Sie können Ausgabenkategorien definieren, ihre Kontocodes und Manager verwalten und deren Einstellungen auf die gesamte Entitätengruppe oder einzelne Entitäten anwenden.
Ausgabenkategorien und Unterkategorien erstellen
Auf dem Gruppen-Dashboard:
Gehen Sie auf Einstellungen > Ausgabenfelder > Integrierte Felder > Kategorie.
Klicken Sie unter Werte auf Kategorie hinzufügen.
Geben Sie in dem sich öffnenden Dialogfeld einen Namen für Ihre Kategorie ein.
Um eine neue Kategorie zu erstellen, lassen Sie das Feld Neue übergeordnete Kategorie leer.
Wenn Sie eine Unterkategorie erstellen möchten, wählen Sie die übergeordnete Kategorie aus der Dropdown-Liste aus.
Klicken Sie auf Bestätigen.
Einstellungen für übergeordnete Kategorien definieren
Für Ihre übergeordneten Kategorien können Sie Einstellungen festlegen, die von den Unterkategorien übernommen werden, es sei denn, Unterkategorien werden explizit so eingestellt, dass sie außer Kraft gesetzt werden.
Klicken Sie auf die gewünschte Kategorie.
Geben Sie im sich öffnenden Dialogfenster Folgendes an:
Die Entitäten, für die die Kategorie sichtbar sein soll.
Klicken Sie unter Sichtbarkeit der Entität auf Bearbeiten.
Wählen Sie die gewünschten Entitäten aus.
Klicken Sie auf Bestätigen.
Der Kontocode der Kategorie.
So legen Sie einen Kontocode für die Kategorie fest, der von allen Entitäten verwendet werden soll:
Klicken Sie unter Kontocode-Einstellungen auf Bearbeiten.
Tragen Sie den Code ein.
Klicken Sie auf Bestätigen.
So legen Sie Kontocodes für die Kategorie fest, der für alle individuellen unterschiedlich sein wird:
Klicken Sie auf Bearbeiten.
Aktivieren Sie die Option Unterschiedliche Kontocodes pro Entität.
Geben Sie die Kontocodes für die jeweiligen Unternehmen ein.
Klicken Sie auf Bestätigen.
Der Kategorienmanager.
So legen Sie einen oder mehrere Kategorienmanager für alle Entitäten fest:
Klicken Sie unter Kategorienmanager auf Bearbeiten.
Wählen Sie die Mitarbeiter aus.
Klicken Sie auf Bestätigen.
So legen Sie Kategoriemanager fest, die für einzelne Entitäten unterschiedlich sind.
Klicken Sie auf Bearbeiten.
Aktivieren Sie den Schalter.
Wählen Sie für jede Entität die Mitarbeiter aus der Dropdown-Liste aus.
Klicken Sie auf Bestätigen.
Einstellungen für übergeordnete Kategorien überschreiben
Mit den individuellen Einstellungen jeder Unterkategorie können Sie die auf der übergeordneten Ebene definierten Einstellungen außer Kraft setzen.
Klicken Sie auf die gewünschte Unterkategorie.
Geben Sie im sich öffnenden Dialogfenster Folgendes an:
Die Entitäten, für die die Unterkategorie sichtbar sein soll.
Klicken Sie unter Sichtbarkeit der Entität auf Bearbeiten.
Deaktivieren Sie die Option Übergeordnete Einstellungen erben.
Wählen Sie die gewünschten Entitäten aus.
Klicken Sie auf Bestätigen.
Der Kontocode der Kategorie.
So legen Sie einen Kontocode für die Unterkategorie fest, der von allen Entitäten verwendet werden soll:
Klicken Sie auf Bearbeiten.
Deaktivieren Sie die Option Übergeordnete Einstellungen erben.
Tragen Sie den Code ein.
Klicken Sie auf Bestätigen.
So legen Sie Kontocodes für die Unterkategorie fest, der für alle individuellen unterschiedlich sein wird:
Klicken Sie auf Bearbeiten.
Deaktivieren Sie die Option Übergeordnete Einstellungen erben.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Unterschiedliche Kontocodes pro Entität.
Geben Sie die Kontocodes für die jeweiligen Unternehmen ein.
Klicken Sie auf Bestätigen.
Der Unterkategorienmanager.
So legen Sie einen oder mehrere Unterkategorienmanager für alle Entitäten fest:
Klicken Sie auf Bearbeiten.
Deaktivieren Sie die Option Übergeordnete Einstellungen erben.
Aktivieren Sie die Option Unterschiedliche Manager ID pro Entität.
Wählen Sie die Mitarbeiter aus der Dropdown-Liste aus.
Klicken Sie auf Bestätigen.
So legen Sie Kategoriemanager fest, die für einzelne Entitäten unterschiedlich sind.
Klicken Sie auf Bearbeiten.
Deaktivieren Sie die Option Übergeordnete Einstellungen erben.
Aktivieren Sie die Option Unterschiedliche Manager ID pro Entität.
Wählen Sie für jede Entität die Mitarbeiter aus der Dropdown-Liste aus.
Klicken Sie auf Bestätigen.
Einstellungen für Sichtbarkeit, Konfiguration und Operationen für Kategorien und Unterkategorien
Sie können Gruppenkategorien und Unterkategorien auswählen und verschiedene Aktionen darauf anwenden, z. B.:
eine Kategorie oder Unterkategorie deaktivieren.
eine inaktive Kategorie reaktivieren.
Kategorien und Unterkategorien löschen.
Folgende Aktionen können auch über die Einstellungen der übergeordneten Werte und Unterkategorien durchgeführt werden.
Stellen Sie die Sichtbarkeit der Kategorie oder Unterkategorie für die Entitäten innerhalb der Gruppe ein.
Stellen Sie den Kontocode der Kategorie oder Unterkategorie für die Entitäten innerhalb der Gruppe ein.
Stellen Sie den Manager für Kategorien oder Unterkategorien für die Entitäten innerhalb der Gruppe ein.
Bei Unterkategorien werden die Einstellungen der übergeordneten Kategorie übernommen.
Einstellungen für Sichtbarkeit, Konfiguration und Betrieb in großer Menge (Bulk)
Die Einstellungen für Sichtbarkeit, Konfiguration und Betrieb können Sie auf zwei oder mehr Gruppenkategorien und Unterkategorien anwenden, indem Sie diese auswählen.
Kategorien in Unterkategorien umwandeln und umgekehrt
Unter Umständen ist es erforderlich, dass Sie eine Kategorie als Unterkategorie einer anderen Kategorie hinzufügen. Dies können Sie folgendermaßen tun:
Klicken Sie auf die gewünschte Kategorie.
Wählen Sie im folgenden Dialog eine übergeordnete Kategorie aus der Dropdown-Liste.
Klicken Sie auf Bestätigen. Ihre ehemalige Kategorie ist nun als Unterkategorie unter der übergeordneten Kategorie, die Sie ausgewählt haben, sichtbar.
So legen Sie eine Unterkategorie als Kategorie fest:
Klicken Sie auf die gewünschte Kategorie.
Stellen Sie im folgenden Dialog die übergeordnete Kategorie auf Keine ein.
Klicken Sie auf Bestätigen. Ihre ehemalige Unterkategorie ist nun als Kategorie sichtbar.
