Möglicherweise erhält Ihr Unternehmen eine Rechnung mit Ausgaben, die verschiedenen vordefinierten Ausgabenkategorien, Teams, Steuersätzen oder benutzerdefinierten Feldern wie Kostenstelle oder Projekt zugeordnet sind.
In einem solchen Fall lassen sich die Ausgaben, die noch nicht geprüft wurden, in mehrere Positionen aufteilen, damit Sie für jede Position die richtigen Daten zur Kategorisierung der Ausgaben beibehalten können.
Mitarbeiter können ihre Ausgaben in Payhawk auch in Einzelpositionen aufteilen. Wenn Ihre Workflows so gestaltet sind, dass eine Genehmigung durch ein Team oder einen benutzerdefinierten Feldmanager erforderlich ist, übermittelt Payhawk Ausgabenanträge an alle relevanten Genehmiger, basierend auf den Daten in allen Positionen. Für weitere Informationen lesen Sie den Artikel über die Definition von benutzerdefinierten Genehmigungs-Workflows.
Aufteilung der Ausgabe in mehrere Positionen
So können Sie eine Ausgabe in mehrere Einzelpositionen aufteilen:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zu Ausgaben.
Wählen Sie die gewünschte Ausgabe aus, indem Sie darauf klicken.
Klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten und wählen Sie die Option Aufteilen.
Geben Sie die erforderlichen Daten für jede Position ein, zum Beispiel:
Ausgabenkategorie.
Benutzerdefinierte Felder wie Kostenstelle und Projekt.
Der Betrag für jede einzelne Position. Geben Sie darauf acht, dass die Beträge die richtige Summe ergeben.
Steuersatz.
Klicken Sie auf Speichern , um Ihre Änderungen zu bestätigen.
Wenn Sie eine Position anzeigen, bearbeiten oder löschen möchten, klicken Sie auf die Anzahl der Positionen unter dem Betrag der Ausgabe oder unter Betrag.
Aufteilung auf Positionen aus der verknüpften Bestellung
Ist eine Ausgabe mit einer Bestellung verknüpft, die mehrere Positionen enthält, können Sie die Ausgabe über das Feld Bestellung dieser Ausgabe in Einzelpositionen aufteilen.
Wenn die Option Aufteilen in [number] Positionen ausgewählt ist, löst dies die folgenden Aktionen aus:
Die Anzahl der Positionen, die der Ausgabe hinzugefügt werden, entspricht der Anzahl der Positionen in der Bestellung.
Die Anmerkungen zu den einzelnen Positionen der Ausgabe werden mit den Beschreibungen der Bestellpositionen gefüllt.
Die Felder für die Kategorisierung der Position der Ausgabe werden mit den Feldern für die Bestellposition befüllt: Kategorie, Team, Abschreibung und benutzerdefinierte Felder.
Entspricht der Nettobetrag der Ausgabe dem Betrag der Bestellung, wird die Aufteilung die Nettobeträge der Ausgabenpositionen mit den Positionsbeträgen der Bestellung auffüllen.