Payhawk hilft bei der Automatisierung von Ausgaben, indem es den manuellen Aufwand bei der Überprüfung, Bestätigung der Details oder Zahlung von Unternehmensausgaben reduziert.

Payhawk nutzt unter anderem eine Technologie zur optischen Zeichenerkennung (OCR), die mehr als 65 Sprachen einschließlich Kyrillisch lesen kann, einen fortschrittlichen KI-Algorithmus zur Datenextraktion und mehrere Algorithmen für maschinelles Lernen (ML), um die vorhandenen Daten zu nutzen und so viele Ausgabenfelder wie möglich automatisch vorzuschlagen.

Als optische Zeichenerkennung (OCR) bezeichnet man die elektronische Umwandlung von Bildern getippter oder gedruckter Texte in maschinell kodierten Text, beispielsweise von einem gescannten Dokument oder einem Foto eines Dokuments. Payhawk verwendet OCR für Bilder und Dokumenten-Scans, die im Rahmen der Nutzung der mobilen App erstellt wurden. Sobald Payhawk den Text auf dem Bild erkannt hat, führt das System die Datenextraktion durch und ermittelt den Gesamtbetrag, die Rechnungsnummer und weitere Details.

Als Teil seiner Ausgabenverwaltungslösung hat Payhawk einen KI-gestützten Datenextraktionsalgorithmus entwickelt, der automatisch die relevanten Informationen aus hochgeladenen Rechnungen und Belegen extrahiert. Durch die Vermeidung manueller Dateneingaben werden Fehler in den Buchhaltungsdaten reduziert und die Produktivität der Finanzteams erhöht.

Das Datenextraktionstool extrahiert die folgenden Ausgabeninformationen aus Ausgaben- und Zahlungsbelegen:

Weitere Informationen zur OCR-Implementierung von Payhawk finden Sie im Blogbeitrag „Smart data extraction made simple with OCR technology“ von Trish Toovey.

Die Ausgabenkategorisierung enthält nicht nur die Informationen aus dem Dokument, sondern auch andere Felder wie Kategorie (G/L-Code), benutzerdefinierte Felder (Projekt, Kostenstelle usw.) und MwSt.-Code.
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Da der Wert dieser Felder nicht auf der Grundlage der Informationen im Dokument bestimmt werden kann, wendet Payhawk verschiedene Strategien an, um den richtigen Wert für jedes dieser Felder vorzuschlagen.

Die Vorschlagsstrategien sind Teil der Einstellungen, die Payhawk-Administratoren für jedes benutzerdefinierte Ausgabenfeld oder das integrierte Ausgabenfeld Kategorie festlegen. Diese Einstellungen befinden sich im Bereich unter Ausgabenfelder > Benutzerdefinierte Felder > [Ausgewähltes benutzerdefiniertes Feld] > Einstellungen oder Ausgabenfelder > Vorgegebene Felder > Kategorien > Registerkarte Einstellungen.

Wenn Vorschläge auf Keine gesetzt ist, bleibt das Ausgabenfeld leer und wird nicht automatisch ausgefüllt.

Wenn Vorschläge auf Ein Standardwert eingestellt ist, müssen Sie diesen Standardwert so definieren, dass er automatisch in das Ausgabenfeld für jede Ausgabe eingetragen wird. Das ist nützlich, wenn Sie ein benutzerdefiniertes Feld haben, das für mehr als 90 % der Ausgaben einen Wert hat und das selten bei der Überprüfung vom Finanzteam geändert wird.

Wenn Vorschläge auf Payhawk AI eingestellt ist, wird das Ausgabenfeld automatisch auf Grundlage der Verlaufsdaten ausgefüllt, die das Payhawk-System für Ihr Konto gesammelt hat. Das fortschrittliche ML-Modell berücksichtigt den Mitarbeiter, den Lieferanten, die historischen Feldwerte, die Händlerkategorie (im Falle von Kartentransaktionen) und andere Parameter, um über jede Ausgabe und jedes Kategorisierungsfeld zu entscheiden.
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Die Option Payhawk AI ist standardmäßig für alle benutzerdefinierten Felder eingestellt und eignet sich für jeden Geschäftsfall, für den eine Automatisierung erforderlich ist. Diese Option ist besonders hilfreich bei Feldern, für die Sie keine strengen Regeln haben.

