Payhawk hilft bei der Automatisierung von Ausgaben, indem es den manuellen Aufwand bei der Überprüfung, Bestätigung der Details oder Zahlung von Unternehmensausgaben reduziert.
Payhawk nutzt unter anderem eine Technologie zur optischen Zeichenerkennung (OCR), die mehr als 65 Sprachen einschließlich Kyrillisch lesen kann, einen fortschrittlichen KI-Algorithmus zur Datenextraktion und mehrere Algorithmen für maschinelles Lernen (ML), um die vorhandenen Daten zu nutzen und so viele Ausgabenfelder wie möglich automatisch vorzuschlagen.
Automatische Datenextraktion mit OCR
Als optische Zeichenerkennung (OCR) bezeichnet man die elektronische Umwandlung von Bildern getippter oder gedruckter Texte in maschinell kodierten Text, beispielsweise von einem gescannten Dokument oder einem Foto eines Dokuments. Payhawk verwendet OCR für Bilder und Dokumenten-Scans, die im Rahmen der Nutzung der mobilen App erstellt wurden. Sobald Payhawk den Text auf dem Bild erkannt hat, führt das System die Datenextraktion durch und ermittelt den Gesamtbetrag, die Rechnungsnummer und weitere Details.
Als Teil seiner Ausgabenverwaltungslösung hat Payhawk einen KI-gestützten Datenextraktionsalgorithmus entwickelt, der automatisch die relevanten Informationen aus hochgeladenen Rechnungen und Belegen extrahiert. Durch die Vermeidung manueller Dateneingaben werden Fehler in den Buchhaltungsdaten reduziert und die Produktivität der Finanzteams erhöht.
Das Datenextraktionstool extrahiert die folgenden Ausgabeninformationen aus Ausgaben- und Zahlungsbelegen:
Lieferant (Name, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Land)
Dokumentendatum
Dokumentennummer
Fälligkeitsdatum
Gesamtbetrag
Steuerbetrag
Währung des Dokuments
Dokumentenart (Rechnung oder Quittung)
Weitere Informationen zur OCR-Implementierung von Payhawk finden Sie im Blogbeitrag „Smart data extraction made simple with OCR technology“ von Trish Toovey.
Die Ausgaben-Kategorisierung in Payhawk verstehen
Die Ausgabenkategorisierung in Payhawk bezieht sich auf die wesentlichen Stammdaten, die Ihr Unternehmen für jede Ausgabe benötigt. Diese Informationen sind in bestimmten Feldern organisiert und entweder in Payhawk integriert (z. B. Dokumentendatum oder Kategorie) oder von den Payhawk-Administratoren Ihres Unternehmens benutzerdefiniert eingestellt (z. B. Kostenstelle oder Projekt).
Einige dieser Kostendaten können automatisch durch das Payhawk-Automatisierungstool aus beigefügten Quittungen oder Rechnungen extrahiert werden, wie z. B. der Name des Lieferanten oder das Dokumentendatum. Allerdings sind nicht alle erforderlichen Informationen in den Ausgabenbelegen vorhanden. In solchen Fällen müssen die fehlenden Daten vom Eigentümer oder Prüfer der Ausgabe manuell eingegeben werden.
Die Vorschlagsstrategien in Payhawk verstehen
Um die manuelle Eingabe von Ausgabenfeldern zu reduzieren, deren Daten nicht auf Quittungen oder Rechnungen angegeben sind (und daher nicht extrahiert werden können), können Payhawk-Administratoren automatisierte Methoden, so genannte Vorschlagsstrategien, einrichten.
Diese Strategien helfen dem System, geeignete Werte für nicht extrahierbare Felder wie Team, Kategorie, MwSt.-Code, und andere benutzerdefinierte Felder vorzuschlagen.
Auffinden der Einstellungen für Vorschlagsstrategien
In Payhawk können Vorschlagsstrategien für das integrierte Ausgabenfeld Kategorie und jedes benutzerdefinierte Feld, das von den Payhawk-Administratoren in Ihrem Unternehmen erstellt wurde, definiert werden.
Die Option zur Definition einer Vorschlagsstrategie befindet sich auf der Registerkarte Einstellungen des Ausgabenfeldes. Um zum Beispiel eine Vorschlagsstrategie für das benutzerdefinierte Feld Projekt zu definieren, gehen Sie zu Ausgabenfelder > Benutzerdefinierte Felder > Projekt > Einstellungen > Vorschläge.
