Möglicherweise erhält Ihr Unternehmen eine Rechnung mit Ausgaben, die verschiedenen vordefinierten Ausgabenkategorien, Teams, Steuersätzen oder benutzerdefinierten Feldern wie Kostenstelle oder Projekt zugeordnet sind.
In einem solchen Fall lassen sich die Ausgaben, die noch nicht geprüft wurden, in mehrere Positionen aufteilen, damit Sie für jede Position die richtigen Daten zur Kategorisierung der Ausgaben beibehalten können.
Mitarbeiter können ihre Ausgaben in Payhawk auch in Einzelpositionen aufteilen. Wenn Ihre Workflows so gestaltet sind, dass eine Genehmigung durch ein Team oder einen benutzerdefinierten Feldmanager erforderlich ist, übermittelt Payhawk Ausgabenanträge an alle relevanten Genehmiger, basierend auf den Daten in allen Positionen. Für weitere Informationen lesen Sie den Artikel über die Definition von benutzerdefinierten Genehmigungs-Workflows.
Profi-Tipp
Um Zeit und Aufwand zu sparen, können Sie der Ausgabe vor dem Aufteilen eine Kategorie zuweisen, sodass diese automatisch auf alle Einzelposten angewendet wird.
Manuelles Aufteilen einer Ausgabe in mehrere Positionen
So können Sie eine Ausgabe in mehrere Einzelpositionen aufteilen:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zu Ausgaben.
Wählen Sie die gewünschte Ausgabe aus, indem Sie darauf klicken.
Klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten und wählen Sie die Option Aufteilung in Einzelposten.
Geben Sie die erforderlichen Daten für jede Position ein, zum Beispiel:
Ausgabenkategorie.
Benutzerdefinierte Felder wie Kostenstelle und Projekt.
Der Betrag für jede einzelne Position. Geben Sie darauf acht, dass die Beträge die richtige Summe ergeben.
Profi-Tipp
Anstatt des genauen Betrags können Sie den Prozentsatz angeben, den der Einzelposten an der Gesamtausgabe ausmacht – gehen Sie z. B. zum Einzelposten, wählen Sie Gesamtbetrag aus, und geben Sie 50 %ein. Das System berechnet dann automatisch den Betrag und zieht ihn von der Gesamtsumme ab.Steuersatz.
Klicken Sie auf Speichern , um Ihre Änderungen zu bestätigen.
Wenn Sie eine Position anzeigen, bearbeiten oder löschen möchten, klicken Sie auf die Anzahl der Positionen unter dem Betrag der Ausgabe oder unter Betrag.
Intelligente Einzelposten-Ausgabenaufteilung
Sie können die Daten für jeden Einzelposten nicht nur manuell eingeben, sondern bei Aufteilung der Ausgaben auch intelligente Tools nutzen, um manuelle Arbeiten zu reduzieren.
Intelligente Aufteilungs-Tools stehen ausschließlich im Payhawk-Webportal zur Verfügung.
Abruf von Einzelposten aus einer verknüpften Bestellung: Nach Auswahl der Option Aufteilung in Einzelposten klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten und dann auf Bestellposten.
Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Ausgabe mit einer Bestellung verknüpft ist.
Abruf von Einzelposten aus einem Dokument-Steuersatz – Nach Auswahl der Option Aufteilung in Einzelposten klicken Sie das Menü mit den drei Punkten und dann Dokument-Steuersatz an.
Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Ausgabe mit einer Bestellung verknüpft ist.
Abruf von Einzelposten aus Dokumentposten: Nach Auswahl der Option Aufteilung in Einzelposten klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten und dann auf Dokumentposten.
Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Ausgabe mit einer Bestellung verknüpft ist.
Abruf von Einzelposten aus einer vorherigen Ausgabe: Nach Auswahl der Option Aufteilung in Einzelposten klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten und dann auf Vorherige Ausgaben.
Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Ausgabe mit einer Bestellung verknüpft ist.
Posten zu gleichen Teilen aufteilen: Nach Auswahl der Option Aufteilung in Einzelposten klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten und dann auf Beträge zu gleichen Teilen aufteilen.
Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Ausgabe mit einer Bestellung verknüpft ist.
Wenn Sie eine Position anzeigen, bearbeiten oder löschen möchten, klicken Sie auf die Anzahl der Positionen unter dem Betrag der Ausgabe oder unter Betrag.
Aufteilung auf Positionen aus der verknüpften Bestellung
Ist eine Ausgabe mit einer Bestellung verknüpft, die mehrere Positionen enthält, können Sie die Ausgabe über das Feld Bestellung dieser Ausgabe in Einzelpositionen aufteilen.
Wenn die Option Aufteilen in [number] Positionen ausgewählt ist, löst dies die folgenden Aktionen aus:
Die Anzahl der Positionen, die der Ausgabe hinzugefügt werden, entspricht der Anzahl der Positionen in der Bestellung.
Die Anmerkungen zu den einzelnen Positionen der Ausgabe werden mit den Beschreibungen der Bestellpositionen gefüllt.
Die Felder für die Kategorisierung der Position der Ausgabe werden mit den Feldern für die Bestellposition befüllt: Kategorie, Team, Abschreibung und benutzerdefinierte Felder.
Entspricht der Nettobetrag der Ausgabe dem Betrag der Bestellung, wird die Aufteilung die Nettobeträge der Ausgabenpositionen mit den Positionsbeträgen der Bestellung auffüllen.
Einzelposten zusammenführen
Sie können auch einige der Ausgabeneinzelposten zusammenführen:
Wählen Sie in der Ausgaben-App die gewünschte Ausgabe.
Klicken Sie über den entsprechenden Einzelposten auf AUSWÄHLEN.
Wählen Sie die Auswahlkästchen der Einzelposten aus, die Sie zusammenführen möchten, und klicken Sie auf ZUSAMMENFÜHREN.
Um die Zusammenführung von Einzelposten abzubrechen, klicken Sie auf ABBRECHEN.
Wählen Sie im Dialogfenster, das sich daraufhin öffnet, den Zieleinzelposten aus dem Dropdown-Menü aus, mit dem die ausgewählten Einzelposten zusammengeführt werden sollen.
Klicken Sie auf Zusammenführen.
Wenn Sie wieder zur Ausgabe zurückkehren, klicken Sie auf Speichern.
Nützliche Ressourcen