Bestellungen (POs) bieten Ihrem Unternehmen eine zusätzliche Ebene der Kontrolle und Transparenz im Ausgabenmanagementprozess. Wenn diese Funktion in Payhawk aktiviert ist, können Anfragen automatisch Bestelldokumente und eindeutige Bestellnummern generieren und unterstützen den 3-Wege-Abgleich mit Empfangsbestätigungen, um die Genauigkeit zwischen Bestellung, Lieferung und Rechnung sicherzustellen.
Als Payhawk Administrator können Sie PO-Einstellungen konfigurieren und Abweichungsregeln definieren, um diese an die internen Richtlinien Ihres Unternehmens anzupassen.
Allgemeine Bestelleinstellungen
Auf der Registerkarte Einstellungen > Anfragen> Bestellungen können Sie die Grundeinstellungen für Bestellungen festlegen, wie z. B. die Angabe, wer Bestellanforderungen zur Genehmigung einreichen kann, und die Festlegung der Nummerierungskonvention für Bestellungen.
So konfigurieren Sie die grundlegenden Bestelleinstellungen für Ihr Unternehmen:
Gehen Sie auf die Registerkarte Bestellungen:
Wählen Sie im Abschnitt Rollen aus dem Dropdown-Menü aus, welche Mitarbeitende in Ihrem Unternehmen Bestellanfragen zur Genehmigung einreichen können.
Definieren Sie im Abschnitt Anpassung das Nummernpräfix und das Format für automatisch generierte Bestellnummern, z. B. PO-[automatisch generierte Nummer].
(Optional) Sie können eine zentrale E-Mail-Adresse zur Rechnungsstellung definieren, die automatisch mit Bestellungen verknüpft werden soll, damit Lieferanten die Rechnungen später direkt an diese übermitteln können.
(Optional) Fügen Sie Ihr Unternehmenslogo hinzu, damit es automatisch auf allen Bestellungen angezeigt wird.
(Optional) Sie können zusätzliche Rechnungsdetails zu Bestellungen hinzufügen, indem Sie die Option Zusätzliche Informationen aktivieren. Geben Sie einen Titel für den Abschnitt ein und geben Sie die Informationen an, die auf den Bestellungen erscheinen sollen.
Klicken Sie auf Änderungen speichern, um Ihre Einstellungen zu bestätigen.
Empfangsbestätigungen für Ausgabenkategorien
Über die Registerkarte Einstellungen > Anfragen > Empfangsbestätigung können Sie Empfangsbestätigungen für Bestellungen einer bestimmten Kategorie verpflichtend machen. Die in dieser Registerkarte angezeigten Kostenkategorien werden unter Einstellungen > Ausgabefelder definiert und können dort unter Einstellungen > Ausgabefelder > Vordefinierte Felder > Kategorie verwaltet werden.
Ist ein Empfangsschein für eine Ausgabenkategorie erforderlich, löst dies den 3-Wege-Abgleich für diese Kategorie aus und erfordert, dass das Finanzteam die Details auf der Purchase Order, der Rechnung des Lieferanten und dem Empfangsschein überprüft, bevor die Zahlung ausgeführt wird.
Um die Ausgabenkategorien auszuwählen, für die Empfangsbestätigungen für Bestellungen erforderlich sind:
Gehen Sie zur Registerkarte Empfangsbestätigung, um die für Ihr Unternehmen definierten Ausgabenkategorien und Unterkategorien anzuzeigen. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für diejenigen, für die Sie eine Empfangsbestätigung benötigen.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