Wenn Vorschläge auf Lieferant eingestellt ist, wird der Vorschlag für das Ausgabenfeld durch den für die Ausgabe ausgewählten Anbieter bestimmt. Dies ist nützlich für benutzerdefinierte Felder und Kategorien, wenn diese strikt vom Anbieter bestimmt werden – zum Beispiel: Wenn der Anbieter Uber ist, ist die Kategorie Taxipauschale, wenn der Anbieter Facebook Ads ist, ist die Kategorie Marketing-Anzeigen usw.

Wenn Sie als Vorschlagsstrategie für ein Feld Lieferant gewählt haben, können Sie für jeden Ihrer Lieferanten einen Feldwert auswählen.

Das Ausgabenfeld wird auf der Registerkarte Ausgabenkategorisierung für alle Lieferanten angezeigt.Dann können Sie unter Lieferanten einen bestimmten Lieferanten auswählen, auf die Registerkarte Ausgabenkategorisierung wechseln und einen Wert für dieses Ausgabenfeld festlegen. Infolgedessen zeigen alle Ausgaben, die mit diesem Lieferanten verknüpft sind, den konfigurierten Wert für das definierte Feld im Abschnitt Kategorisierung an.

Indem Sie einen Wert aus der Liste Standardwert für alle Lieferanten auswählen, können Sie den Wert für das Ausgabenfeld festlegen, falls für einen Lieferanten kein Wert festgelegt wurde. Um einen Standardwert anzuzeigen, wenn es keinen Lieferantenwert gibt, können Sie hier einen auswählen. Ein Beispiel: Wenn das benutzerdefinierte Ausgabenfeld Lieferantenstandort nicht vorausgewählt ist, dann wird immer Deutschland als Standardwert gewählt.

Wenn Vorschläge auf Mitarbeiter/Team eingestellt ist, können Sie einen Standardwert für dieses Ausgabenfeld für alle Mitarbeiter und Teams festlegen. Dies ist nützlich für Felder, die strikt vom Mitarbeiter oder Team gesteuert werden, zum Beispiel die benutzerdefinierten Felder Kostenstelle, Abteilung oder Standort.

Sobald Sie als Vorschlagsstrategie für ein Feld die Option Team/Mitarbeiter gewählt haben, können Sie einen Feldwert für all Ihre Teams und Mitarbeiter auf der Plattform auswählen.

Das Ausgabenfeld wird auf der Registerkarte Ausgabenkategorisierung für alle Mitarbeiter und Teams angezeigt. Dann können Sie zur Mitarbeiter-App wechseln, einen bestimmten Mitarbeiter oder ein Team auswählen, zur Registerkarte Ausgabenkategorisierung des Mitarbeiters oder Teams gehen und einen Wert für das Ausgabenfeld für diesen bestimmten Mitarbeiter bzw. dieses Team festlegen.

Indem Sie einen Wert aus der Liste Standardwert für alle Teams/Mitarbeiter auswählen, können Sie den Wert des Ausgabenfeldes festlegen, falls für diesen Mitarbeiter und seine Teams kein Wert festgelegt ist. Ein Beispiel: Wenn es keinen vorausgewählten Wert für den Mitarbeiter gibt, sollen immer Auftragnehmer-Ausgaben für das benutzerdefinierte Ausgabenfeld Kostenstelle ausgewählt werden.

Der Steuersatz ist wichtig für den Steuerrückerstattungsprozess und die Art und Weise, wie Sie Ihre Ausgaben kategorisieren. Payhawk unterstützt die folgenden Strategien für das integrierte Ausgabenfeld Steuersatz: