Bei den Ausgabenfeldern in Payhawk handelt es sich um Felder, die zusätzliche Informationen zu einer Ausgabe liefern, damit diese kategorisiert werden kann. Beispiele für Ausgabenfelder sind Dokumentendatum oder Leistungszeitraum.

Bei den meisten Ausgabenfeldern können Sie festlegen, wer sie beim Öffnen einer Ausgabe sehen kann (ihre Sichtbarkeit), ob die Person, die die Ausgabe einreicht, einen Wert für dieses Feld angeben muss (erforderlich für die Einreichung) und ob die Person, die die Ausgabe überprüft, einen Wert für dieses Feld angeben muss (erforderlich für die Überprüfung). Weitere Informationen finden Sie im Artikel über die Verwaltung der integrierten oder benutzerdefinierten Ausgabenfelder.

Die integrierten Ausgabenfelder werden vom System im Abschnitt Einstellungen > Ausgabenfelder > Vorgegebene Felder als Standardausgabenfelder bereitgestellt. Beispiele für integrierte Felder in Payhawk sind die Ausgabenkategorie, das Dokumentendatum und die Dokumentennummer.

Die Informationen und Einstellungen, die Sie auf die integrierten Ausgabenfelder anwenden können, hängen vom jeweiligen Feld ab. Für Ausgabenkategorien müssen Sie beispielsweise Werte festlegen, die ihre Namen (z. B. Werbung und Marketing), Konto-Codes (4501) und Steuersätze (12 %) definieren, und für Steuersätze müssen Sie Werte festlegen, die ihre Namen (z. B. BG-Standard), Steuercodes (133) und Sätze (20 %) definieren.

Dieser Abschnitt listet die verfügbaren integrierten Ausgabenfelder auf und gibt einen Überblick über ihre Einstellungen.

Mithilfe von Ausgabenkategorien können Unternehmen ihre Ausgaben besser strukturieren und ihren Ausgabenverwaltungsprozess vereinfachen. Abhängig von den gekauften Waren oder Dienstleistungen fällt jede Ausgabe in eine bestimmte Kategorie – zum Beispiel betriebliche oder nicht betriebliche Ausgaben. Basierend auf den Anforderungen und Bedürfnissen Ihres Unternehmens können Kategorien weiter in Unterkategorien unterteilt werden, die den internen Prozessen entsprechen.

In Payhawk erlauben Ausgabenkategorien Ihnen, Werte für ihre Namen, Konto-Codes und Steuersätze festzulegen. Abhängig von der von Ihnen definierten Sichtbarkeit können Sie auch entscheiden, ob Ausgabenkategorien für die Einreichung und Überprüfung von Ausgaben erforderlich sind, und Sie können das automatische Einfügen von Ausgabenkategoriedaten aktivieren und konfigurieren.

In Payhawk ist die Notiz ein Feld, in das Mitarbeiter den Grund oder Zweck der generierten Ausgabe eingeben. Standardmäßig ist Notiz ein Freitext-Eingabefeld. Abhängig von der von Ihnen definierten Sichtbarkeit können Sie entscheiden, ob Notizen für die Übermittlung und Prüfung von Ausgaben erforderlich sein sollen.

Das Ausgabenfeld Dokument erfordert einen hochgeladenen Dateianhang (Ausgabendokument) und ist immer für alle Mitarbeiter sichtbar. Sie können entscheiden, ob ein hochgeladenes Ausgabendokument für die Einreichung und Überprüfung von Ausgaben erforderlich ist.

Das Ausgabenfeld Dokumentendatum zeigt das Ausstellungsdatum des Ausgabendokuments. Es wird automatisch mit den entsprechenden Informationen ausgefüllt. Abhängig von der von Ihnen definierten Sichtbarkeit können Sie entscheiden, ob ein Dokumentendatum für die Übermittlung und Prüfung von Ausgaben erforderlich sein soll.

Das Ausgabenfeld Dokumentenart enthält die vorab definierten Optionen für Rechnung und Empfangsbestätigung und wird automatisch ausgefüllt. Abhängig von der von Ihnen definierten Sichtbarkeit können Sie entscheiden, ob eine Dokumentenart für die Übermittlung und Prüfung von Ausgaben erforderlich sein soll.

