Basierend auf den definierten Genehmigungsabläufen in Ihrem Unternehmen können Sie als Genehmiger für Käufe benannt werden, die von Ihren Teamkollegen eingereicht werden.
Als Genehmiger erhalten Sie automatisch eine Benachrichtigung über Ihren Payhawk-Posteingang, wenn ein Kauf geprüft wird. Alle bereits hochgeladenen Dokumente, wie z. B. Vertragsentwürfe, Angebote oder Lieferanten-E-mails, sind ebenfalls aus dem Antrag ersichtlich.
Besonderheiten
Sie können Käufe nur dann löschen und an den Mitarbeiter (Antragsteller) zurücksenden, wenn diese noch nicht genehmigt wurden.
Sie können einen Kauf nur dann zur Überprüfung zurücksenden, wenn dieser Überprüfungsschritt in den Genehmigungsworkflows Ihres Unternehmens für Käufe vorgesehen ist
Wenn Sie eine Ausgabe zurücksenden oder löschen, erhält der Antragsteller eine Push-Benachrichtigung auf seinem Handy und eine E-Mail.
Außerdem kann der Grund für die Aktion in der Meldung eingesehen werden.
Der Grund für die Aktion wird als Kommentar unter Aktivität > Kommentare protokolliert und unter Aktivität > Workflow erfasst.
Auf Kaufanfragen und Käufe zur Genehmigung zugreifen
Sie können eine Kaufanfrage in Ihrem Payhawk-Posteingang aufrufen, indem Sie auf den Link in der E-Mail-Benachrichtigung klicken, die Sie erhalten haben.
Alternativ können Sie eine Kaufanfrage auch über Ihren Posteingang > Anträge > Ausstehend aufrufen.
Sie können Käufe auch direkt über die App Einkäufe im Payhawk-Webportal genehmigen, zurücksenden und löschen.
Budgets zugehörige Käufe genehmigen
Wenn Sie Budgetverantwortlicher sind, können Sie Budgetdetails in der Kaufanfrage einsehen und von dort aus sowohl zum Budget als auch zum Kauf wechseln, um weitere Informationen zu erhalten.
Falls Sie Gefahr laufen, das Budget zu überschreiten, oder dies bereits getan haben, zeigt das System zu Ihrer Information eine Warnung an.
Budgetierte Beträge aus Käufen anzeigen
Wenn ein Kauf mit einem Budget verknüpft ist, können Budgetverantwortliche und autorisierte Benutzer auf der Registerkarte Budget des Kaufs eine Budgetübersicht anzeigen und für weitere Details zum Budget navigieren.
Kaufanfragen genehmigen
So genehmigen Sie eine Kaufanfrage aus Ihrem Payhawk-Posteingang in der mobilen App:
Gehen Sie zu Posteingang > Anträge > Ausstehend.
Wählen Sie die gewünschte Kaufanfrage aus.
Tippen Sie auf Genehmigen.
So genehmigen Sie eine Kaufanfrage aus Ihrem Payhawk-Posteingang im Webportal:
Gehen Sie zu Posteingang > Anträge > Ausstehend.
Wählen Sie die gewünschte Ausgabe aus.
Klicken Sie auf Genehmigen.
Kaufanfragen an den Mitarbeiter zurücksenden
Um eine Kaufanfrage aus Ihrem Payhawk-Posteingang in der mobilen App an den Antragsteller zurückzusenden:
Gehen Sie zu Posteingang > Anträge > Ausstehend.
Wählen Sie die gewünschte Kaufanfrage aus und tippen Sie auf Ablehnen.
Gehen Sie auf dem sich öffnenden Bildschirm so vor:
Wählen Sie An Mitarbeiter zurückschicken.
Wenn der Schritt Prüfung nicht im Workflow Ihres Unternehmens enthalten ist, steht nur die Option An Mitarbeiter zurückschicken zur Verfügung, sodass Sie den Kauf an den Antragsteller zurücksenden können.
Geben Sie unter Anmerkung den Grund für Ihre Aktion und alle Details ein, die Sie vom Mitarbeiter erwarten, bevor er den Kauf erneut einreicht.
Tippen Sie auf Zurücksenden.
So senden Sie eine Kaufanfrage aus Ihrem Payhawk-Posteingang im Webportal an den Antragsteller zurück:
Gehen Sie zu Posteingang > Anträge > Ausstehend.
Wählen Sie die gewünschte Kaufanfrage aus und klicken Sie auf Ablehnen.
Gehen Sie auf dem sich öffnenden Bildschirm so vor:
Wählen Sie An Mitarbeiter zurückschicken.
Wenn der Schritt Prüfung nicht im Workflow Ihres Unternehmens enthalten ist, steht nur die Option An Mitarbeiter zurückschicken zur Verfügung, sodass Sie den Kauf an den Antragsteller zurücksenden können.
Geben Sie unter Anmerkung den Grund für Ihre Aktion und alle Details ein, die Sie vom Mitarbeiter erwarten, bevor er den Kauf erneut einreicht.
Klicken Sie auf Zurücksenden.
Kaufanfragen ablehnen und Käufe löschen
Die Option Ablehnen und löschen lehnt die Kaufanfrage ab und entfernt den Kauf, wenn er noch nicht genehmigt wurde.
So lehnen Sie eine Kaufanfrage ab und löschen einen Kauf aus Ihrem Payhawk-Posteingang in der mobilen App:
Gehen Sie zu Posteingang > Anträge > Ausstehend.
Wählen Sie die gewünschte Kaufanfrage aus und tippen Sie auf Ablehnen.
Gehen Sie im sich öffnenden Dialogfeld wie folgt vor:
Tippen Sie auf Ablehnen und löschen.
Geben Sie unter Anmerkung den Grund für Ihre Aktion ein.
Tippen Sie auf Ablehnen.
So lehnen Sie eine Kaufanfrage ab und löschen einen Kauf aus Ihrem Payhawk-Posteingang im Webportal:
Gehen Sie zu Posteingang > Anträge > Ausstehend.
Wählen Sie die gewünschte Kaufanfrage aus und klicken Sie auf Ablehnen.
Gehen Sie im sich öffnenden Dialogfeld wie folgt vor:
Tippen Sie auf Ablehnen und löschen.
Geben Sie unter Anmerkung den Grund für Ihre Aktion ein.
Klicken Sie auf Ablehnen und löschen.
Käufe zur Überprüfung zurücksenden
So senden Sie über das Payhawk-Webportal einen Kauf zur Überprüfung zurück:
Navigieren Sie zu Einkäufe und wählen Sie den gewünschten Kauf aus.
Klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten und wählen Sie Zur Überprüfung zurücksenden.
