Alle Lieferantenfelder, die auf der Registerkarte Lieferanten > Details sichtbar sind, können bearbeitet werden.
Hinweise zur Bearbeitung von Lieferantendetails
Die Aktualisierung der Lieferanteninformationen kann sich auf das gesamte Ausgabenmanagement auswirken.
Sobald Sie die Allgemeine Lieferantendaten zur Verfügung stellen, werden diese für alle Ausgaben, die mit dem jeweiligen Lieferanten verbunden sind, wiederverwendet.
Das Feld Hinweis ist zwar optional, seine Informationen werden jedoch im Prüfprotokoll angezeigt, wenn die Historie der Lieferantenbearbeitungen eingesehen wird.
Die Daten für einen Lieferanten können sich im Laufe der Zeit ändern. Um die buchhalterische Genauigkeit für zurückliegende Zeiträume zu erhalten, werden der Name des Lieferanten und die Steuernummer für jede Ausgabe gespeichert. Diese Daten werden für eine bereits überprüfte Ausgabe nicht mehr aktualisiert, auch wenn die Lieferantendaten später aktualisiert wurden.
Bearbeiten der allgemeinen Lieferantendaten
So bearbeiten Sie den Namen, die Steuernummer und das Land für einen Lieferanten:
Melden Sie sich beim Payhawk-Webportal an.
Gehen Sie zu Dashboard > Lieferanten.
Wählen Sie den gewünschten Lieferanten aus, indem Sie auf ihn klicken.
Klicken Sie auf der Registerkarte Details auf die Schaltfläche Bearbeiten neben dem Feld Allgemein.
Aktualisieren Sie die gewünschten Informationen. Fügen Sie optional eine Notiz zu den vorgenommenen Änderungen hinzu.
Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu bestätigen.
Bearbeiten der Zahlungsdaten des Lieferanten
So bearbeiten Sie die Währung, den Kontoinhaber, die IBAN, den BIC- oder SWIFT-Code und anderer Zahlungsangaben eines Lieferanten:
Gehen Sie zu Dashboard > Lieferanten.
Wählen Sie den gewünschten Lieferanten aus, indem Sie auf ihn klicken.
Klicken Sie auf der Registerkarte Details auf die Schaltfläche Bearbeiten neben dem Feld Zahlung.
Aktualisieren Sie die gewünschten Informationen. Fügen Sie optional eine Notiz zu den vorgenommenen Änderungen hinzu.
Beachten Sie, dass bei einer Aktualisierung der Währung verschiedene entsprechende Zahlungsfelder geladen werden, die für diese Währung erforderlich sind:
Für GBP müssen Sie eine Kontonummer und eine Bankleitzahl angeben.
Für EUR müssen Sie eine IBAN und einen BIC- oder SWIFT-Code angeben.
Für USD müssen Sie eine Kontonummer, eine Routingnummer und eine Kontoart (Girokonto, Hauptbuch usw.) angeben.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu bestätigen.
Bearbeiten der Kontaktinformationen des Lieferanten
So bearbeiten Sie die Kontaktperson, die E-Mail und die Telefonnummer für einen Lieferanten:
Gehen Sie zu Dashboard > Lieferanten.
Wählen Sie den gewünschten Lieferanten aus, indem Sie auf ihn klicken.
Klicken Sie auf der Registerkarte Details auf die Schaltfläche Bearbeiten neben dem Feld Kontakt.
Aktualisieren Sie die gewünschten Informationen. Fügen Sie optional eine Notiz zu den vorgenommenen Änderungen hinzu.
Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu bestätigen.
Bearbeiten der zusätzlichen Lieferantenfelder
Die Lieferantenfelder unter Zusätzliche sind anpassbar. Sie sind abhängig von den zusätzlichen Lieferantenfeldern, die für Ihr Unternehmen im Menü Einstellungen > Lieferantenfelder definiert wurden.
So bearbeiten Sie die vordefinierten zusätzlichen Lieferantenfelder:
Gehen Sie zu Dashboard > Lieferanten.
Wählen Sie den gewünschten Lieferanten aus, indem Sie auf ihn klicken.
Klicken Sie auf der Registerkarte Details auf die Schaltfläche Bearbeiten neben dem Feld Zusätzlich.
Aktualisieren Sie die gewünschten Informationen. Fügen Sie optional eine Notiz zu den vorgenommenen Änderungen hinzu.
Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu bestätigen.
Anzeige der Historie der Bearbeitungen von Lieferantendetails
Alle Änderungen, die an den Feldern Allgemein, Kontakt, Zahlung und Zusätzlich vorgenommen werden, werden gespeichert und können eingesehen werden. Zusätzlich enthält das Protokoll die Person, die die Änderungen vorgenommen hat, den Zeitstempel und auch den Grund für die Änderung, wenn der Bearbeiter eine Notiz hinterlassen hat.
So zeigen Sie das Historienprüfungsprotokoll für die Lieferantendetails an:
Gehen Sie zu Dashboard > Lieferanten.
Wählen Sie den gewünschten Lieferanten aus, indem Sie auf ihn klicken.
Klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten und wählen Sie die Option Verlauf anzeigen, um das Audit-Protokoll anzuzeigen.
Anwendung aktualisierter Zahlungsdetails von Lieferanten auf zugehörige Ausgaben
Sie können alle Ausgaben, die mit einem Lieferanten verbunden sind, anzeigen und wählen, ob die aktualisierten Zahlungsdetails auf die unbezahlten Ausgaben, die mit diesem Lieferanten verbunden sind, angewendet werden sollen:
Gehen Sie zu Dashboard > Lieferanten.
Wählen Sie den gewünschten Lieferanten aus, indem Sie auf ihn klicken.
Klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten und wählen Sie die Option Ausgaben anzeigen. Daraufhin werden Sie zur App Ausgaben weitergeleitet.
Wenn die Bankverbindung eines Lieferanten aktualisiert wurde, werden Sie bei der Anzeige einer noch nicht bezahlten Überweisungsausgabe durch eine Meldung darüber informiert, dass die Zahlungsdaten des Lieferanten aktualisiert wurden. Klicken Sie auf die Seite Änderungen überprüfen.
Wählen Sie in dem sich öffnenden Dialogfeld die Änderungen aus, die Sie auf die Ausgabe anwenden möchten, indem Sie die entsprechende Option markieren. Klicken Sie auf Bestätigen Sie.
