Über die App Einstellungen > Einkäufe sowie die Registerkarten Allgemein, Empfangsschein und Regeln können Payhawk-Administratoren die Bestellungen für das Unternehmen konfigurieren.
Allgemeine Kaufeinstellungen
Auf der Registerkarte Allgemein können Sie die Grundeinstellungen für Käufe festlegen, z. B., wer Kaufanfragen zur Genehmigung einreichen kann, oder die Definition der Nummerierungskonvention, die auf Käufe angewendet wird.
So konfigurieren Sie die Grundeinstellungen für Käufe in Ihrem Unternehmen:
Navigieren Sie zur Registerkarte Allgemein:
Verwenden Sie im Abschnitt Rollen das Drop-down-Menü, um auszuwählen, welche Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen Käufe zur Genehmigung einreichen können.
Bestimmen Sie in Abschnitt Personalisierung das Nummernpräfix und Format der automatisch generierten Kaufreferenzen, z. B. PO-[automatisch generierte Nummer].
(Optional) Sie können eine zentrale E-Mail-Adresse zur Rechnungsstellung definieren, die automatisch mit Käufen verknüpft werden soll, damit Lieferanten die Rechnungen später direkt an diese übermitteln können.
(Optional) Sie können das Logo Ihres Unternehmens hinzufügen, das dann automatisch auf allen Käufen angezeigt wird.
(Optional) Sie können zusätzliche Abrechnungsdetails zu Käufen hinzufügen, indem Sie den Schalter Zusätzliche Information aktivieren. Geben Sie einen Titel für den Abschnitt und die Informationen ein, die auf den Käufen erscheinen sollen.
Klicken Sie auf Änderungen speichern, um Ihre Einstellungen zu bestätigen.
Empfangsscheine für bestimmte Ausgabenkategorien
Über die Registerkarte Empfangsbestätigung können Sie Empfangsscheine für Käufe einer bestimmten Kategorie erforderlich machen. Die Ausgabenkategorien auf dieser Registerkarte werden unter Einstellungen > Ausgabenfelder definiert und lassen sich über Einstellungen > Ausgabenfelder > Vorgegebene Felder > Kategorien verwalten.
Ist ein Empfangsschein für eine Ausgabenkategorie erforderlich, löst dies den 3-Wege-Abgleich für diese Kategorie aus und erfordert, dass das Finanzteam die Details des Kaufs, die Lieferantenrechnung und der Empfangsschein überprüft, bevor die Zahlung ausgeführt wird.
So wählen Sie die Ausgabenkategorien aus, für die Käufe Empfangsscheine erfordern:
Navigieren Sie zur Registerkarte Empfangsbestätigung, um die festgelegten Ausgabenkategorien und -unterkategorien für Ihr Unternehmen anzuzeigen. Wählen Sie die Kästchen für diejenigen aus, für die ein Empfangsschein erforderlich sein soll.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Hinweise zu Abweichungsregeln für Bestellungen
Ausgabenkategorien die so konfiguriert sind, dass Empfangsscheine für Bestellungen erforderlich sind, lösen einen 3-Wege-Abgleich (von Bestellung, Rechnung und Empfangsschein) aus, während Ausgabenkategorien, deren Bestellungen keine Empfangsscheine erfordern, einen 2-Wege-Abgleich (von Bestellung und Rechnung) auslösen.
Wenn Payhawk beim Abgleich eine Unstimmigkeit zwischen den Beträgen in den Dokumenten feststellt, löst das System für die Zahlung einen Genehmigungsprozess gemäß den vordefinierten Workflows für den mit Bestellungen verknüpften Ausgabentyp aus.
Um den Zahlungsprozess zu vereinfachen, können Sie mit Payhawk Unstimmigkeitenregeln für PO-bezogene Ausgabentypen definieren, die bestimmte Abweichungen in den Beträgen der Dokumente (Bestellung, Rechnung und Empfangsschein, falls erforderlich) zulassen.
Payhawk löst in den folgenden Fällen einen Workflow zur Genehmigung von Unstimmigkeiten aus:
Wenn der Rechnungsbetrag höher ist als der Betrag in die Bestellung und dabei den zulässigen Schwellenwert für zulässige Unstimmigkeiten überschreitet.
Wenn die Stückzahl der erhaltenen Artikel geringer ist als die gekaufte und auf dem Empfangsschein das Kontrollkästchen Ich erwarte keine weiteren Einheiten aktiviert ist.
Wenn mehr Artikel erhalten als gekauft wurden.
Unstimmigkeitenregeln können nur in der Währung Ihres Basiskontos definiert werden. Wenn Sie eine Bestellung zur Zahlung in einer anderen Währung erhalten, wendet Payhawk den aktuellen Wechselkurs an, um die Abweichung zu berechnen. Wenn Sie beispielsweise eine Unstimmigkeitenregel von 20 GBP definieren und eine Bestellung erhalten, die den genehmigten Betrag von 21 EUR überschreitet, wird keine Diskrepanz ausgelöst.
Regeln für das automatische Schließen und Schwellenwerte für Unstimmigkeiten
So definieren Sie Abweichungsregeln für Käufe:
Navigieren Sie zur Registerkarte Regeln:
Legen Sie fest, ob für Käufe in Ihrem Unternehmen Auto-Closing zu aktivieren ist.
Nutzen Sie den Link zur Workflow-Konfiguration, um Rollen oder Mitarbeiter zuzuweisen, die zur Initiierung von Zahlungen für Unstimmigkeiten befugt sind. Weitere Einzelheiten finden Sie im Artikel zum Festlegen von Workflows für Käufe.
Definieren Sie unter Betragsdiskrepanz einen Prozentsatz und/oder einen spezifischen Betrag als akzeptablen Schwellenwert.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Wenn eine Mengenunstimmigkeit vorliegt, wird die Toleranz für Betragsunstimmigkeiten ignoriert.
