Neben dem manuellen Import von Lieferanten in Payhawk oder der automatischen Befüllung durch den Abgleich der Lieferantendaten mit dem ERP-System können Sie einen Lieferanten auch über die App Lieferanten anlegen, in der Lieferantendatenbank suchen, ihn archivieren, wenn er nicht mehr benötigt wird, und ihn wiederherstellen, wenn Ihr Unternehmen ihn wieder benötigt.
Erstellen neuer Lieferanten
So erstellen Sie einen neuen Lieferanten in Payhawk:
Melden Sie sich beim Payhawk-Webportal an.
Gehen Sie zu Dashboard > Lieferanten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neu.
Geben Sie in dem sich öffnenden Dialog die verfügbaren Daten ein und klicken Sie auf Speichern. Daraufhin wird Ihr Lieferant unter der Registerkarte Lieferanten > Aktiv aufgeführt.
Um einen neuen Eintrag zu erstellen, müssen Sie nur den Lieferantennamen eingeben. Die anderen Lieferantendetails können zu einem späteren Zeitpunkt hinzugefügt werden.
Hinzufügen neuer Lieferanten beim Hochladen von Ausgaben
Das OCR-Tool (Optical Character Recognition) von Payhawk erkennt automatisch den Namen des Lieferanten, wenn ein Mitarbeiter eine Ausgabe hochlädt. Wenn ein Payhawk-Buchhalter oder -Administrator die Ausgabe öffnet, fordert das System ihn auf, diesen Lieferanten zum Konto hinzuzufügen, wenn es sich um einen neuen Lieferanten handelt.
Wenn das Ausgabenfeld Lieferanten auf Buchhalter und Administratoren gesetzt wurde, wird das Feld Lieferanten aus den Ausgaben entfernt und die Mitarbeiter können keine Lieferanteninformationen sehen oder eingeben.
So fügen Sie einen neuen Lieferanten über die App Ausgaben in Payhawk hinzu:
Klicken Sie auf den Link Lieferant zu Ihrem Konto hinzufügen.
In dem sich öffnenden Dialogfeld zeigt Payhawk die automatisch extrahierten Informationen über die Ausgabe an, sodass einige der Lieferantenfelder bereits ausgefüllt sind.
Füllen Sie alle erforderlichen Angaben aus. Klicken Sie auf Speichern.
Archivieren von Lieferanten
Wenn ein falscher Lieferant in die Liste der aktiven Lieferanten aufgenommen wurde, ein bestehender Lieferant veraltet ist oder die Lieferantendaten ungenau sind und Sie ihn lieber nicht mehr verwenden möchten, anstatt ihn zu löschen, können Sie den Lieferanten unter der Registerkarte Lieferanten > Archiviert verschieben.
So archivieren Sie einen Lieferanten:
Gehen Sie auf die Registerkarte Dashboard > Lieferanten > Aktiv.
Wählen Sie den gewünschten Lieferanten aus, indem Sie auf ihn klicken.
Klicken Sie auf sein Drei-Punkte-Menü und wählen Sie die Option Archivieren. Daraufhin wird der Lieferant unter die Registerkarte Archiviert verschoben.
Wiederherstellung archivierter Lieferanten
Sie können einen Lieferanten immer noch als aktiv wiederherstellen, sodass Sie seine Details und Ausgabenkategorisierung bearbeiten können:
Rufen Sie die Registerkarte Dashboard > Lieferanten > Archiviert auf.
Wählen Sie den gewünschten Lieferanten aus, indem Sie auf ihn klicken.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Wiederherstellen.
Klicken Sie in dem sich öffnenden Dialogfeld auf Bestätigen , um Ihre Änderungen zu bestätigen. Damit ist der Lieferant von der Registerkarte Lieferanten > Archiviert auf die Registerkarte Aktiv verschoben worden.
Auf der Suche nach Lieferanten
Wenn Ihre Lieferantenliste zu umfangreich wird und Sie sie schnell eingrenzen müssen, um einen bestimmten Lieferanten zu finden, können Sie die Suchoption nutzen und das gewünschte Unternehmen herausfiltern.
Für die Suche nach einem Lieferanten sowohl in den Listen Lieferanten > Aktive und Archiviert:
Melden Sie sich beim Payhawk-Webportal an.
Gehen Sie zu Dashboard > Lieferanten.
Klicken Sie auf die Suchleiste (Lupe) und geben Sie einen Teil oder den ganzen Lieferantennamen ein. Daraufhin zeigt das System eine Liste mit verwandten Ergebnissen an, sofern vorhanden.
Um die Suchoption zu verlassen und zum Hauptbildschirm Lieferanten zurückzukehren, klicken Sie auf das Symbol x in der Suchleiste.
