Payhawk bietet über den Rechnungsdatenservice 1.0 eine direkte Integration mit den DATEV Cloud Services und ermöglicht so einen mühelosen Ausgabenexport nach DUO (DATEV Unternehmen online).
Durch die Integration zwischen Payhawk und DUO haben Sie die volle Kontrolle über die Daten, die zwischen den beiden Systemen ausgetauscht werden.
Das folgende Diagramm zeigt alle Daten, die DUO und Payhawk teilen.
Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Artikeln:
Zahlungen nach DUO exportieren
Aus buchhalterischen Gründen exportiert Payhawk nur abgerechnete Transaktionen. Das heißt, wenn eine Zahlung zwar autorisiert, aber noch nicht abgerechnet wurde, exportiert Payhawk sie auch nicht nach DUO.
Sobald eine Transaktion abgerechnet ist, werden das Abrechnungsdatum und der Betrag automatisch als Kontoauszugszeile in das Payhawk-Bankkonto in DUO exportiert.
Weitere Informationen finden Sie im Artikel über das Exportieren von Ausgaben und Zahlungen nach DUO.
Einzahlungen nach DUO exportieren
Beim Export von Einzahlungen nach DUO erstellt Payhawk zwei Ledger-Importe mit entgegengesetzten Vorzeichen:
Transaktion mit positivem Vorzeichen (+)
[Soll] Kontonummer, die dem Buchhaltungskonto-Code entspricht.
[Haben] Geschäftspartnerkontonummer, die dem Buchhaltungscode für das Sammel-Lieferantenkonto entspricht.
Transaktion mit negativem Vorzeichen (-)
[Haben] Kontonummer, die dem Buchhaltungscode für das Geldtransitkonto entspricht.
[Soll] Geschäftspartnerkontonummer, die dem Buchhaltungscode für das Sammel-Lieferantenkonto entspricht.
In beiden Transaktionen ist die Geschäftspartnerkontonummer (Gegenkonto) der Buchhaltungscode für das Sammel-Lieferantenkonto, welchen Sie im DATEV-Verbindungsassistenten von Payhawk nicht eingerichtet haben. Damit eine Kontonummer in der Spalte Gegenkonto angezeigt wird, trennen Sie Ihre DATEV-Integration und verbinden sie danach erneut, und geben Sie einen Buchhaltungscode für das Sammel-Lieferantenkonto an.
Ausgaben nach DUO exportieren
Sobald eine Ausgabe mit der Option Als geprüft kennzeichnen als geprüft markiert wurde, exportiert Payhawk diese Ausgabe nach DUO.
Diese Konventionen gelten für die folgenden spezifischen Ausgaben:
Ausgabenbuchungen werden dem Sammel-Lieferantenkonto gutgeschrieben und belasten das Hauptbuchkonto, während Zahlungsbuchungen dem Payhawk-Bankkonto gutgeschrieben werden und das Sammel-Lieferantenkonto belasten.
Daher erscheinen in DUO Ausgabenbuchungen als positiver Betrag und Zahlungsbuchungen als negativer Betrag.
Das Ausgabendokument wird nur an die Ausgabenbuchung angehängt.
Die Ausgaben- und Zahlungsbuchungen werden auf Grundlage der Referenznummer des Ausgabendokuments zugeordnet.
Wenn unbezahlte Rechnungen als bezahlt markiert oder direkt über Payhawk bezahlt werden, werden sie automatisch als Bezahlte Rechnungen aktualisiert, wenn Payhawk sie erfolgreich einer Zahlung auf DUO zuordnen kann.
Weitere Informationen finden Sie im Artikel über das Exportieren von Ausgaben und Zahlungen nach DUO.
Rechnungen mit Zahlungen verknüpfen
Wenn eine Eingangsrechnung von Payhawk nach DUO exportiert wird und die Ausgabe über Payhawk bezahlt wurde, erstellt und exportiert Payhawk den Zahlungserfassungseintrag automatisch und verknüpft ihn über die Ausgabennummer und den Namen des Lieferanten mit der Ausgabe.
Nach DUO exportierte Ausgabentypen
Derzeit unterstützt Payhawk den Export der folgenden Ausgabentypen nach DUO:
Kartenausgaben
Banküberweisungen
Barmittel des Unternehmens
Erstattungsfähige Ausgaben
Tagespauschalen
Fahrtkostenerstattung
Die Karten- und Banküberweisungsausgaben werden anhand des Namens des Lieferanten aus der Rechnung exportiert. Wird die Ausgabe jedoch in Payhawk als erstattungsfähige Ausgabe hochgeladen (Erstattung, Tagespauschale, Fahrtkostenerstattung), versucht das System, den Namen des Mitarbeiters zu finden und sie anhand des Namens des Mitarbeiters, der sie in Payhawk eingereicht hat, zu exportieren.
Wenn Payhawk den Namen dieses Mitarbeiters nicht finden kann, versucht das System, die erstattungsfähige Ausgabe anhand des Namens des Lieferanten zu exportieren.
Fehlt auch hier der Name des Lieferanten, exportiert das System schließlich die erstattungsfähige Ausgabe anhand des standardmäßigen Geschäftspartnerkontos in DUO.
Nach DUO exportierte Datenfelder
Payhawk exportiert die folgenden Datenfelder nach DUO:
Kategorie – Verknüpft mit dem DUO-Kontenplan.
Dokumentennummer
Dokumentennummer-Präfix – Dieses optionale Feld ermöglicht es Ihnen, allen Ausgaben, die über Payhawk getätigt werden, ein Präfix zu geben und sie auf einfache Weise für den Export nach DUO zu visualisieren.
Dokumentendatum
Leistungszeitraum – Sobald der Administrator das Leistungszeitraum-Datum in Payhawk ändert, wird das Dokumentendatum der im ERP-System gebuchten Ausgabe überschrieben.
Fälligkeitsdatum – Für alle Bankausgaben exportiert Payhawk das Fälligkeitsdatum. Wenn kein Fälligkeitsdatum eingegeben wurde, wird das Datum der Ausgabe als Fälligkeitsdatum verwendet.
Notiz – Die Erläuterung des Karteninhabers für die Ausgabe wird im Feld Beschreibung der Ausgabe in DUO angezeigt.
Dokumentenabbildung
Betrag – Der Gesamtbetrag abzüglich des Steuersatzes für die Ausgabe.
Währung
MwSt.-Satz – Der von DUO bereitgestellte Steuersatz.
Tracking-Kategorien – Payhawk importiert DUO-Dimensionen und ermöglicht deren Verwendung als Ausgabenfelder.
Gebühren – Wenn für die Transaktion eine Gebühr anfällt, wird während der Verbindung mit dem ERP-System ein separater Zahlungserfassungseintrag auf dem entsprechenden Konto erstellt.