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Payhawk für die Verwaltung
Genehmigungsprozesse
Definition benutzerdefinierter Genehmigungs-Workflows
Definition benutzerdefinierter Genehmigungs-Workflows

Definieren Sie Ihre benutzerdefinierten Genehmigungs-Workflows auf der Grundlage der verschiedenen Arten von Ausgaben in Ihrem Unternehmen.

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Verfasst von Martin Reindl
Diese Woche aktualisiert

Die Verwaltung von Ausgabengenehmigungen kann kompliziert sein. Verschiedene Abteilungen, Beträge und Ausgabenarten erfordern möglicherweise verschiedene Genehmiger, bevor eine Rechnung bezahlt wird. Vielleicht haben Sie sogar ein Genehmigungsverfahren für Kartenzahlungen, das sicherstellt, dass jede Transaktion eine Unternehmensausgabe ist, bevor sie von Ihrem Buchhaltungsteam geprüft wird.

Mit Payhawk können Sie benutzerdefinierte Workflows für jede Ausgabenart in Ihrem Unternehmen definieren.

Besonderheiten

Um die Definition eines Genehmigungsworkflows für die Ausgabenarten zu ermöglichen, muss die Option Einreichen aktiviert sein.

  • Wenn Einreichen auf Aktiviert eingestellt ist, können Sie entweder einen Genehmigungsworkflow für die Ausgabenart definieren oder nicht.

  • Wenn für Einreichen Deaktiviert eingestellt ist, wird die Option Genehmigung standardmäßig auf Deaktiviert gesetzt.

Einreichen legt fest, ob die Mitarbeiter eine Ausgabe explizit einreichen müssen oder nicht. Ausgaben, bei denen die Option Einreichen deaktiviert ist, werden direkt nach ihrer Erstellung auf die Registerkarte Überprüfen verschoben.

Betragsbasierte Genehmigungsketten definieren

Wenn Sie die Genehmigungsbedingungen für Ihre Ausgabenarten festlegen, können Sie in Payhawk nicht nur eine Rolle oder eine bestimmte Person als Genehmiger definieren, sondern auch betragsbasierte Regeln festlegen. Diese Genehmigungsketten können einstufig, mehrstufig und sequenziell oder mehrstufig und nicht-sequenziell sein.

Einstufige Genehmigungsketten

Eine einstufige Genehmigungskette ermöglicht es den Mitarbeitern, Ausgabenanträge nur an die relevanteste Person zu übermitteln, die als Genehmiger für diesen Betrag definiert wurde.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie in Ihrem Unternehmen die folgende Genehmigungskette für die Ausgabenart Fahrtkostenerstattung definiert haben:

  • Bis zu 200 EUR werden vom Teamleiter genehmigt.

  • Bis zu 500 EUR werden vom Manager der zweiten Ebene genehmigt.

  • Beträge über 500 EUR (Limit Unbegrenzt) werden von einem beliebigen Payhawk-Administrator genehmigt.

Entsprechend passiert Folgendes, wenn ein Mitarbeiter einen Fahrtkostenerstattungs-Ausgabenantrag einreicht für:

  • 200 EUR: Nur der Teamleiter erhält den Ausgabenantrag und muss ihn genehmigen.

  • 500 EUR: Nur der Manager der zweiten Ebene erhält den Ausgabenantrag und muss ihn genehmigen.

  • 501 EUR: Nur der Payhawk-Administrator den Ausgabenantrag und muss ihn genehmigen.

Mehrstufige sequenzielle Genehmigungsketten

Bei einer mehrstufigen sequenziellen Genehmigungskette müssen alle relevanten Genehmiger die Ausgabenanträge einen nach dem anderen (der Reihe nach) für jedes spezifische Limit genehmigen.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie in Ihrem Unternehmen die folgende Genehmigungskette für die Ausgabenart Fahrtkostenerstattung definiert haben:

  • Bis zu 100 EUR werden vom Manager der zweiten Ebene genehmigt.

  • Bis zu 300 EUR werden vom Teamleiter genehmigt.

  • Beträge über 300 EUR (Limit Unbegrenzt) werden von einem beliebigen Payhawk-Administrator genehmigt.

Entsprechend passiert Folgendes, wenn ein Mitarbeiter einen Fahrtkostenerstattungs-Ausgabenantrag einreicht für:

  • 150 EUR: Zunächst erhält der Manager der zweiten Ebene den Ausgabenantrag.

  • Sobald der Manager der zweiten Ebene die Ausgabe genehmigt hat, erhält der Teamleiter den Ausgabenantrag zur endgültigen Genehmigung.

Mehrstufige nicht-sequenzielle Genehmigungsketten

Bei einer mehrstufigen nicht-sequenziellen Genehmigungskette müssen alle relevanten Genehmiger die Ausgabenanträge gleichzeitig (parallel) genehmigen.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie in Ihrem Unternehmen die folgende Genehmigungskette für die Ausgabenart Fahrtkostenerstattung definiert haben:

  • Bis zu 200 EUR werden vom Teamleiter genehmigt.

  • Bis zu 500 EUR werden von einem beliebigen Payhawk-Buchhalter genehmigt.

  • Beträge über 500 EUR (Limit Unbegrenzt) werden von einem beliebigen Payhawk-Administrator genehmigt.

Wenn also ein Mitarbeiter einen Fahrtkostenerstattungs-Ausgabenantrag über 700 EUR einreicht, erhalten der Teamleiter, die Payhawk-Buchhalter und die Payhawk-Administratoren ihn alle gleichzeitig.

Standard-Fallback-Mechanismen

Wenn ein definierter Workflow von einer bestimmten Rolle abhängt, die fehlt – beispielsweise, wenn ein Team keinen Teamleiter hat, – wendet Payhawk Standard-Fallback-Mechanismen an, sodass die Ausgabenanträge trotzdem über eine alternative Genehmigungskette verarbeitet werden können.

  • Wenn Payhawk die für einen Workflow benötigten Benutzer nicht identifizieren kann, überspringt der Workflow den aktuellen Schritt und geht zum nächsten über.

  • Wenn Payhawk beim einzigen oder letzten Workflow-Schritt für einen Workflow erforderliche Benutzer nicht identifizieren kann, wird der Ausgabenantrag an alle Payhawk-Administratoren weitergeleitet.

Das Fallback-Verhalten anpassen

Die Standardmechanismen der Workflow-Fallbacks können individuell an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden.

So definieren Sie benutzerdefiniertes Fallback-Verhalten:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Workflows > Registerkarte Erweitert.

  2. Klicken Sie auf Fallbacks bearbeiten.

  3. Definieren Sie die Fallbacks über die Drop-down-Menüs.

  4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Änderungen speichern.

In den folgenden Fällen kann Payhawk die Fallback-Mechanismen nicht ausführen und sendet eine Genehmigungsanfrage gemäß der festgelegten benutzerdefinierten Rolle:

  • Wenn die Rollen einen Fallback aufeinander vorsehen (zyklisches Fallback-Verhalten).

  • Wenn der Workflow einen Fallback auf einen nicht vorhandenen nächsten Genehmigungsschritt vorsieht.

Nützliche Ressourcen

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