Verfügbare Vorschlagsstrategien
Payhawk unterstützt die folgenden Arten von Strategien für das automatische Vorschlagen von Ausgabenfelddaten:
Keine – Lassen Sie das Ausgabenfeld leer, damit Mitarbeiter es manuell ausfüllen können.
Ein Standardwert – Legen Sie fest, dass das Ausgabenfeld automatisch mit einem Standardwert ausgefüllt wird, der bei der Überprüfung nur selten geändert wird.
Payhawk KI – Aktivieren Sie diese Option, um das Ausgabenfeld auf der Grundlage historischer Daten für Ihr Konto automatisch von Payhawk KI ausfüllen zu lassen.
Lieferant – Konfigurieren Sie das Ausgabenfeld so, dass es automatisch auf der Grundlage des ausgewählten Lieferanten ausgefüllt wird, wobei jedem Lieferanten bestimmte Werte zugewiesen werden
Team/Mitarbeiter – Stellen Sie ein, dass das Ausgabenfeld automatisch für jeden Mitarbeiter oder jedes Team ausgefüllt werden soll, mit übernommenen Standardwerten und Fallback-Optionen.
Steuersatz – Schlägt automatisch den Steuersatz vor, der entweder auf dem Lieferanten oder der Kategorie basiert. Dies wird auf der Registerkarte Ausgabenkategorisierung für jeden Lieferanten oder in den Eigenschaften jeder Buchhaltungskategorie konfiguriert.
Das automatische Ausfüllen von Ausgabenfeldern deaktivieren
Wenn Vorschläge auf Keine gesetzt ist, wird das Ausgabenfeld nicht automatisch ausgefüllt und bleibt leer. In diesem Fall müssen Mitarbeiter die erforderlichen Daten für das Ausgabenfeld manuell eingeben.
Ausgabenfelder automatisch mit vordefinierten Werten ausfüllen
Wenn Vorschläge auf Ein Standardwert eingestellt ist, müssen Sie diesen Standardwert definieren, der dann automatisch in das Ausgabenfeld für jede Ausgabe eingefügt wird.
Diese Strategie der automatischen Ausfüllung ist ideal für benutzerdefinierte Felder, die in über 90 % der Fälle denselben Wert haben und vom Finanzteam während des Überprüfungsprozesses nur selten angepasst werden.
Ausgabenfelder auf der Grundlage historischer Kontodaten automatisch ausfüllen
Wenn Vorschläge auf Payhawk KI eingestellt ist, wird das Ausgabenfeld automatisch auf der Grundlage historischer Daten ausgefüllt, die vom Payhawk-System für Ihr Konto gesammelt wurden.
Standardmäßig wird die KI-Vorschlagsstrategie von Payhawk auf alle benutzerdefinierten Felder angewendet. Sie verwendet ein fortschrittliches maschinelles Lernmodell, das verschiedene Faktoren wie Mitarbeiter, Lieferant, historische Feldwerte, Händlerkategorie (für Kartentransaktionen) und andere relevante Daten berücksichtigt, um den am besten geeigneten Wert für jedes Feld auf Ausgabenbasis zu ermitteln.
Diese Strategie ist ideal für Unternehmen, die die Kategorisierung von Ausgaben automatisieren wollen, insbesondere wenn es keine strengen Regeln für bestimmte Felder gibt. Sie ist besonders effektiv für Felder, für die zwar Muster existieren, die aber zu komplex oder variabel sind, um sie manuell zu definieren.
Ausgabenfelder für Lieferanten automatisch ausfüllen
Wenn Vorschläge auf Lieferant gesetzt ist, wird das Ausgabenfeld automatisch auf der Grundlage des ausgewählten Lieferanten ausgefüllt.
Diese Strategie der automatischen Ausfüllung ist nützlich, wenn bestimmte Felder, wie Kategorie oder benutzerdefinierte Felder, direkt an bestimmte Lieferanten gebunden sind. So könnten Uber beispielsweise immer als Taxizuschuss kategorisiert werden, und Facebook Ads als Marketinganzeigen.
Wenn diese Strategie ausgewählt ist, können Sie jedem Lieferanten einen bestimmten Wert zuweisen:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Lieferanten.
