Abhängig von den vordefinierten Genehmigungsprozesse Ihres Unternehmens erhalten Sie möglicherweise das Recht, von Ihren Teammitgliedern eingereichte Beschaffungsanfragen zu genehmigen.
Wenn eine Beschaffungsanfrage eingereicht wird, erhalten Sie dann automatisch eine Benachrichtigung über Ihren Payhawk-Posteingang. Wenn bereits ein Dokument im Zusammenhang mit der Beschaffungsanfrage, z. B. ein Vertragsentwurf, ein Angebot oder eine E-Mail des Lieferanten, hochgeladen wurde, können Sie auch dieses in der Anfrage sehen.
Auf Genehmigungsanfragen für Beschaffungsanfragen zugreifen
Um direkt von Ihrem Handy oder Computer aus auf eine Beschaffungsanfrage zuzugreifen, öffnen Sie die Benachrichtigung, die Sie erhalten haben.
Alternativ können Sie entweder die mobile Payhawk-App öffnen oder sich über Ihren Browser beim Payhawk-Webportal anmelden, um über Ihren Posteingang auf die Anfrage zuzugreifen.
Beschaffungsanfragen über Mobilgeräte genehmigen
So genehmigen Sie eine Beschaffungsanfrage über die mobile Payhawk-App:
Öffnen Sie die mobile Payhawk-App.
Klicken Sie auf Posteingang.
Wählen Sie unter Ausstehend die gewünschte Beschaffungsanfrage aus, indem Sie darauf klicken.
Klicken Sie auf Genehmigen.
Beschaffungsanfragen über Mobilgeräte ablehnen
So lehnen Sie eine Beschaffungsanfrage über die mobile Payhawk-App ab:
Öffnen Sie die mobile Payhawk-App.
Gehen Sie zum Posteingang.
Wählen Sie die gewünschte Beschaffungsanfrage aus, indem Sie darauf klicken.
Klicken Sie auf Ablehnen. Daraufhin wird der Bildschirm Diese Anfrage ablehnen geöffnet. Jetzt müssen Sie auswählen, ob Sie die Beschaffungsanfrage zurücksenden möchten, damit der Antragsteller sie aktualisieren kann, oder ob Sie die Beschaffungsanfrage ablehnen und löschen möchten.
So senden Sie die Beschaffungsanfrage zurück, damit der Mitarbeiter sie aktualisieren und erneut einreichen kann:
Klicken Sie auf die Option An Mitarbeiter zurückschicken.
Geben Sie unter Notiz den Grund für die Ablehnung sowie die zusätzlichen Details an, die der Mitarbeiter angeben muss.
Klicken Sie zur Bestätigung auf die Schaltfläche Zurück.
So lehnen Sie die Beschaffungsanfrage ab und löschen sie:
Wählen Sie die Option Ablehnen und löschen aus.
Geben Sie im sich öffnenden Dialog unter Notiz den Grund für die Ablehnung ein.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Ablehnen, um die Bestellung abzulehnen und zu löschen.
Beschaffungsanfragen über das Web genehmigen
So genehmigen Sie eine Beschaffungsanfrage über das Payhawk-Webportal:
Melden Sie sich im Payhawk-Webportal an.
Gehen Sie zum Posteingang.
Wählen Sie die gewünschte Beschaffungsanfrage aus, indem Sie darauf klicken.
Klicken Sie auf Genehmigen.
Beschaffungsanfragen über das Web ablehnen
So lehnen Sie eine Beschaffungsanfrage über das Payhawk-Webportal ab:
Melden Sie sich im Payhawk-Webportal an.
Gehen Sie zum Posteingang.
Wählen Sie die gewünschte Beschaffungsanfrage aus, indem Sie darauf klicken.
Klicken Sie auf Ablehnen. Daraufhin wird der Bildschirm Diese Anfrage ablehnen geöffnet. Jetzt müssen Sie auswählen, ob Sie die Beschaffungsanfrage zurücksenden möchten, damit der Antragsteller sie aktualisieren kann, oder ob Sie die Beschaffungsanfrage ablehnen und löschen möchten.
So senden Sie die Beschaffungsanfrage zurück, damit der Mitarbeiter sie aktualisieren und erneut einreichen kann:
Klicken Sie auf die Option An Mitarbeiter zurückschicken.
Geben Sie unter Anmerkung den Grund für die Ablehnung sowie die zusätzlichen Details an, die der Mitarbeiter angeben muss.
Klicken Sie zur Bestätigung auf die Schaltfläche Zurück.
So lehnen Sie die Beschaffungsanfrage ab und löschen sie:
Wählen Sie die Option Ablehnen aus.
Geben Sie unter Anmerkung den Grund für Ihre Entscheidung ein.
Klicken Sie zur Bestätigung auf die Schaltfläche Ablehnen.
