verwenden. Mit den Buchhaltungsvorlagen lassen sich Daten in Excel- und CSV-Formaten exportieren, die von einem Payhawk-Administrator an die Anforderungen Ihres Unternehmens und des von Ihnen verwendeten ERP-Systems (Buchhaltungssoftware) angepasst werden können.
Wenn für Ihr Unternehmen auch ein Co₂-Emissionsbericht aktiviert wurde, können Sie auch einen Bericht über die Co₂-Emissionen exportieren.
Besonderheiten
Alle Berichte auf Abruf werden direkt im Browser heruntergeladen.
Zum Zeitpunkt des Dateidownloads erhalten Sie außerdem eine E-Mail mit einem Download-Link, der aus Sicherheitsgründen nur 12 Stunden gültig ist.
Enthaltene Daten in Excel- und CSV-Exporten
Die Excel- und CSV-Berichte zu Ausgaben auf Abruf enthalten die folgenden Daten:
Kontoauszug: Der Saldo all Ihrer Payhawk-Konten mit den relevanten End- und reservierten Salden.
Zahlungen: Alle Ausgaben, die über Payhawk bezahlt wurden. Die exportierten Daten sind geordnet nach dem Abrechnungsdatum, der Transaktions-ID, der Transaktionsbeschreibung, dem gezahlten Betrag, dem Namen und der Umsatzsteuernummer des Lieferanten, dem Dokumentendatum, der Dokumentennummer, der Steuer und dem Gesamtbetrag und so weiter.
Unbezahlte Ausgaben: Die Ausgaben, die in Payhawk für den ausgewählten Zeitraum erstellt wurden, zum Beispiel Name und Umsatzsteuernummer des Lieferanten, Dokumentendatum, Dokumentennummer, Steuer und Gesamtbetrag, Zahlungsreferenz, Zahlungsquelle und so weiter.
Externe Zahlungen: Alle Ausgaben, die als bezahlt markiert wurden, jedoch durch ein externes System, zum Beispiel Name und Umsatzsteuernummer des Lieferanten, Dokumentendatum, Dokumentennummer, Steuer und Gesamtbetrag und so weiter.
Einzahlungen: Alle eingehenden Wallet-Überweisungen, die Sie erhalten haben.
Excel- und CSV-Export von benutzerdefinierten Ausgabenfeldern und -werten
Der Einfachheit halber entfernt Payhawk beim Export Ihrer Daten ins Excel- und CSV-Format automatisch Spalten mit leeren benutzerdefinierten Feldwerten, in der Annahme, dass Sie diese nicht benötigen werden.
Ein Beispiel: Angenommen, Sie erstellen ein benutzerdefiniertes Feld Projekt und verwenden es in 10 Ausgaben. Anschließend erstellen Sie ein neues benutzerdefiniertes Feld mit dem Namen NEUESProjekt und löschen das alte benutzerdefinierte Feld Projekt.
Wenn Sie einen Export ins CSV- oder XLSX-Format vornehmen, passiert Folgendes:
Die heruntergeladene Datei enthält alle Werte (falls vorhanden), die aus den beiden benutzerdefinierten Feldern für die Ausgaben ausgewählt wurden.
Wenn die Ausgabenauswahl keine Werte aus dem benutzerdefinierten Feld Projekt enthält, werden die Spalten beim Herunterladen automatisch entfernt.
In den Buchhaltungsvorlagen enthaltene Exporte
Der auf Abruf verfügbare Excel- und CSV-basierte Export mit benutzerdefinierten Buchhaltungsvorlagen enthält die folgenden Daten:
Ausgaben – Alle Ausgaben, die entweder von Ihrem Payhawk-Konto oder dem externen ERP-System bzw. der Buchhaltungssoftware bezahlt werden.
Zahlungen – Alle Karten- und Überweisungszahlungen, die über Ihr Payhawk-Konto ausgeführt wurden.
Einzahlungen – Alle eingehenden Banküberweisungen auf Ihr Payhawk-Konto.
Exporte auf Abruf erstellen
So erstellen Sie in Payhawk einen Ausgabenbericht auf Abruf:
Melden Sie sich im Payhawk-Webportal an.
Öffnen Sie die Export-App und klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren.
Wählen Sie im folgenden Dialogfeld aus der Drop-down-Liste Zeitraum entweder einen vordefinierten Zeitraum aus oder wählen Sie die Option Benutzerdefinierter Zeitraum, um einen bestimmten Datumsbereich zu definieren.
Wählen Sie die Berichtsart, die Sie exportieren möchten:
Um die Daten in Excel zu exportieren, wählen Sie die Option Excel.
Um die Daten im CSV-Format ohne Dokumentbilder zu exportieren, wählen Sie die Option CSV.
Um die Daten im CSV-Format mit Dokumentenbildern zu exportieren, wählen Sie die Option CSV mit Dokumentenbildern.
Um einen Kontoauszug im PDF-Format zu exportieren, wählen Sie die Option Kontovorlage.
Um einen Kontoauszug im MT940-Format zu exportieren, wählen Sie die Option MT 940.
Um die Daten in einem benutzerdefinierten Format zu exportieren, wählen Sie eine der verfügbaren Buchhaltungsvorlagen.
Wählen Sie zum Exportieren eines Emissionsberichts die Option Co₂-Emissionsbericht.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausgaben [number] exportieren, um den Bericht zu erstellen.
