Die direkte Integration zwischen Payhawk und Exact Online ermöglicht Ihnen die volle Kontrolle über die zwischen den beiden Systemen ausgetauschten Daten.
Payhawk führt eine Datensynchronisation durch, wenn es zum ersten Mal mit Exact Online verbunden wird. Optional können Payhawk-Administratoren die Datensynchronisation bei Bedarf auslösen.
Die Integration erstellt oder ordnet ein Bankkonto für jede aktive Währung in Payhawk zu. Sie müssen auch das Startdatum der Salden angeben, die Sie zwischen Payhawk und Exact Online synchronisieren möchten.
Das folgende Diagramm zeigt die Daten, die automatisch zwischen den Systemen synchronisiert werden.
Weiterleiten von Zahlungen an Exact Online
Aus buchhalterischen Gründen exportiert Payhawk nur abgerechnete Transaktionen. Das heißt, wenn eine Zahlung zwar autorisiert, aber noch nicht beglichen wurde, exportiert Payhawk sie nicht an Exact Online.
Sobald eine Transaktion von der Bank abgewickelt wurde, werden das Abwicklungsdatum und der Betrag automatisch in das Payhawk-Bankkonto in Exact Online als Bankbuchung exportiert. Solche Transaktionen umfassen Kartentransaktionen und Banküberweisungen.
Senden von Einzahlungen an Exact Online
Sobald eine Einzahlung eingegangen ist, sendet Payhawk die Einzahlungstransaktion automatisch als Kontoauszugszeile an Exact Online.
Manchmal ist der automatische Export von Einzahlungen aufgrund von erforderlichen vordefinierten Einstellungen nicht erwünscht. Wenden Sie sich in solchen Fällen an Payhawk, um die automatische Exportfunktion für Einzahlungen zu deaktivieren.
Senden von Ausgaben an Exact Online
Sobald eine Ausgabe geprüft wurde, sendet Payhawk diese Ausgabe als Buchungseintrag an Exact Online.
Verknüpfung von Rechnungen und Zahlungen
Wenn eine Einkaufsrechnung gebucht wird und die Ausgabe über Payhawk bezahlt wurde, erstellt und verknüpft Payhawk automatisch einen Zahlungsjournaleintrag.
Nach Exact Online exportierte Datenfelder
Payhawk exportiert die folgenden Datenfelder in das Exact Online-System:
Lieferant - Wenn der Lieferant nicht im Exact Online System existiert, erstellt Payhawk automatisch einen neuen Lieferanten.
Kategorie - Dem Kontenplan von Exact Online zugeordnet.
Dokumentennummer
Belegnummernpräfix - Mit diesem optionalen Feld können Sie allen Ausgaben, die über Payhawk getätigt wurden, ein Präfix zuweisen und sie so für den Export in Exact Online leicht sichtbar machen.
Dokumentendatum
Leistungszeitraum – Sobald der Administrator das Leistungszeitraum-Datum in Payhawk ändert, wird das Dokumentendatum der im ERP-System gebuchten Ausgabe überschrieben.
Fälligkeitsdatum – Für alle Bankausgaben exportiert Payhawk das Fälligkeitsdatum. Wenn kein Fälligkeitsdatum eingegeben wurde, wird das Datum der Ausgabe als Fälligkeitsdatum verwendet.
Hinweis - Die Erläuterung des Karteninhabers für die Ausgabe wird im Feld Memo der Ausgabe in Exact Online angezeigt.
Dokumentenabbildung
Betrag – Der Gesamtbetrag abzüglich des Steuersatzes für die Ausgabe.
Währung
MwSt.-Satz - Der von Exact Online bereitgestellte Steuersatz.
Kostenstelle, Kostenträger, Projekte - Payhawk importiert Exact Online-Klassifikationen und ermöglicht deren Verwendung als Ausgabenfelder.
Gebühren – Wenn für die Transaktion eine Gebühr anfällt, wird während der Verbindung mit dem ERP-System ein separater Zahlungserfassungseintrag auf dem entsprechenden Konto erstellt.
Abschreibungsbeginn (Datum) und Abschreibungsende (Datum) - Wenn Sie eine Ausgabe exportieren, werden die Daten aus den beiden Ausgabenfeldern an die Datumsfelder von und bis im Einkaufsjournaleintrag von Exact Online gesendet.