Wenn das Unternehmen expandiert und viele neue Mitarbeiter eingestellt werden, kann es schwierig werden, die Mitarbeiterdaten zu verwalten. Payhawk bietet Ihnen eine Option, mit der Sie Ihre Mitarbeiterdatensätze schnell durchsuchen, ihre Payhawk-Rolle, ihr Team, ihre E-Mail-Adressen und Erstattungsdetails aktualisieren können und vieles mehr.
Aktualisieren der Kontodaten eines Mitarbeiters
So aktualisieren Sie die Payhawk-Rolle oder die externe ID eines Mitarbeiters:
Melden Sie sich beim Payhawk-Webportal an.
Gehen Sie auf die Registerkarte Dashboard > Mitarbeiter > Aktiv.
Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus, indem Sie auf seinen Namen klicken.
Um die Payhawk-Rolle des Mitarbeiters zu aktualisieren, wählen Sie im Abschnitt Profil > Konto die gewünschte Rolle aus dem Dropdown-Menü Rolle.
Um die externe ID des Mitarbeiters zu aktualisieren, geben Sie im Abschnitt Profil > Konto die gewünschte ID in das Feld Externe ID ein.
Hinzufügen und Löschen von Teams für Mitarbeiter
Sie können Teams für aktive Payhawk-Benutzer hinzufügen und entfernen:
Gehen Sie auf die Registerkarte Dashboard > Mitarbeiter > Aktiv.
Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus, indem Sie auf seinen Namen klicken.
Unter Teams klicken Sie auf bearbeiten.
Wählen Sie in dem sich öffnenden Dialogfeld aus dem Dropdown-Menü das Team aus, dem Sie den Mitarbeiter hinzufügen möchten.
Alternativ können Sie ein Team, in dem der Mitarbeiter Mitglied ist, löschen, indem Sie den Mauszeiger über das gewünschte Team bewegen und auf X klicken.
Von hier aus können Sie den Teams nur Mitarbeiter als Teammitglieder zuweisen. Wie Sie Mitarbeiter als Teammanager zu Teams hinzufügen können, erfahren Sie im Artikel über die Zuweisung von Teammanagern zu Ihrem Team.
Aktualisieren der Erstattungsdaten eines Mitarbeiters
Sie können auch die Erstattungsdaten von Mitarbeitern aktualisieren, die aktive Payhawk-Nutzer sind, d. h. sich bei Payhawk registriert haben.
Die E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters aktualisieren
Bei der Registrierung in Payhawk gibt jeder Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse an, über die er im System identifiziert wird und Benachrichtigungen über die Ausstellung neuer Karten, erstattete Ausgaben usw. erhält.
Als Administratoren können Sie nun die verfügbaren Einstellungen verwenden und die E-Mail-Adresse von Mitarbeitern bei Bedarf manuell ändern.
So aktualisieren Sie die E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters:
Melden Sie sich im Payhawk-Webportal an.
Gehen Sie auf Mitarbeiter.
Klicken Sie auf den Mitarbeiter, dessen E-Mail-Adresse Sie ändern möchten.
Klicken Sie im sich öffnenden Dialogfeld auf das Menüsymbol mit den drei Punkten und wählen Sie die Option Ändern Sie die E-Mail.
Geben Sie im Dialogfeld Ändern Sie die E-Mail die neue E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein.
Klicken Sie auf Speichern.
Aktivieren und Deaktivieren von Abwesenheiten für Mitarbeiter
Wenn ein Mitarbeiter im Urlaub oder krank ist, können Sie den Abwesenheitsmodus in seinem Namen aktivieren und seine Aufgaben an den entsprechenden Teamkollegen delegieren:
Gehen Sie zu Dashboard > Mitarbeiter > Mitarbeiter.
Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiterdatensatz aus, indem Sie ihn anklicken.
Gehen Sie auf die Registerkarte Abwesenheit und schalten Sie die Umschalttaste ein.
In dem Dialog, der geladen wird:
Wählen Sie das Anfangs- und Enddatum der Abwesenheit.
Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü den Teamkollegen aus, der die für den Mitarbeiter bestimmten Anfragen während des festgelegten Zeitraums erhalten soll.
Wenn Sie versehentlich den falschen Mitarbeiter ausgewählt haben, bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen und klicken Sie auf die Schaltfläche X.
Beachten Sie, dass Anfragen, die zum Zeitpunkt des Beginns der Abwesenheit noch nicht genehmigt sind, erneut an die Personen gesendet werden, denen Sie die Arbeitsaufgaben übertragen haben.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Um den Abwesenheitsmodus für einen Mitarbeiter zu deaktivieren, schalten Sie die Umschalttaste auf der Registerkarte Abwesenheit aus.
Suchen nach Mitarbeitern
Sie können nach Mitarbeitern anhand ihres Vor- oder Nachnamens (wenn sie aktiv sind oder wenn ihr Name bei der Einladung hinzugefügt wurde), nach E-Mail und nach Rolle suchen.
Zur Suche innerhalb der Liste der Mitarbeiter:
Melden Sie sich beim Payhawk-Webportal an.
Gehen Sie zu Dashboard > Mitarbeiter > Mitarbeiter.
Klicken Sie auf die Suchleiste (Lupe) und geben Sie einen Suchbegriff ein. Daraufhin zeigt das System eine Liste mit verwandten Ergebnissen an, sofern vorhanden.
