Bestellungen sind ein grundlegender Bestandteil des durchgängigen Kreditorenbuchhaltungsprozesses innerhalb eines Unternehmens und helfen Unternehmen dabei, die Verwaltung ihrer Ressourcen und Beziehungen zu Lieferanten transparent zu gestalten.
Rollen und Verantwortlichkeiten
Im Payhawk-System werden Mitarbeiter, die Beschaffungsanfragen erstellen können, als Antragsteller bezeichnet. Antragsteller können auch Beschaffungsanfragen löschen, die noch nicht zur Genehmigung verschickt wurden, Beschaffungsanfragen zur Genehmigung einreichen und Empfangsscheine zu POs hochladen.
Alle Mitarbeiter können Rechnungen hochladen und mit POs verknüpfen und Ausgaben zur Genehmigung einreichen.
Das Festlegen der Nummerierungskonvention, Unstimmigkeitenregeln, Beschaffungsanfrageegenehmigungen, Genehmigungsworkflows für Zahlungen und Ausgabenkategorien, die Empfangsscheine erfordern, wird von den Payhawk-Administratoren übernommen.
Lebenszyklus von Ausgaben
Die folgende Tabelle enthält eine Zusammenfassung der Registerkarten, unter denen ein Kauf je nach seinem Status positioniert wird, und zwar auf Grundlage der Genehmigungsworkflows in Ihrem Unternehmen.
Registerkarte | Details |
Entwurf | Die Registerkarte Einkäufe > Entwurf enthält Einkäufe, die erstellt, aber noch nicht eingereicht wurden.
Von hier aus können Antragsteller und autorisierte Personen und Rollen Folgendes tun:
Nach dem Einreichen wird der Einkauf automatisch:
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Ausstehende Genehmigung | Die Registerkarte Einkäufe > Ausstehende Genehmigung zeigt alle Einkäufe an, für die in Workflows die Option Genehmigen festgelegt wurde und die zur Genehmigung ausstehen. Genehmiger können diese direkt in der App Einkäufe genehmigen.
Antragssteller können:
Bis auf die Möglichkeit, den Einkauf zu bearbeiten, verfügen autorisierte Personen und Rollen über die gleichen Optionen wie die Antragsteller. Sie können den Einkauf auch an den Mitarbeiter zurückgeben.
Wenn ein Einkauf genehmigt wird, wird er automatisch in die Registerkarte Offen verschoben. Wird er zurückgegeben, wird er in die Registerkarte Zurückgegeben verschoben. |
Zurückgegeben | Die Registerkarte Einkäufe > Zurückgegeben enthält alle Einkäufe, die zurückgegeben wurden.
Von hier aus können Antragsteller und autorisierte Personen und Rollen Folgendes tun: Nachdem die Rückgabe eingereicht wurde, wird sie automatisch in die Registerkarte Zur Genehmigung ausstehend verschoben. |
Offen | Die Registerkarte Einkäufe > Offen enthält alle aktiven Einkäufe, die für die Lieferung ausstehen.
Von hier aus können Antragssteller:
Bis auf die Möglichkeit, den Einkauf zu bearbeiten, verfügen autorisierte Personen und Rollen über die gleichen Optionen wie die Antragsteller. Sie können den Einkauf auch an den Mitarbeiter zurückgeben. |
Alle | Die Registerkarte Einkäufe > Alle enthält alle Einkäufe, unabhängig von ihren oben erwähnten Status. |
Bestellungen vor der Zahlung mit Empfangsscheinen und Rechnungen abgleichen
Für POs für Waren ist ein Liefernachweis in Form eines Wareneingangsscheins (Goods Received Note, GRN) oder Empfangsscheins erforderlich. Der Lieferant sendet dann eine Rechnung an den Käufer und fordert ihn zur Zahlung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen auf. Die Rechnung wird automatisch mit der Bestellung verknüpft, indem die PO-Nummer über die optische Zeichenerkennung (OCR) von Payhawk aus der Rechnung extrahiert wird.
Infolgedessen führt Payhawk automatisch einen 3-Wege-Abgleich durch, d. h. das System überprüft die Mengenangaben der Bestellung und des Empfangsscheins und dann den Nettobetrag auf der Bestellung und der Rechnung des Lieferanten auf Unstimmigkeiten, bevor die Zahlung ausgeführt wird.
POs, für die kein GRN erforderlich ist, lösen einen 2-Wege-Abgleich aus. Das Payhawk-System prüft automatisch den Nettobetrag auf der Bestellung und der Lieferantenrechnung.
Abhängig von den internen Richtlinien Ihres Unternehmens benötigt die Organisation möglicherweise Empfangsscheine sowohl für POs für Waren als auch für POs für Dienstleistungen.