Das Ausgabenfeld Dokumentennummer zeigt die Nummer des Ausgabendokuments. Es wird automatisch mit den entsprechenden Informationen ausgefüllt. Abhängig von der von Ihnen definierten Sichtbarkeit können Sie entscheiden, ob eine Dokumentennummer für die Übermittlung und Prüfung von Ausgaben erforderlich sein soll.

Das Ausgabenfeld Leistungszeitraum gibt den Abrechnungszeitraum des Ausgabendokuments an und wird manuell vom Finanzteam ausgefüllt.

Das Ausgabenfeld Lieferant ist für die Überprüfung von Banküberweisungsausgaben immer erforderlich und wird automatisch ausgefüllt. Abhängig von der von Ihnen definierten Sichtbarkeit können Sie entscheiden, ob der Lieferant für die Ausgabenüberprüfung erforderlich sein soll.

Das Ausgabenfeld Steuersatz zeigt die Steuersätze an, die der Staat auf die Art der erworbenen Waren oder Dienstleistungen erhebt, z. B. die Mehrwertsteuer. In Payhawk können Sie für die Steuersätze Werte festlegen, um ihre Namen, Steuercodes und Sätze zu definieren. Abhängig von der von Ihnen definierten Sichtbarkeit können Sie entscheiden, ob ein Steuersatz für die Ausgabenüberprüfung erforderlich ist.

Das Ausgabenfeld Rabatt zeigt die Steuererleichterung an, die der Staat für bestimmte Waren oder Dienstleistungen gewährt, die vom Unternehmen erworben wurden. Dieses Feld wird manuell vom Finanzteam ausgefüllt.

Team wird als integriertes Ausgabenfeld sichtbar, wenn die Option Einstellungen > Teams > Organisation und Verwaltung von Teams aktiviert wurde. Daraufhin wird immer, wenn ein Mitarbeiter, der Teil eines Teams ist, eine Ausgabe erstellt, der Name seines Teams in dieser Ausgabe in der Ausgaben-App angezeigt.

Außerdem werden der Teamname und die externe ID für jede Ausgabe beim Export über die Export-App sichtbar. Teammanager und Payhawk-Buchhalter können für Ausgaben, die von Mitarbeitern eingereicht werden, die nicht zu einem Team gehören, weiterhin das Team auswählen, auf das sich diese Ausgabe bezieht.

Die benutzerdefinierten Ausgabenfelder erfordern zusätzliche Informationen für eine Ausgabe, die den speziellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens entsprechen, zum Beispiel Kostenstelle. Sie können diese Felder manuell im Abschnitt Einstellungen > Ausgabenfelder > Benutzerdefinierte Felder erstellen und konfigurieren.

Für alle benutzerdefinierten Felder können Sie Werte zur Definition ihrer Kennzeichnungen, externen IDs und Manager festlegen. Abhängig von der definierten Sichtbarkeit können Sie auch entscheiden, ob sie für die Einreichung und Überprüfung von Ausgaben erforderlich sein sollen, und Sie können das automatische Einfügen dieser Ausgabenfelddaten aktivieren und konfigurieren.

Payhawk verwendet auch benutzerdefinierte Ausgabenfelder, um Klassen und Tracking-Kategorien aus ERP-Systemen und Buchhaltungssoftware-Integrationen zuzuordnen.

Um die Anforderungen von Audits zu berücksichtigen, aktualisiert Payhawk die folgenden integrierten und benutzerdefinierten Ausgabenfelder nicht rückwirkend:

Hier ein Beispiel dafür, wie aktualisierte Werte für benutzerdefinierte Felder vom System behandelt werden: Nehmen Sie an, Sie haben ein benutzerdefiniertes Feld Projekt mit einem Wert MeinProjekt. Wenn Sie den Wert MeinProjekt in 10 Ausgaben verwenden, wird der Wert MeinProjekt in diesen Ausgaben gespeichert. Wenn Sie nun unter Einstellungen > Ausgabenfelder den Projekt-Wert von MeinProjekt zu MeinNEUESProjekt ändern, wird der neue Wert auf die zukünftigen Projekt-Ausgaben angewendet, aber nicht für die Ausgaben aktualisiert, die bereits den Wert MeinProjekt verwendet haben.