Abhängig von den Umständen müssen Sie möglicherweise verschiedene Unternehmensausgaben im Payhawk-Webportal erstellen und Ausgabenanträge gemäß den für Ihr Unternehmen definierten Workflows bei den entsprechenden Genehmigern einreichen.
Sie können Ausgaben nur dann einreichen, wenn ein Payhawk-Administrator die Einreichungsoption im Rahmen Ihrer Unternehmensworkflows aktiviert hat. Andernfalls wird Ihre Ausgabe automatisch zur Überprüfung durch die berechtigten Personen protokolliert.
Hochladen von Spesenbelegen
Bei der Erstellung von Ausgaben können Sie Spesendokumente im PDF-, JPG- und PNG-Format auf folgende Weise hochladen:
Durch Ziehen und Ablegen.
Durch Hochladen aus Ihrem Dateisystem.
Durch Einfügen aus der Zwischenablage.
Kartenausgaben
Sobald Sie mit Ihrer Unternehmenskarte bezahlt haben, wird automatisch eine Ausgabe erstellt. So laden Sie Ausgabendokumente für automatisch erstellte Kartenausgaben:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zu Ausgaben > Registerkarte Einreichen.
Klicken Sie auf die gewünschte Ausgabe.
Laden Sie das Ausgabendokument aus Ihrem Dateisystem hoch.
Die OCR-Funktion (Optical Character Recognition) von Payhawk überträgt die Ausgabendaten automatisch auf der Grundlage des Dokuments und des Lieferanten. Überprüfen Sie die automatisch extrahierten Informationen und füllen Sie alle anderen Felder manuell aus.
Klicken Sie auf Einreichen.
Rechnungen und Rückerstattung
So erstellen Sie eine Rechnungen oder Rückerstattung:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zu Ausgaben.
Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neu.
Wählen Sie auf dem Bildschirm, der geladen wird, Rechnungen oder Rückerstattung aus. Für dieses Beispiel klicken Sie auf Rechnungen.
Beachten Sie, dass der Bildschirm bei Rückerstattungen Ihre aktuellen Rückerstattungsdetails anzeigt. Wenn diese nicht korrekt sind, können Sie sie bearbeiten, indem Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten klicken.
Laden Sie das Ausgabendokument aus Ihrem Dateisystem hoch. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausgabe hinzufügen.
Die OCR-Funktion (Optical Character Recognition) von Payhawk extrahiert automatisch die Lieferantendaten. Geben Sie die erforderlichen Ausgabendetails ein, falls vorhanden.
Klicken Sie auf Einreichen.
Fahrtkosten
So erstellen Sie eine Fahrtkostenausgabe:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zu Ausgaben.
Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neu.
Wählen Sie auf dem Bildschirm, der geladen wird, Fahrtkosten aus.
Geben Sie auf dem nächsten Bildschirm die Details zu Ihrer Reise ein. Klicken Sie auf Kilometerstand hinzufügen.
Klicken Sie auf Einreichen.
So reichen Sie wiederkehrende Fahrtkosten ein:
Gehen Sie zu Ausgaben, klicken Sie auf + Neu und wählen Sie Fahrtkosten aus.
Wählen Sie unter Kürzliche die Ausgabe, die Sie duplizieren möchten.
Markieren Sie das Kontrollkästchen Für mehrere Daten hinzufügen.
Wählen Sie im nächsten Bildschirm die gewünschten Daten für die Wiederholung aus und klicken Sie auf Kilometerstand hinzufügen.
Wählen Sie im Bildschirm Ausgaben die Ausgaben aus, die Sie einreichen möchten.
Klicken Sie auf Einreichen.
Tagespauschale
So erstellen Sie eine Tagespauschale:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zu Ausgaben.
Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neu.
Wählen Sie auf dem Bildschirm, der geladen wird, Tagespauschalen aus.
Geben Sie auf dem nächsten Bildschirm die Details zu Ihrer Reise und Ihrem Aufenthalt ein und wählen Sie die Mahlzeiten aus, die im Preis enthalten sind (Abzüge). Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausgabe hinzufügen.
Laden Sie im nächsten Dialogfeld das Ausgabendokument hoch.
Klicken Sie auf Einreichen.
Masseneinreichungen von Ausgaben durchführen
Sie können auch mehrere Ausgaben auf einmal einreichen:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zu Ausgaben > Registerkarte Einreichen.
Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Ausgaben, die Sie einreichen möchten.
Nun wird in dem Dialogfeld, das neben der Ausgabenliste geladen wird, eine Zusammenfassung aller ausgewählten Ausgaben angezeigt.
Klicken Sie auf Einreichen.
