Abhängig von den vordefinierten Workflows Ihres Unternehmens erhalten Sie möglicherweise das Recht, von Ihren Teammitgliedern eingereichte Kaufanfragen zu genehmigen.
Wenn eine Kaufanfrage eingereicht wird, erhalten Sie dann automatisch eine Benachrichtigung über Ihren Payhawk-Posteingang. Wenn bereits ein Dokument im Zusammenhang mit der Kaufanfrage, z. B. ein Vertragsentwurf, ein Angebot oder eine E-Mail des Lieferanten, hochgeladen wurde, können Sie auch dieses in der Anfrage sehen.
Besonderheiten
Wenn eine Kaufanfrage an den Mitarbeiter zurücksenden oder abgelehnt und gelöscht wird, wird der Grund für die Aktion, auf die Sie hingewiesen haben, als Kommentar protokolliert und kann auf der Registerkarte Aktivität > Kommentare eingesehen werden.
Die Rückgabe an den Mitarbeiter oder die Aktion zur Ablehnung und Löschung werden ebenfalls als Aktivität protokolliert und können auf der Registerkarte Aktivität > Workflow eingesehen werden.
Auf Genehmigungsanfragen für Kaufanfragen zugreifen
Sie können von Ihrem Telefon oder Computer aus über die E-Mail-Benachrichtigung, die Sie erhalten haben, auf eine Kaufanfrage zugreifen.
Alternativ können Sie entweder die Payhawk-App auf Ihrem Smartphone öffnen oder sich über Ihren Browser beim Payhawk-Webportal anmelden, um über Ihren Posteingang auf die Anfrage zuzugreifen.
Kaufanfragen in der App genehmigen
So genehmigen Sie eine Kaufanfrage über die mobile Payhawk-App:
Tippen Sie auf Posteingang.
Wählen Sie unter Ausstehend die gewünschte Kaufanfrage aus, indem Sie darauf tippen.
Tippen Sie auf Genehmigen.
Kaufanfragen in der App ablehnen
So lehnen Sie eine Kaufanfrage über die mobile Payhawk-App ab:
Rufen Sie in der Payhawk Smartphone-App Ihren Posteingang auf.
Wählen Sie die gewünschte Kaufanfrage aus, indem Sie darauf tippen.
Tippen Sie auf Ablehnen. Daraufhin wird der Bildschirm Diese Anfrage ablehnen geöffnet. Jetzt müssen Sie auswählen, ob Sie die Kaufanfrage zurücksenden möchten, damit der Antragsteller sie aktualisieren kann, oder ob Sie die Kaufanfrage ablehnen und löschen möchten.
So senden Sie die Kaufanfrage zurück, damit der Mitarbeiter sie aktualisieren und erneut einreichen kann:
Tippen Sie auf die Option An Mitarbeiter zurücksenden.
Geben Sie unter Anmerkung den Grund für die Ablehnung sowie die zusätzlichen Details an, die der Mitarbeiter angeben muss.
Tippen Sie zur Bestätigung auf die Schaltfläche Zurücksenden.
So lehnen Sie die Kaufanfrage ab und löschen sie:
Wählen Sie die Option Ablehnen und löschen aus.
Geben Sie im folgenden Dialog unter Anmerkung den Grund für die Ablehnung ein.
Tippen Sie auf die Schaltfläche Ablehnen, um die Bestellung abzulehnen und zu löschen.
Kaufanfragen im Portal genehmigen
So genehmigen Sie eine Kaufanfrage im Payhawk-Webportal:
Rufen Sie im Payhawk-Webportal den Posteingang auf.
Wählen Sie die gewünschte Kaufanfrage aus, indem Sie darauf klicken.
Klicken Sie auf Genehmigen.
Kaufanfragen im Webportal ablehnen
So lehnen Sie eine Kaufanfrage über das Payhawk-Webportal ab:
Rufen Sie im Payhawk-Webportal den Posteingang auf.
Wählen Sie die gewünschte Kaufanfrage aus, indem Sie darauf klicken.
Klicken Sie auf Ablehnen. Daraufhin wird der Bildschirm Diese Anfrage ablehnen geöffnet. Jetzt müssen Sie auswählen, ob Sie die Kaufanfrage zurücksenden möchten, damit der Antragsteller sie aktualisieren kann, oder ob Sie die Kaufanfrage ablehnen und löschen möchten.
So senden Sie die Kaufanfrage zurück, damit der Mitarbeiter sie aktualisieren und erneut einreichen kann:
Klicken Sie auf die Option An Mitarbeiter zurücksenden.
Geben Sie unter Anmerkung den Grund für die Ablehnung sowie die zusätzlichen Details an, die der Mitarbeiter angeben muss.
Klicken Sie zur Bestätigung auf die Schaltfläche Zurücksenden.
So lehnen Sie die Kaufanfrage ab und löschen sie:
Wählen Sie die Option Ablehnen aus.
Geben Sie unter Anmerkung den Grund für Ihre Entscheidung ein.
Klicken Sie zur Bestätigung auf die Schaltfläche Ablehnen.