Wählen Sie den gewünschten Lieferanten aus und gehen Sie auf die Registerkarte Ausgabenkategorisierung.
Stellen Sie den gewünschten Wert für das Feld Ausgaben ein.
Anschließend verwenden alle zukünftigen Ausgaben von diesem Lieferanten automatisch den konfigurierten Wert.
Einen automatisch ausgefüllten Standardwert für alle Lieferanten einstellen
Sie können auch einen Standardwert für alle Lieferanten aus der Vorschläge > Standardwert für alle Lieferanten Dropdown-Liste festlegen, falls einem bestimmten Lieferanten kein Wert zugewiesen ist. Wenn beispielsweise das Feld Lieferantenstandort für einen Lieferanten nicht festgelegt ist, können Sie es auf Deutschland setzen. Je mehr Lieferantenwerte Sie konfigurieren, desto höher ist die Automatisierungsrate Ihrer Ausgaben.
Ausgabenfelder für alle Mitarbeiter und Teams automatisch ausfüllen
Wenn Vorschläge auf Team/Mitarbeiter gestellt ist und Ausgaben automatisch ausgefüllt werden, müssen Sie einen Standard-Vorschlagswert für das ausgewählte Feld für jeden Mitarbeiter oder jedes Team zuweisen.
Diese Strategie der automatischen Ausfüllung ist nützlich für Ausgabenfelder, die direkt an den Mitarbeiter oder das Team gebunden sind, wie Kostenstelle, Abteilung oder Standort.
Wenn diese Vorschlagsstrategie ausgewählt ist, können Sie den einzelnen Teams und Mitarbeitern Werte zuweisen:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal auf Mitarbeiter.
Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter oder das Team aus und gehen Sie zur Registerkarte Ausgabenkategorisierung .
Stellen Sie den gewünschten Wert für das Feld „Ausgaben“ ein.
Standardmäßig übernimmt der Mitarbeiter den Standardwert seines Teams. In diesem Fall sehen Sie die Option Teamstandard verwenden im Abschnitt zur Ausgabenkategorisierung. Wenn für das Team kein Wert festgelegt ist, prüft das System das übergeordnete Team und setzt die Suche ggf. fort.
Wenn zum Beispiel dem Team Marketing – Website das Projekt: Website-Umgestaltung zugewiesen wird, übernehmen alle Teammitglieder automatisch diesen Wert. Diese Wertübernahme-Logik spart Zeit, reduziert die manuelle Einrichtung und gewährleistet eine einheitliche Kategorisierung im gesamten Unternehmen.
Zusätzlich können Sie einen Standardwert für alle Teams und Mitarbeiter festlegen, der verwendet wird, wenn kein bestimmter Wert aus der Dropdown-Liste unter Vorschläge > Standardwert für alle Teams/Mitarbeiter zugewiesen ist. Wenn z. B. für einen Mitarbeiter oder sein Team keine Kostenstelle eingestellt ist, können Sie den Standardwert Ausgaben des Auftragnehmers einstellen.
Das Feld für den Steuersatz automatisch ausfüllen
Der Steuersatz spielt sowohl bei der Steuerrückforderung als auch bei der Kategorisierung von Ausgaben eine zentrale Rolle. In Payhawk unterstützt das integrierte Steuersatz-Ausgabenfeld die folgenden Vorschlagsstrategien.
Lieferantenbasierter Steuersatzvorschlag
Sie können jedem Lieferanten einen bestimmten Steuersatz zuweisen oder das Feld leer lassen und den Satz für jede Ausgabe manuell eingeben.
Um einen Steuersatz pro Lieferant festzulegen, gehen Sie zu Lieferanten > [Ausgewählter Lieferant] > Ausgabenkategorisierung > Steuersatz. Dies funktioniert ähnlich wie die Lieferantenbasierte Vorschlagsstrategie für andere Felder.
Kategoriebezogener Steuersatzvorschlag
Alternativ können Sie für jede Kategorie einen Steuersatz festlegen. In diesem Fall wird für die ausgewählte Kategorie automatisch der entsprechende Steuersatz vorgeschlagen.
Kategoriebasierte Steuersatzvorschläge sind nicht verfügbar, wenn Sie eine Live-ERP-Integration haben, bei der Steuersätze und Kategorien direkt von Ihrem Buchhaltungssystem verwaltet werden.