Sie können flexible benutzerdefinierte Workflows für Ihr Unternehmen erstellen, indem Sie eine bestimmte Genehmigerrolle definieren oder einen bestimmten Mitarbeiter als Genehmiger für Ihren Workflow zuweisen. Außerdem können Sie spezifische Bedingungen festlegen, damit der Workflow ausgeführt wird, wenn diese Bedingungen erfüllt sind.
So können Sie Workflows für bestimmte Fälle erstellen, die eine bestimmte Kombination von Genehmigern, Beträgen, benutzerdefinierten Feldern und Teams erfordern.
Betragsbasierte Workflow-Bedingungen
Sie können für den Genehmigungsschritt jeder Anfrage betragsbasierte Bedingungen verwenden und Schwellenwerte festlegen. Diese Schwellenwerte können von unterschiedlichen Mitarbeitern oder Rollen in Ihrem Unternehmen einzeln, nacheinander oder parallel genehmigt werden.
Bislang konnten Sie in Payhawk die folgenden betragsbasierten Genehmigungs-Workflows einstellen:
Die bisher bekannten einstufigen, mehrstufigen sequentiellen und mehrstufigen nicht-sequentiellen betragsbasierten Workflows wurden ausgebaut und erweitert, um komplexere Szenarien abzudecken.
Einstufige Genehmigung
Sie können Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Anträge auf Ausgaben nur bei der Person einzureichen, die als Genehmigender für diesen Betrag definiert wurde (früher bekannt als einstufige Genehmigung).
Nehmen wir an, Sie konfigurieren die folgenden Einstellungen in Payhawk:
Beträge unter oder gleich EUR 200 müssen von einem Teammanager genehmigt werden.
Beträge über 200 EUR und unter oder gleich 500 EUR müssen vom Budgetverantwortlichen für den Bereich Entwicklung genehmigt werden.
Beträge über 500 EUR müssen von einem beliebigen Payhawk-Administrator im Unternehmen genehmigt werden.
Dann passiert Folgendes, wenn ein Mitarbeiter einen Fahrtkostenerstattungs-Ausgabenantrag einreicht für:
EUR 150 – der Betrag muss nur vom Teammanager genehmigt werden.
450 EUR – der Betrag muss nur vom Budgetverantwortlichen für den Bereich Entwicklung genehmigt werden.
EUR 550 – der Betrag muss nur von einem Payhawk Administrator genehmigt werden.
Mehrstufige sequenzielle Genehmigungen
Sie können alle relevanten Genehmiger dazu auffordern, Ausgaben für jeden Schwellenwert nacheinander zu genehmigen.
Nehmen wir an, Sie konfigurieren die folgenden Einstellungen in Payhawk:
Der Teammanager muss alle Beträge genehmigen.
Beträge über 300 EUR müssen von einem Manager der zweiten Ebene genehmigt werden.
Beträge über 500 EUR müssen von einem beliebigen Payhawk-Administrator im Unternehmen genehmigt werden.
Reicht ein Mitarbeiter einen Antrag auf Ausgaben für Kilometergeld in Höhe von 350 EUR ein, muss zunächst der Teammanager den Betrag genehmigen. Danach kann der Manager der zweiten Ebene die endgültige Genehmigung erteilen.
Wenn eine Ausgabe von einem vorherigen Genehmiger aktualisiert werden muss, können die nachfolgenden Genehmiger sie an den Antragsteller zurückgeben, damit dieser sie erneut einreichen und den Workflow von Anfang an auslösen kann.
Mehrstufige nicht-sequenzielle Genehmigungen
Sie können verlangen, dass alle relevanten Genehmiger Ausgaben gleichzeitig genehmigen.
Nehmen wir an, Sie konfigurieren die folgenden Einstellungen in Payhawk:
Der Teammanager muss alle Beträge genehmigen.
Beträge über 500 EUR müssen von einem Payhawk-Buchhalter in Ihrem Unternehmen genehmigt werden.
Beträge über 1.000 EUR müssen von einem beliebigen Payhawk-Administrator im Unternehmen genehmigt werden.
Reicht ein Mitarbeiter einen Antrag auf Erstattung von Ausgaben in Höhe von 1.200 EUR ein, werden der Teammanager, die Buchhalter von Payhawk und die Administratoren von Payhawk über den eingereichten Antrag informiert und müssen den Betrag genehmigen.
Benutzerdefinierte Genehmigungsworkflows definieren
Nachdem Sie Ihre benutzerdefinierten Feld- und Kategoriemanager definiert haben, können Sie Bedingungen, Genehmigende und Beträge zusammenfassen, um komplexe Genehmigungs-Workflows zu definieren.
Nehmen wir an, Sie möchten den folgenden Workflow einrichten:
Die Genehmigung vom Teammanager ist immer notwendig.
Die Genehmigung durch einen Kategoriemanager ist für bestimmte Hauptbuchkategorien (GL) ab einem bestimmten Schwellenwert erforderlich.
Die Genehmigung durch einen Teammanager der Finanzplanung und -analyse (FP&A) wird basierend auf einem bestimmten GL, Produktcode oder Betrag ausgelöst.
Die Genehmigung durch Mitglieder des Einkaufsteams wird auch durch einen bestimmten GL, Produktcode oder Betrag ausgelöst.
Bestimmte Personen, wie z. B. der CFO oder CEO, müssen Anträge für Beträge, die einen bestimmten Schwellenwert überschreiten, immer genehmigen.
Der implementierte Workflow wird so wie der folgende aussehen.
