Actualmente, los clientes existentes con dos o más entidades registradas en Payhawk configuran sus campos personalizados, categorías de gastos y equipos por separado para cada entidad. Aunque algunas entidades pueden compartir parte o toda esa información, los administradores de Payhawk no tienen la opción de consolidarla en un solo lugar para todo el grupo.
¿Qué cambia?
Ahora los clientes pueden migrar los datos de campo personalizado, categoría y equipo de cada entidad, y emparejarlos y combinarlos a nivel de grupo para que puedan tener un control centralizado sobre ellos.
Los campos personalizados, las categorías y los equipos son los datos maestros necesarios para la futura gestión centralizada de los flujos de trabajo y los presupuestos dentro de Payhawk. Por lo tanto, se recomienda que los clientes tomen las medidas necesarias para migrar sus datos al nivel de grupo de forma proactiva.
Incluso si los clientes deciden no migrar sus datos antes del 31 de enero de 2025, el sistema de Payhawk migrará automáticamente los campos personalizados, las categorías y los equipos con sus valores correspondientes. La migración automática significa que el sistema migrará los datos de las entidades basándose en criterios específicos que le permitirán identificar datos coincidentes y combinarlos para el grupo. Si estos criterios no se cumplen, el sistema no combinará los datos y los dejará tal como están en la entidad correspondiente sin cambios en su visibilidad o ajustes. Los datos que el sistema no combine los tendrá que migrar manualmente un administrador de Payhawk posteriormente.
Payhawk valora tus datos. Ten la seguridad de que durante el proceso de migración automática, todos los datos de tu empresa se guardarán de forma segura y las cuentas de Payhawk estarán plenamente operativas.
Consolidación de los datos de las entidades a nivel de grupo con el asistente de migración de Payhawk
El asistente de migración de Payhawk guiará a los clientes cuando inicien proactivamente la migración de los campos personalizados, categorías y equipos de sus entidades. Pueden pausar el proceso en cualquier momento y el sistema guardará su progreso para que puedan reanudar la migración desde donde la dejaron, cuando más les convenga.
El asistente mostrará los datos que el sistema ha identificado como idénticos en dos o más de las entidades. Sin embargo, puedes anular las sugerencias del sistema y extraer parte o todos los datos sugeridos a la entidad correspondiente y fuera del nivel de grupo antes de confirmar la combinación.
Incluso si ya has empezado el proceso de migración, puedes cambiar a una migración automatizada en cualquier momento seleccionando la opción Completar migración. En estos casos, el sistema aplicará los criterios para combinar automáticamente tus datos y, de nuevo, si algún dato no se ha migrado automáticamente, un administrador de Payhawk tendrá que combinarlos manualmente cuando lo considere oportuno.
Criterios que aplica Payhawk al combinar automáticamente los datos de las entidades a nivel de grupo
La migración automática se aplica en los siguientes dos casos:
Cuando el administrador de Payhawk selecciona explícitamente la opción Completar migración.
Cuando no se ha hecho la migración antes del 31 de enero de 2025.
Durante la migración con el asistente de migración de Payhawk, el sistema aplicará nuevamente los criterios para la migración automática, pero no la combinará a menos que el administrador de Payhawk confirme explícitamente que está bien combinar los datos.
El sistema de Payhawk aplicará los siguientes criterios de combinación automática cuando combine automáticamente los campos personalizados, las categorías y los equipos:
Para que los campos personalizados se combinen automáticamente entre entidades, deben compartir el mismo nombre e ID externo.
Existe una excepción si la empresa tiene una conexión ERP activa: los campos personalizados con el mismo ID externo en el ERP pero con nombres diferentes en las distintas entidades se combinarán igualmente de forma automática en Payhawk, basándose en el ID externo compartido, independientemente de las diferencias de nombre.
Para que las categorías de gastos se combinen automáticamente, tienen que tener nombres y códigos de cuenta idénticos.
Para que los equipos se combinen entre las distintas entidades, deben tener nombres e ID externos que coincidan.