Payhawk bietet verschiedene Optionen für die Verwaltung hochgeladener Ausgabenbelege.
Wechseln zwischen Ausgabenbelegen
Wenn einer Ausgabe zwei oder mehr Ausgabenbelege angehängt wurden, können Sie die einzelnen Dateien nacheinander anzeigen, indem Sie unter dem Ausgabenbeleg auf die Pfeile nach oben bzw. unten klicken.
Ein- und Ausschalten der Computer Vision
Das OCR-Tool (Optical Character Recognition) von Payhawk ist eine auf künstliche Intelligenz gestützte Datenerkennungssoftware, die die Informationen auf einem in das System hochgeladenen Ausgabenbeleg ausliest. Anschließend extrahiert es automatisch die Ausgabendaten und füllt sie in die entsprechenden Ausgabenfelder ein, wie z. B. Dokumentdatum, Dokumentennummer oder Lieferant.
Die Computer-Vision-Funktion zeigt die Felder an, die von der OCR-Software gescannt werden. Um die Computer Vision für Ihre Ausgaben ein- bzw. auszuschalten, klicken Sie unter dem Ausgabendokument auf die Option Computer Vision .
Durch das Ausschalten dieser Option wird nicht die Automatisierung selbst deaktiviert, sondern nur die Anzeige der OCR-Textfelder, sodass Sie den Inhalt des Dokuments sehen können.
Vergrößern und Verkleinern von Ausgabenbelegen
Um in einem Ausgabenbeleg zu zoomen, dessen Ansicht also zu vergrößern bzw. zu verkleinern, klicken Sie unter dem Ausgabenbeleg auf die Zeichen + (Plus) bzw. - (Minus).
Andere verfügbare Aktionen für Spesenbelege
Wenn Sie die anderen verfügbaren Optionen für die Verwaltung Ihrer Ausgabenbelege nutzen möchten, klicken Sie in der Datei auf das Menü mit den drei Punkten und wählen Sie die folgenden Optionen.
Hochladen mehrerer Spesenbelege
Um einen neuen Ausgabenbeleg hochzuladen, wählen Sie die Option Hochladen und hängen ein Dokument aus Ihrem Dateisystem an (siehe das Bild unten).
Die Datenextraktion von Payhawk schlägt die Spesendaten aus dem ersten Dokument vor, das Sie hochladen. Für die folgenden Belege sucht Payhawk mit OCR nach Eingaben in der Datei und erstellt für jeden ein Textfeld. Um die Verarbeitung zu beschleunigen, klicken Sie auf das Feld und dann auf das gewünschte Textfeld, um dessen Wert einzufügen.
Herunterladen des angehängten Spesenbelegs
Um den auf dem Bildschirm angezeigten Ausgabenbeleg herunterzuladen, wählen Sie die Option Datei herunterladen. Sie finden die heruntergeladene Datei in Ihrem Ordner Downloads wenn dieser als Standardziel festgelegt ist (siehe das Bild unten).
Drehen des Spesenbelegs
Um den Ausgabenbeleg nach links oder rechts zu drehen, wählen Sie die Option Nach links drehen bzw. Nach rechts drehen (siehe das Bild unten).
Verschieben eines falsch angehängten Spesenbelegs in die richtige Spesenart
Wenn der Ausgabenbeleg fälschlicherweise an diese Ausgabe angehängt wurde und Sie ihn zur richtigen verschieben möchten, wählen Sie die Option Zu einer anderen Ausgabe wechseln aus. Wählen Sie im angezeigten Dialogfeld die Ausgabe aus, an die Sie das Dokument anhängen möchten, oder erstellen Sie direkt eine neue (siehe das Bild unten).
Löschen von Spesenbelegen
Um einen Ausgabenbeleg zu löschen, wählen Sie die Option Datei löschen. Aktivieren Sie im angezeigten Dialogfeld das Kontrollkästchen, und klicken Sie auf Löschen, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
