Sie können Ihre Belege und Rechnungen auf verschiedene Weise direkt im Payhawk-Webportal verwalten, indem Sie die verfügbaren Optionen für Ausgabenbelege nutzen.
Hochladen mehrerer Belege oder Rechnungenfür eine Ausgabe
Um ein zusätzliches Dokument zu einer Ausgabe hochzuladen:
Öffnen Sie im Payhawk-Webportal die Ausgabe.
Wählen Sie in den Dokumentoptionen Hochladen.
Wählen Sie eine Datei von Ihrem Computer aus und hängen Sie sie an.
So können Sie bei Bedarf mehrere Belege oder Rechnungen zu einer einzigen Ausgabe hinzufügen.
Die Datenextraktion von Payhawk schlägt Ihnen die Ausgabendetails basierend auf dem ersten von Ihnen hochgeladenen Beleg vor. Bei nachfolgend hochgeladenen Belegen verwendet Payhawk OCR, um alle Eingaben in der Datei zu finden und für jede Eingabe ein Textfeld zu erstellen. Um die Verarbeitung zu beschleunigen, klicken Sie auf das Feld und dann auf das gewünschte Textfeld, um dessen Wert zu kopieren und einzufügen.
Herunterladen von angehängten Belegen und Rechnungen
Um das aktuell auf dem Bildschirm angezeigte Dokument herunterzuladen, wählen Sie die Option Datei herunterladen. Die Datei wird in Ihrem Ordner Downloads gespeichert, es sei denn, Sie haben einen anderen Standardspeicherort auf Ihrem Gerät festgelegt.
Die Option Datei herunterladen bleibt auch nach der Übermittlung der Leistung verfügbar.
Drehen von angehängten Belegen und Rechnungen
Um das Ausgabedokument zu drehen, wählen Sie die Option Nach links drehen oder Nach rechts drehen, je nach gewünschter Richtung.
Falsch zugeordnete Belege oder Rechnungen in die richtige Ausgabe verschieben
Wenn ein Dokument der falschen Leistung zugeordnet wurde und Sie es in die richtige Leistung verschieben müssen, wählen Sie die Option In eine andere Leistung verschieben. In dem daraufhin angezeigten Dialogfeld können Sie entweder eine vorhandene Leistung auswählen, an die das Dokument angehängt werden soll, oder direkt eine neue Leistung erstellen.
Entfernen und Ersetzen von beigefügten Belegen und Rechnungen
So entfernen Sie einen Beleg oder eine Rechnung, die einer Ausgabe hinzugefügt wurde:
Wählen Sie im Payhawk-Webportal die Option Datei löschen.
Aktivieren Sie im Bestätigungsdialog das Kontrollkästchen und klicken Sie zur Bestätigung auf Löschen.
Sobald das Dokument entfernt ist, können Sie ein neues anhängen, indem Sie die Option Hochladen wählen und eine Datei von Ihrem Computer auswählen.
Anzeigen mehrerer Belege oder Rechnungen, die einer Ausgabe beigefügt sind
Wenn eine Ausgabe zwei oder mehr angehängte Dokumente enthält, können Sie jede Datei einzeln anzeigen, indem Sie auf die Aufwärts- und Abwärtspfeile unterhalb der Ausgabenbeleg-Ansicht klicken.
Ein- und Ausschalten der Computer Vision
Das OCR-Tool (Optical Character Recognition) von Payhawk ist ein KI-gestütztes Datenerkennungssystem, das Informationen aus Dokumenten liest, die auf die Plattform hochgeladen werden. Es extrahiert automatisch wichtige Ausgabendetails und trägt sie in die entsprechenden Felder ein, z. B. Belegdatum, Belegnummer und Lieferant, um nur einige zu nennen.
Die Funktion Computer Vision hebt die von der OCR gescannten Felder visuell hervor. Um diese Funktion ein- oder auszuschalten, klicken Sie auf die Option Computer Vision unter dem Kostendokument.
Durch das Ausschalten der Bildverarbeitungsfunktion wird die OCR-Automatisierung selbst nicht deaktiviert. Sie blendet nur die OCR-hervorgehobenen Textfelder aus, so dass Sie den Inhalt des Dokuments ohne Überlagerungen betrachten können.
Ein- und Auszoomen von Belegen und Rechnungen
Um ein Kostendokument zu vergrößern oder zu verkleinern, klicken Sie auf die Symbole + (Plus) oder - (Minus) unter dem Dokumentbetrachter.
Manuelles Zuordnen nicht zugeordneter Rechnungen zu Ausgaben
Rechnungen, die an den Payhawk-Beleg-Posteingang gesendet werden, werden automatisch den entsprechenden Ausgaben zugeordnet.
Wenn das System keine Übereinstimmung findet, müssen Sie den Ausgabenbeleg manuell wie folgt mit der Ausgabe abgleichen:
Prüfen Sie Ihren Payhawk-Posteingang auf nicht zugeordnete Rechnungen.
Ordnen Sie die Rechnung manuell der entsprechenden Ausgabe im System zu.
Bestätigen Sie, dass die Rechnung korrekt mit dem Ausgabendatensatz verknüpft ist.
