Bestellungen sind ein grundlegender Bestandteil des durchgängigen Kreditorenbuchhaltungsprozesses innerhalb eines Unternehmens und helfen Unternehmen dabei, die Verwaltung ihrer Ressourcen und Beziehungen zu Lieferanten transparent zu gestalten.
Besonderheiten
Alle befugten Mitarbeiter und Rollen (Mitarbeiter mit Zugriff auf den Kauf) können:
Kaufdokumente anhängen
Rechnung für Käufe hochladen und mit ihnen verknüpfen
Kommentare zu Käufen hinzufügen
Kaufaktivität anzeigen
Die entsprechenden Ausgaben zur Genehmigung einreichen
Payhawk-Administratoren verwalten die Kaufnummerierungs-Konventionen, Abweichungsregeln, Genehmigungs-Workflows und Quittungsanforderungen für die Ausgabenkategorien.
Lebenszyklus von Käufen
Jeder Kauf in Payhawk durchläuft mehrere Phasen, die von befugten Mitarbeitern oder Rollen in Ihrem Unternehmen bearbeitet werden. Diese Phasen werden in den durch den Payhawk-Administrator Ihres Unternehmens konfigurierten Workflows bestimmt – z. B. so, dass der Schritt der Prüfung oder Genehmigung übersprungen wird.
In der folgenden Tabelle sind die Kaufphasen und ihre entsprechenden Registerkarten in der Käufe-App zusammengefasst. Außerdem sind dort die in jeder Phase verfügbaren Aktionen und die zu ihrer Durchführung befugten Rollen angegeben.
Status (Schritt und Registerkarte) | Aktionen, Rollen und Verantwortlichkeiten |
Einreichen | Auf dieser Registerkarte sind Käufe enthalten, die noch nicht eingereicht wurden oder an den Mitarbeiter zurückgesendet wurden. Von hier aus können Antragsteller sowie befugte Mitarbeiter und Rollen Folgendes tun:
Nach dem Einreichen wird der Kauf automatisch:
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Prüfen | Auf dieser Registerkarte sind Käufe enthalten, die eingereicht, aber noch nicht geprüft sind, oder zur Prüfung zurückgesendet wurden.
Von hier aus können Prüfer und befugte Mitarbeiter und Rollen:
Nach der Prüfung wird der Kauf automatisch:
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Genehmigen | Auf dieser Registerkarte sind Käufe enthalten, die geprüft, aber noch nicht genehmigt wurden. Von hier aus können Genehmiger und befugte Mitarbeiter und Rollen:
Nach der Genehmigung wird der Kauf automatisch:
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Empfangen | Auf dieser Registerkarte sind Käufe enthalten, die genehmigt, aber erst teilweise eingegangen sind.
Von hier aus können befugte Mitarbeiter und Rollen:
Nachdem der Empfangen-Status aller Kaufartikel auf N/V, Vollständig oder Unstimmigkeit gesetzt wurde, wird der Kauf automatisch auf die Registerkarte Rechnung verschoben.
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Rechnung | Auf dieser Registerkarte sind Käufe enthalten, deren Artikel vollständig eingegangen sind (also den Erhalten-Status N/V, Vollständig oder Unstimmigkeit haben), die aber noch nicht in Rechnung gestellt wurden.
Von hier aus können befugte Mitarbeiter und Rollen die gleichen Aktionen ausführen, die auch im Schritt Empfangen zur Verfügung stehen.
Nachdem der Rechnungsstatus aller Kaufartikel auf Vollständig oder Unstimmigkeit gesetzt wurde, wird der Kauf automatisch wie folgt bearbeitet:
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Bezahlen | Diese Registerkarte enthält Käufe, deren Artikel vollständig erhalten wurden (d. h. mit dem Status N/A, Vollständig oder Abweichung erhalten) und fakturiert sind (d. h. mit dem Status Vollständig oder Abweichung fakturiert), aber eine oder mehrere zugehörige Rechnungen noch nicht bezahlt wurden.
Von hier aus können autorisierte Mitarbeiter und Rollen die gleichen Aktionen ausführen, die auch im Rechnungsstellungsschritt verfügbar sind.
Sobald der Rechnungsstatus aller Kaufartikel Vollständig oder Abweichung erreicht hat, wird der Kauf automatisch:
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Schließen | Auf dieser Registerkarte sind Käufe enthalten, für die Artikel eingegangen sind und in Rechnung gestellt wurden (also den Rechnungsstatus Vollständig oder Unstimmigkeit haben), wobei der Kauf aber noch nicht geschlossen ist.
Von hier aus können befugte Mitarbeiter und Rollen die gleichen Aktionen ausführen, die auch im Schritt Empfangen und Rechnung zur Verfügung stehen. Nachdem der Kauf manuell geschlossen wurde, wird er automatisch auf die Registerkarte Alle verschoben. |
Alle | Diese Registerkarte enthält alle Käufe, unabhängig von ihren oben genannten Status. |
Käufen vor der Zahlung mit Quittungen und Rechnungen abgleichen
Für Warenkäufe ist ein Liefernachweis in Form eines Wareneingangsscheins (GRN) oder Empfangsscheins erforderlich. Der Lieferant sendet dann eine Rechnung an den Käufer und fordert ihn zur Zahlung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen auf. Die Rechnung wird automatisch mit dem Kauf verknüpft, indem die Kaufreferenz über die optische Zeichenerkennung (OCR) von Payhawk aus der Rechnung extrahiert wird. Falls die Rechnung keine Kaufreferenz enthält, können Sie diese manuell hinzufügen, indem Sie das Drop-down-Menü Bestellnummer anklicken und die Referenz auswählen.
Daraufhin wird von Payhawk automatisch ein 3-Wege-Abgleich durchgeführt. Dies bedeutet, dass das System die Menge von Kauf und Empfangsschein und dann den Nettobetrag des Kaufs und der Lieferantenrechnung abgleicht, bevor die Zahlung durchgeführt wird.
Käufe, für die kein Empfangsschein/Wareneingangsschein (GRN) erforderlich ist, lösen einen 2-Wege-Abgleich aus. Das Payhawk-System prüft automatisch den Nettobetrag des Kaufs und der Lieferantenrechnung.
Abhängig von den internen Richtlinien Ihres Unternehmens benötigt die Organisation möglicherweise Empfangsscheine sowohl für Käufe von Waren als auch Dienstleistungen.