Wenn neue Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen anfangen zu arbeiten, müssen Sie sie zu Ihrer Teamstruktur in Payhawk einladen. Oder wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, müssen Sie sie entfernen.
Um einen Mitarbeiter zu mehreren Entitäten einzuladen, können Sie entweder die Payhawk Multi-Entity-Fähigkeiten verwenden oder den Benutzer separat zu jeder Entität hinzufügen.
Mitarbeiter einladen
So laden Sie Mitarbeiter in Ihre Organisation in Payhawk ein:
Gehen Sie in der Payhawk-Webplattform auf die Registerkarte Mitarbeiter > Mitarbeiter.
Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neuen hinzufügen.
In dem sich öffnenden Dialog können Sie Mitarbeiter per E-Mail oder per SMS an ihre Handynummer einladen.
Um eine E-Mail-Einladung zu versenden, geben Sie die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein, wählen die Payhawk-Rolle aus, die Sie ihm zuweisen möchten, und klicken auf Einladen. Daraufhin erhält der Mitarbeiter eine E-Mail mit einem Registrierungslink.
Um eine SMS-Einladung zu versenden, geben Sie die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein und schalten Sie die Schaltfläche Mit SMS einladen um. Geben Sie den Namen und die Handynummer des Mitarbeiters ein, wählen Sie die Rolle Payhawk, und klicken Sie auf Einladen. Daraufhin erhält der Mitarbeiter eine SMS mit einem Registrierungslink.
Der Status der ausstehenden Einladungen eines Mitarbeiters ändert sich und der Mitarbeiter wechselt auf die Registerkarte Mitarbeiter > Aktiv, sobald er sich bei Payhawk registriert.
Löschen von Mitarbeitern
Sie können sowohl aktive Payhawk-Benutzer als auch Mitarbeiter mit ausstehenden Einladungen aus Payhawk entfernen.
So löschen Sie einen Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal auf die Registerkarte Mitarbeiter > Mitarbeiter.
Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus, indem Sie auf den Datensatz klicken.
Klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten und wählen Sie die Option Mitarbeiter entfernen.
Bestätigen Sie in dem sich öffnenden Dialog Ihre Wahl und klicken Sie auf Entfernen.
Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeiter über mehrere Entitäten hinweg verwaltet, können Sie auch Mitarbeiter auf Gruppenebene entfernen, indem Sie einem ähnlichen Prozess folgen.
Hinweise zur Entfernung von Mitarbeitern
Bevor Sie einen Mitarbeiter entfernen:
Stellen Sie sicher, dass alle nicht eingereichten Ausgaben eingereicht werden, da sie verloren gehen, sobald der Mitarbeiter aus dem System entfernt wird.
Stellen Sie sicher, dass alle erstattungsfähigen oder sonstigen unbezahlten Ausgaben vollständig bearbeitet werden, da diese nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters nicht mehr abgeschlossen werden können.
Unbezahlte Ausgaben werden weiterhin im System angezeigt, es können jedoch keine weiteren Aktionen durchgeführt werden.
Wenn Sie einen Mitarbeiter aus Payhawk entfernen:
Alle historischen Daten, einschließlich eingereichter Ausgaben, Transaktionen, Berichte und Aktivitätsprotokolle, bleiben für finanzielle und Compliance-Zwecke zugänglich.
Der Mitarbeiter wird nicht mehr in der Liste der aktiven Mitarbeiter erscheinen.
Die historischen Daten der entfernten Mitarbeiter werden weiterhin in der Ansicht Alle der entsprechenden Abschnitte (z. B. Karten, Ausgaben) angezeigt und können weiterhin in Exporte und Berichte aufgenommen werden.